Excelのバージョン履歴を使いこなす方法|過去のワークブックを簡単に表示・復元

ご存知でしたか?Excelには「バージョン履歴」という便利な機能があり、ワークブックの過去のバージョンを表示したり復元したりすることができます。共同作業者による変更内容の確認から、うっかり上書きしてしまったデータの救出まで、この機能があればスプレッドシートを簡単に取り戻せます。

Windows版・Mac版・Web版のMicrosoft Excelに対応しており、さらにOneDriveやSharePointと組み合わせれば、ワークブックのバージョン履歴を確認する方法は多彩です。変更箇所の特定、ミスの発見、ファイル全体の復元まで、わずか数分で完了します。

Microsoft Excelのバージョン履歴について

Excelワークブックのバージョン履歴を確認できることには多くのメリットがあります。特に、複数人でファイルを共有しながら作業する場合に威力を発揮します。「誰がどの部分を変更したのか」「最後の編集はいつ行われたのか」を把握でき、必要であれば以前のバージョンへ復元することも可能です。

Excelでバージョン履歴機能を利用する前に、以下のポイントを押さえておきましょう。

• Microsoft 365(Office 365)を利用している場合:ファイルをOneDriveまたはSharePointに保存している必要があります。
• 個人用Microsoftアカウントの場合:直近25件分の以前のバージョンを取得できます。
• 職場・学校用のMicrosoftアカウントの場合:ライブラリ設定に応じた数の以前のバージョンを取得できます。
• SharePointを利用する場合:あらかじめバージョン履歴が有効化されている必要があります。

ヒント:普段からExcelファイルをローカル環境に保存している方は、OneDriveの「自動保存(AutoSave)」機能を活用すると、ワークブックをより安全に管理できます。

Windows版Excelでバージョン履歴を確認する方法

Windows版Excelなら、バージョン履歴の閲覧、編集内容の確認、以前のバージョンへの復元をすべて簡単な操作で行えます。

ステップ1:ワークブックを開いた状態で、ウィンドウ上部にあるファイル名の右側の下向き矢印をクリックし、「バージョン履歴」を選択します。

ステップ2:別のワークブック画面が開き、右側のサイドバーにバージョン履歴が表示されます。各バージョンの日付、時刻、編集したユーザー名を一覧で確認できます。

ステップ3:サイドバー上部の「編集の表示(Show edits)」トグルをオンにすると、すべての変更内容を確認できます。表示される矢印ボタンで編集履歴を順番にたどることができ、変更箇所はワークシート上にハイライト表示されます。

ステップ4:以前のバージョンを復元するには、サイドバーから対象のバージョンを選択し、シート上部の黄色いバーにある「復元(Restore)」ボタンをクリックします。黄色いバーには選択したバージョンの日付と時刻も表示されるため、誤操作の防止にも役立ちます。

バージョン履歴の確認が完了したら、通常のExcelドキュメントと同様にそのシートを閉じるだけでOKです。

ヒント:ファイルのアップロードに失敗する場合は、Windows版OneDriveで発生する「アップロードがブロックされました」エラーの対処法を参考にしてください。

Office 2016〜2021などの旧バージョンの場合

Office 2016〜2021をお使いの場合は、少し異なる手順でバージョン履歴にアクセスします。ワークブックを開いた状態で、「ファイル」>「履歴」を選択してください。

もし「ファイル」メニューに「履歴」が表示されない場合は、Microsoft 365サブスクリプション版の可能性があります。その場合は「ファイル」>「情報」から「バージョン履歴」を選択しましょう。

Mac版Excelでバージョン履歴を確認する方法

Mac版Excelでも、Windows版と同じくらい簡単にバージョン履歴を確認できます。

ステップ1:ワークブックを開き、画面上部のファイル名の右側にある下向き矢印をクリックして、「バージョン履歴を閲覧(Browse Version History)」を選択します。

ステップ2:右側のサイドバーにバージョン履歴が表示されます。全バージョンの一覧に加え、それぞれの日付、時刻、編集ユーザー名も確認できます。

ステップ3:特定のバージョンを確認または復元したい場合は、サイドバーで対象バージョンの下にある「バージョンを開く(Open Version)」を選択します。

ステップ4:新しいウィンドウでワークブックが開くので、現在のバージョンとの違いを確認しましょう。問題なければ、上部の黄色いバー右側の「復元(Restore)」をクリックすれば、そのバージョンへ戻せます。

確認が終わったら、右上の「×」ボタンでバージョン履歴のサイドバーを閉じてください。

ヒント:MacでOneDriveの同期に問題が生じている場合は、専用の対処法記事をチェックしてみてください。

旧バージョンのMac版Excelの場合

Microsoft 365以外の古いバージョンのExcelをお使いの場合は、「ファイル」>「バージョン履歴を閲覧」を選択するだけでアクセスできます。

Web版Excelでバージョン履歴を確認する方法

Web版のExcel、OneDrive、SharePointでワークブックのバージョン履歴を確認する手順は、Windows版やMac版とほぼ同じです。もちろん、以前のバージョンへの復元も同様に簡単に行えます。

ステップ1:ワークブックを開き、左上のファイル名の右側にある下向き矢印をクリックして「バージョン履歴」を選択します。あるいは、「ファイル」>「情報」から「バージョン履歴」を選んでも構いません。

ステップ2:画面が切り替わり、右側のサイドバーにバージョン履歴が表示されます。ここでも各バージョン、日付・時刻、ユーザー名を確認できます。

ステップ3:特定のバージョンを見るには、左側の矢印をクリックしてセクションを展開し、目的のバージョンを選びます。

また、上部の「変更の表示(Show Changes)」トグルをオンにすると、ワークブック内の編集箇所がハイライト表示され、シート上部の矢印で変更箇所を順番に移動しながら確認できます。

ステップ4:以前のバージョンを復元するには、対象バージョンを選択して上部の「復元(Restore)」をクリックします。現在のファイルを残しておきたい場合は「コピーを保存(Save a Copy)」を選ぶと、指定バージョンのコピーを新しく作成できます。

バージョン履歴の確認が終わったら、シート左上の「ドキュメントに戻る」をクリックして元の画面に戻りましょう。

まとめ:Excelのバージョン履歴を活用してトラブルに備えよう

ビジネスの財務データから商品在庫管理、家庭の家計簿まで、Microsoft Excelはさまざまな用途で活躍しています。だからこそ、他の人による変更内容を確認したり、自分のミスを巻き戻したりできる仕組みは非常に重要です。幸い、Excelのバージョン履歴機能を使えば、過去のバージョンの閲覧も復元も自由自在です。

Excelでのバージョン履歴の確認方法をマスターしたら、次はOneDriveやGoogle Driveへの自動バックアップ設定もチェックしてみましょう。大切なデータを損失から守る強力な対策になりますよ。