Word・Excel・PowerPointで組織図を簡単に作成する方法|無料テンプレートからSmartArt活用まで徹底解説

グラフやチャートは、情報をひと目で把握できる便利なビジュアルツールです。会社やチームの報告体制を示したいときは、Microsoft Word、Excel、PowerPointを使って組織図(オルガナイズチャート)を作成できます。

この記事では、各アプリケーション用のテンプレートの使い方に加えて、ゼロから組織図を作成して自由にカスタマイズする方法もご紹介します。

Word用 組織図テンプレートを活用する

最初にご紹介するWord向け組織図テンプレートは、おしゃれな背景にカラフルなテキストボックスが配置されたデザインです。TemplateLabから無料でダウンロードでき、サンプルの氏名や役職を自分のものに置き換えるだけで完成します。

次のWordテンプレートはレイアウトが似ていますが、少し機能が追加されています。Template.net提供のこの無料組織図テンプレートは、各氏名の横に「Readinessスコア」を記入できる構造計画向けのものです。

この列は勤続年数、テストの点数、貢献度など、用途に合わせて自由に使えるのがメリットです。そのため、さまざまな業種や場面で活用できる優れた選択肢となっています。

Excel用 組織図テンプレートを活用する

Excelで組織図を作りたい方には、Smartsheetの無料テンプレートが最適です。上部に会社名、自分の名前、日付を入力し、各ボックス内の「Name」「Title」のテキストを選択して自分の情報に置き換えましょう。

ボックスやコネクタを追加したい場合は、右側にあるものをコピーして、必要な場所に貼り付けるだけです。

もう一つのExcelオプションとして、同じくSmartsheetの別テンプレートをご紹介します。動作や見た目は最初のものとほぼ同じですが、顔写真を入れるスペースがある点が異なります。氏名や役職の横に各メンバーの写真を掲載できます。

写真を追加するには、画像アイコンのいずれかを右クリックし、「Change Picture(画像の変更)」に移動して、挿入したい写真の場所を選択します。

PowerPoint用 組織図テンプレートを活用する

組織図をスライドショーに組み込みたい場合もあるでしょう。そんなときは、Slidesgoの30種類の無料カラフルPowerPointテンプレートから選べます。「Download this template」を選択してPowerPoint形式を指定すると、すべてのテンプレートが1つのプレゼンテーションファイルにまとめられて届くので、気に入ったものを選ぶことができます。

最初のテンプレートは、中心人物を上部中央に配置し、その下に次の階層、さらに直属の部下を左右に展開する、少し変わったレイアウトが特徴です。各ボックス内のテキストを選択して、自分の情報に置き換えるだけでOKです。

横向き(水平型)の組織図をお探しですか?次のテンプレートはまさにうってつけです。左側に中心人物を置き、報告関係が右方向へ広がっていく構成になっています。

自社に最も合ったデザインを見つけるために、このテンプレートパックの各オプションを必ずチェックしてみてください。

ゼロから組織図を作成する

部署ごとに独自の指揮命令系統や組織構造を持っている場合もあるでしょう。そんなときは、Word、Excel、PowerPoint共通の「SmartArt」機能を使えば、ゼロから組織図を作成できます。

SmartArtの魅力は、多くのカスタマイズが手作業ではなく、シンプルなボタンやメニュー操作で行えることです。これにより大幅な時間節約になり、プロフェッショナルな仕上がりのチャートを作れます。

ここでは例としてMicrosoft PowerPointを使用しますが、手順は3つのアプリケーションすべてで共通です。

組織図を挿入する

SmartArtでは、基本の組織図、役職付き、写真付き、水平型など、さまざまなスタイルから選択できます。

「挿入」タブに移動し、リボンの「図」セクションにある「SmartArt」を選択します。

「SmartArtグラフィックの選択」ダイアログが開いたら、左側で「階層構造」を選びます。各組織図オプションを選択すると、右側にプレビューと簡単な説明が表示されます。

希望のものを選んで「OK」をクリックすると、ドキュメントに挿入されます。

Macの場合は、SmartArtのドロップダウンメニューから「階層構造」に移動し、ポップアップメニューで希望のレイアウトを選択できます。

テキストを追加する

次に、組織内の各メンバーの情報を入力します。選んだ階層チャートの種類によって、氏名のみの場合もあれば、氏名と役職を含める場合もあります。

図形(テキストボックス)を選択して、直接テキストを入力しましょう。各図形は内側のテキストの長さに合わせて自動的にサイズ調整されます。

または、「テキストウィンドウ」から情報を入力することも可能です。チャート左側の矢印を選択してパネルを開き、階層を選んでテキストを入力します。

フォントのスタイルや色を変えたい場合は、図形内のテキストを選択し、フローティングツールバーまたは「ホーム」タブの「フォント」グループのオプションを使用します。

図形を追加する

チームメンバーが増えて図形を追加する必要が出ても、簡単に行えます。SmartArtが作業の一部を自動化してくれるため、コネクタの手動挿入や適切な図形タイプの選択を心配する必要はありません。

チャートを選択すると表示される「SmartArtデザイン」タブに移動します。追加したい図形に関連する既存の図形をチャート内で選択してください。

リボンの左側にある「図形の追加」ドロップダウンボックスを使って、新しい図形を挿入します。相手の階層に応じて、「後ろに追加」「前に追加」「上に追加」「下に追加」「アシスタント」といった選択肢があります。

ここでは、右下の図形の下に図形を追加しました。

追加した図形の場所を移動したい場合も、手作業は不要です。図形を選択し、「SmartArtデザイン」タブを開いて「昇格」または「降格」ボタンを使用します。

すると、新しく追加した図形が組織内の必要な位置に移動します。

この手順を繰り返して全員分の図形を追加し、前述の方法でそれぞれのテキストを入力していきます。

チャートのスタイルを整える

チャートの設定、テキストの挿入、必要な数の図形の追加が完了したら、組織図をさらに見栄えよく仕上げましょう。

チャートを選択して「SmartArtデザイン」タブに移動し、リボンの「SmartArtスタイル」セクションにある「色の変更」や「スタイル」機能を使用します。

「色の変更」ドロップダウンメニューから、別の配色を選択できます。

続いて「スタイル」ボックスを使って、洗練された3D風の外観や角度の違うデザインなど、アクセントを加えることもできます。

配色スキームに従わずに特定の図形だけ色を変えたい場合も可能です。図形を右クリックしてフローティングツールバーの「塗りつぶし」ドロップダウンボックスを使うか、図形を選択して「書式」タブの「図形の塗りつぶし」オプションを使用します。

その他のオプション

SmartArt機能には、組織図に使える追加オプションがいくつかあります。

「SmartArtデザイン」タブでは、左から右への反転(右から左へ)、チャートレイアウトの変更、既定のグラフィックへのリセット、テキストや単純な図形への変換などの操作が行えます。

組織図の作成は、大掛かりな作業や膨大な時間を必要としません。テンプレートかSmartArtツールのどちらかを使えば、Word、Excel、PowerPointで数分のうちにチームの体制をまとめた組織図を作成できます。

さらに詳しく知りたい方は、Excel用プロジェクト管理テンプレートの記事もぜひご覧ください。