【Word】参考文献と引用文献を自動生成する方法｜APA・MLAの設定からソースの再利用まで

レポートや論文を執筆する際、参考文献リストの作成や本文中への引用表記は、非常に手間のかかる作業です。かつてはすべて手作業で行うしかなく、後の時代には「Citation Machine」のような自動生成ツールが登場したものの、生成された引用を文書に一つひとつ貼り付ける手間は依然として残っていました。

しかし幸いなことに、Microsoft Word 2007以降のバージョンでは、こうした面倒な作業はすべて不要になりました。Word単体で、主要な引用形式はもちろん、やや特殊な形式にも対応できるのです。

1. ソース（出典）情報を登録する

まずMicrosoft Wordを起動します。任意のタイミングで構いませんが、最初の引用を挿入する段階になったら、メニューバーの「参考資料」タブをクリックしましょう。「引用の挿入」というボタンがあるので、これをクリックします。するとドロップダウンメニューが表示されるので、「新しいソースの追加」を選択してください。「ソースの作成」というウィンドウが開き、ここに引用に必要な著者名や発行年などの情報を入力していきます。

デフォルトでは、WordはAPA形式を使用するようになっています。MLAなど別の形式を使いたい場合は、ウィンドウ左下にある「すべての参考文献フィールドを表示する」にチェックを入れましょう。そうすることで、他の引用スタイルに必要な項目も入力できるようになります。

また、ウィンドウ上部の「ソースの種類」プルダウンにも注意が必要です。初期値は「図書（ブック）」に設定されているため、学術論文誌やWebサイトなど、別の種類の出典を利用する場合は適切に変更してください。必要事項をすべて入力したら「OK」をクリックします。これでソースが登録されました。同じ手順を繰り返せば、必要な数だけソースを追加できます。

2. 本文に引用を挿入する

ソースを登録すると、Wordが自動的にその引用をカーソル位置に挿入してくれます。同じ出典を再度引用したい場合も、「引用の挿入」ボタンをもう一度クリックするだけでOKです。複数のソースを登録している場合は、ドロップダウンリストから該当するものを選択できます。

最後に、参考資料タブで正しい引用形式が選択されていることを確認しましょう。前述のとおり、Wordの初期設定はAPA形式です。別の形式を使いたい場合は手動で変更する必要があります。「引用の挿入」ボタンの右側にある「スタイル」のプルダウンメニューを開くと、文書で使用できる引用スタイルの一覧が表示されます。希望のスタイルを選択すれば、本文中の引用が自動的にその形式へと変換されます。

3. 参考文献リストを作成する

文書の執筆が完了したら、参照したすべての文献を一覧にまとめた参考文献リストを末尾に付け加えましょう。文書の最後に新しいページを作成し、「参考資料」タブへ戻ります。「引用の挿入」ボタンの隣にある「文献目録」ボタンを見つけてクリックしてください。

ここで、さまざまな文献目録のスタイルを選ぶことも可能です。ただし、特にこだわりがなければ標準的なもので十分でしょう。「文献目録の挿入」をクリックすれば、Wordが文書内で引用したすべての文献を正しい形式でまとめた参考文献リストを自動的に作成してくれます。

4. 過去のソースを新しい文書で使い回す

似たテーマの論文を何度も書いていて、同じ出典を繰り返し利用することが多いという方もいるでしょう。そんな方に朗報です。Wordには「マスター リスト」と呼ばれる機能があり、過去に作成したすべてのソースが保存されています。これにより、以前の文書用に作ったソースを新しい文書へ簡単に流用でき、毎回同じ情報を入力し直す手間が省けます。

過去のソースを呼び出すには、まず「参考資料」タブを開きます。次に「引用の挿入」ボタンの隣にある「ソースの管理」をクリックしましょう。ウィンドウが表示され、過去の文書で作成したすべてのソースが左側の「マスター リスト」欄に一覧表示されます。現在の文書で使いたいソースを選択して「コピー」ボタンを押すと、右側の「現在のリスト」欄にそのソースが追加されます。あとは必要な分だけこの操作を繰り返すだけです。

以上のように、Microsoft Wordを活用すれば、本文中の引用表記も参考文献リストの作成も驚くほど簡単に行えます。毎回手作業で引用を管理していた方は、ぜひこの機能を試してみてください。