Trelloカードをもっと便利に使う8つのテクニック｜作業効率がアップする管理術

Trelloは、家庭のタスク管理からビジネスのプロジェクト運営まで、生活のあらゆる場面で活用できる整理・管理ツールです。カンバン方式をベースにしており、完了すべきタスクごとに「カード」を作成し、それをリスト間で移動させながら進捗を管理します。各カードには、担当者、期限、チェックリスト、添付ファイルなど、タスクに関する詳細な情報を保存できます。

Trelloは時間効率を高めるための新機能を頻繁に追加しており、基本操作をマスターした後でも、まだ知らない便利な機能がたくさん隠れています。ここでは、Trelloカードをより快適に使いこなすための実用的なテクニックを8つ紹介します。

1. 新しいカードを好きな位置に挿入する

通常、リストに新しいカードを追加するには、リスト下部の「カードを追加」ボタンをクリックします。しかし、この方法で追加したカードを別の位置に移動したい場合は、ドラッグ&ドロップで移動し直す必要があります。もっと手軽な方法があります。新しいカードを挿入したい2枚のカードの間でダブルクリックすると、「カードを追加」の入力欄がその位置に直接表示されるのです。

2. 作成中にカードの位置を指定する

リストの一番下でカードを作成し始めたものの、「やっぱり上から2番目に置きたい」と気づくことはありませんか?そんなとき、作り直したり後からドラッグ&ドロップで移動したりする必要はありません。カード名の入力を終えたあとに、キャレット記号「^」と希望する位置の番号を入力するだけです。たとえば「^2」と入力すれば2番目の位置に配置され、「^top」や「^bottom」と入力すればリストの最上部・最下部へ移動できます。

3. ラベルでカードを検索する

カラーラベルを使ってボードを視覚的に整理しているなら、検索機能で特定のラベルを持つカードを素早く見つけられます。検索ボックスに「label:green」のように「label:」の後に色名を入力すると、緑ラベル付きのカードだけが表示されます。名前を付けたラベルにも対応しており、「label:clients」と入力すれば「clients」ラベルの付いたカードを一瞬で絞り込めます。

4. フィルター機能でカードを絞り込む

ラベルによる絞り込みは、フィルター機能からも行えます。「メニューを表示」ボタンをクリックし、リストから「カードをフィルター」を選択しましょう。表示したいラベルの色をクリックすると該当カードのみが表示され、複数の色を同時に選択することも可能です。フィルターが有効になっている色の横には、チェックマークが表示されます。

5. カードの更新通知を受け取る

チームでTrelloを利用している場合、他のメンバーがカードの内容を変更したときに通知を受け取りたいことがあるでしょう。その場合は、監視したいカードを開き、展開したカード画面の下部にある「ウォッチ」ボタンをクリックします。これで、そのカードに変更が加えられるたびに更新情報を受け取れるようになります。

6. ドラッグ&ドロップでカードにコンテンツを追加する

Trelloはボード上でアイテムをドラッグ&ドロップして操作するツールですが、WebサイトのURLやドキュメントファイルを直接カードにドラッグすることもできます。WebサイトのURLを追加するには、ブラウザのアドレスバーでURLを選択し、Trelloが開いているタブへドラッグして、リンクを付けたいカードの上にドロップするだけです。ドキュメントの場合も、フォルダからカードへドラッグするだけで添付できます。

7. カード同士を連携させる

関連するカードを行き来するたびに探し回るのは非効率です。そんなときは、2枚のカードを相互にリンクさせましょう。まずリンク元のカードを開き、右側の「添付」をクリックします。「Trello」オプションを選択して、接続したいカードを検索してください。双方向で切り替えられるようにするには、リンク先として追加したカードを開き、そこにも元のカードを添付します。これで、ワンクリックで両者のカードを自由に行き来できるようになります。

8. リストから個別のカードを一括作成する

項目のリストをもとに複数のカードを作成したい場合は、まず新しいカードを作成し、タイトル欄にリスト全体を貼り付けます。するとTrelloが「すべての項目を1枚のカードに入れるか、項目ごとに個別のカードを作成するか」を尋ねてきます。個別のカード作成を選択すれば、リスト内の各項目に対応したカードが自動的に生成されます。チェックリストをタスクカードに分解したいときに非常に便利な機能です。

Trelloを日常的に使っているなら、ぜひこれらのテクニックを試してみてください。カード操作にかかる時間がぐっと短縮され、作業効率が向上するはずです。