Todoistフィルター完全ガイド｜タスク管理を効率化する基本から応用まで

すでにTodoistで日々のタスクを管理しているなら、「もっと便利に活用できないか」と感じたことはありませんか？その答えがTodoistフィルターです。フィルターを使えば、膨れ上がったタスクリストの中から必要なものだけを素早く取り出し、業務を大幅に効率化できます。特に、やるべきことが多すぎて何から手をつければいいかわからない状態に陥ったときこそ、フィルターの真価が発揮されます。Todoistにはあらかじめ用意された標準フィルターがあり、さらに自分好みのカスタムフィルターを作ることも可能です。本記事では、基本から応用まで詳しく解説します。

Todoistフィルターとは？

Todoistには、タスクを素早く見つけるための検索バーが標準搭載されています。しかしフィルター機能を使えば、よく使う検索条件をカスタム検索として保存できるようになり、一歩進んだ活用が可能になります。たとえば「今日中に返信しなければならない電話やメール」専用のフィルターを作れば、ラベルや期限日で絞り込み、該当するタスクだけを即座に表示できます。

数百件規模のタスクを抱えている場合、リストをひたすらスクロールして探すのは非現実的です。ラベルや優先度で丁寧に分類していても、目的のタスクを見つけるのに時間を浪費したり、重要なタスクを見落としたりするリスクは残ります。

フィルターの実用性を具体的にイメージしてみましょう。ある忙しいビジネスパーソンが、1週間分のタスクを数百件抱えているとします。内容はメール対応、電話、プロジェクト作業、帰宅途中の買い物など多岐にわたります。朝出社してTodoistを開いた瞬間、すぐに仕事へ取り掛かりたいはずです。

そこで、まず「最優先タスクのみ」を表示するフィルターを作成します。さらに条件を絞り、「今日が期限のタスク」だけを表示させたり、「昼までに完了すべきタスク」に限定したりすることもできます。毎朝、前日の残りのメール対応から始める習慣があるなら、「メールタスクのみ」を表示する条件を追加すればOK。こうして長大だったリストが、その日に最優先で取り組むべきわずかなタスクだけを表示するリストへと変わります。

退勤時にも同じ考え方が役立ちます。「自宅」ラベル＋当日の日付でフィルターすれば、家でやるべきことが一目瞭然。また、人物ごとにフィルターすれば、子どもの習い事、配偶者の予定、友人との約束、ボランティア活動など、家族や関係者の今後のタスクも簡単に確認できます。

デフォルトで使えるTodoistフィルター

Todoistには、最初からいくつかの標準フィルターが用意されています。プラットフォームによって内容は多少異なりますが、ここでは無料版のWebアプリを例に紹介します。

デフォルトで含まれているフィルターは以下の通りです。自分で作成する必要はありません。

• 自分に割り当て済み – 自分に割り当てられたタスクのみを表示
• 優先度 1 – 優先度1に設定されたタスクを表示
• 期限なし – 期限日が設定されていないタスクのみを表示
• すべて表示 – 全タスクをひとつのリストで表示

4つすべてが表示されない場合もありますが、心配無用です。まずはこれらの標準フィルターでフィルターの動きを試してみましょう。フィルター名の横にある編集アイコン（鉛筆マーク）をクリックすると、内部で使われているクエリ（検索式）の詳細を確認できます。これは独自フィルターを作る際の良い学習材料になります。

標準フィルターの中では、「優先度 1」と「自分に割り当て済み」が特におすすめです。緊急度の高いタスクを即座に把握できるためです。

自分だけのフィルターを作成する

正直なところ、デフォルトのフィルターは非常にシンプルで、実務レベルの利便性には物足りないかもしれません。そこで登場するのがカスタムフィルターです。

効果的なフィルターを作るには、タスク登録時にラベル・期限日・優先度をきちんと設定しておくことが重要です。これらの情報がないと、条件ベースのフィルターがうまく機能しません。ラベルはタスクの作成・編集時、または「フィルター＆ラベル」セクションから追加できます。

1. 左側のペインで「フィルター＆ラベル」を選択します。Androidの場合は画面下部からメニューを引き上げて「フィルター」を選択。iOSの場合は「<」をタップしてメニューを開き、「フィルター＆ラベル」を選びます。

2. 「フィルター」の横にある「+」ボタンを押して新規フィルターを追加します。（ここでは例として「期限切れタスク」を表示するフィルターを作成します。見落としがちでも対応が必要なタスクの管理に便利です。※期限日が設定されたタスクでのみ機能します。）

3. まずフィルター名を入力します。後で用途を思い出せるよう、わかりやすい名前をつけましょう。
4. 次にフィルタークエリを入力します。この例では「overdue」（期限切れ）という単語1つだけでOKです（省略形の「od.」も使用可）。ラベルなどを組み合わせれば、特定プロジェクトの期限切れタスクだけを表示することもできます。続けて、フィルターの色を選択しましょう（任意）。色分けは個人的な整理にとても有効です。最後に、お気に入りに追加するかどうかを選択します（後からでも変更可能）。
5. 「追加」をクリックしてフィルターを作成します。

以降はフィルター名をクリックするだけで、期限切れタスクの一覧が即座に表示されます。

基本的なフィルターを作成する際は、以下のルールを押さえておきましょう。

• ラベルを条件にする場合は、必ずラベル名の前に「@」を付けます（例：「@work」）。
• プロジェクト／メインセクション、またはサブセクション単体を指定する場合は、名前の前に「#」を付けます（例：「#Inbox」）。
• メインセクションとその配下のサブセクションすべてを含めたい場合は、「##」を使用します。
• 特定のサブセクションを除外したい場合は、サブセクション名の前に「!」を付けます（例：「##Inbox & !#Followups」。Inbox親セクション全体を含みつつ、Followupsサブセクションを除外します）。
• 複数プロジェクトにまたがって同名のセクションを検索したい場合は、名前の前に「/」を付けます（例：「/Emails」。複数の親セクションに存在しうるサブセクションをまとめて検索できます）。

実用的なフィルターの例をすぐに知りたい方は、下の「役立つフィルタークエリ集」セクションへスキップしてください。より深く知りたい方は、このまま高度なフィルターの作り方を読み進めてください。

高度なTodoistフィルターの作り方

基本的なフィルターの作成は簡単です。ラベル名、セクション名、日付、または特定のキーワード（overdue、recurring、no date、no labelなど）を使うだけです。ただし、条件は1つに限られません。前述のセクション除外のように、複数の要素を組み合わせられます。

高度なフィルターを作る前に知っておくべき点があります。一部のフィルター種類はプレミアムユーザー限定であり、無料ユーザーは同時に3つまでしかフィルターを作成できません。

複数の条件を組み合わせるには、以下の演算子を使用します。

• 「&」（AND） – 2つの条件を掛け合わせます。例：「Today & overdue」「Today & #Inbox」。両方の条件を満たすタスクのみが表示されます。
• 「|」（OR） – いずれか一方の条件に合致するタスクを表示します。例：「Today | Priority 1」「@work | @article」。
• 「!」（除外） – 特定の要素を結果から除外します。例：「#Inbox & !@article」で、受信箱内のうち「article」ラベルが付いていないタスクを検索できます。

• カンマで複数フィルターを連結 – さらに高度なフィルターを作りたい場合は、複数のフィルターをカンマで区切ります。例：「p1 & tomorrow, p2 & overdue」で、「明日が期限の優先度1タスク」と「期限切れの優先度2タスク」を同時に検索できます。

• 「*」（ワイルドカード） – アスタリスクを使うと、より広範な検索が可能になります。例：「assigned to: * crowder」で、姓がCrowderの全員に割り当てられたタスクを検索できます。

条件は括弧でグループ化することもできます。例：「(tomorrow | overdue) & #Inbox」。これにより、「明日が期限または期限切れ」かつ「受信箱セクション内」のタスクが表示されます。

使っている生産性ツールすべてで検索フィルターを極めたい方は、ExcelやGoogleスプレッドシートのVLOOKUP関数のマスター方法もぜひチェックしてみてください。

役立つフィルタークエリ集

TodoistにはAIによるフィルタークエリ生成機能も備わっています。完璧ではないものの、作成の起点として活用できます。

独自フィルターをどこから作ればいいかわからない方は、以下の実用的なクエリを参考にしてください。

• assigned by: 名前 – 特定の人物が割り当てたタスクを検索。自分自身を指す場合は「me」を使用できます。
• assigned to: 名前 – 特定の人物に割り当てられたタスクを検索。自分のタスクだけを確認するのに最適です。ただし、Todoist上に登録されている名前を使う必要があります。例：本人はRobert JonesでもTodoist上でBob Jonesと登録されているなら、フィルターにはBob Jonesと入力します。
• (today | overdue) & #プロジェクト名 – 「#プロジェクト名」をお好みのプロジェクト／セクションに置き換えてください。毎朝これを実行すれば、今日が期限のタスクと昨日からの未消化タスクを一目で把握できます。
• due before: 日付 / due after: 日付 – 特定日より前または後に期限が来るタスクを表示。日付や時刻を指定でき、「due before: February 10」「due after: 4 PM」のような書き方が可能です。
• recurring – 繰り返しタスクをすべて表示。ラベルやプロジェクト／セクション条件を追加すれば、さらに絞り込めます。
• no date / no time / !assigned – 期限日・時刻・担当者が未設定のタスクを確認するのに最適です。タスクの委任やスケジューリングを行うなら、この3つは頻繁に活用するはずです。
• p1〜p4 – 優先度ラベルでフィルターします。「no priority」を使えば、優先度未設定のタスクも表示できます。
• created / created before / created after – 作成日が特定の日付または日数に一致、以前、以降のタスクを検索。例：「created after: -14 days」で過去2週間以内に作成されたタスク、「created before: December 1 2021」で2021年12月1日より前に作成されたタスクを表示できます。
• search – シンプルなキーワード検索には「search: キーワード」を使用。他の条件と組み合わせれば、特定セクションやラベル内に検索範囲を限定できます。

フィルターのアイデアを探すには

Todoistフィルターの達人になりたいなら、良質なインスピレーションが必要です。開発元Doistの公式ブログでは、すぐに整理整頓を始められる24個の優秀で実用的なフィルターが紹介されています。複雑なフィルターの書き方を学ぶ良いサンプルにもなります。

また、インスピレーション探しや高度なフィルター作成のサポートとしては、Redditのr/todoistコミュニティが最高の場所です。4万人以上のアクティブなコミュニティメンバーが、自作のフィルターやコツ、テクニックを快く共有してくれます。フィルターのアイデア募集に特化したスレッドも存在します。

よくある質問

Q1. よく使うフィルターにもっと素早くアクセスするには？

フィルターが少ないうちは「フィルター＆ラベル」セクションを開けば問題ありません。しかし数十個のフィルターを持つようになると、目的のものを探すのに時間がかかります。

そんなときは、フィルター名の横にあるハートアイコンをクリック（タップ）して、お気に入りリストに追加しましょう。お気に入りはサイドバーやアプリのメニューに表示されるので、そこからすぐに呼び出せます。

別の方法として、フィルター名（または一部）がわかっているなら、検索ボックスに入力して該当するフィルター候補をクリックするのも手軽です。

Q2. 完了済みタスクもフィルターできる？

現時点で、Todoistのフィルターは完了済みタスクには適用されません。完了済みタスクを確認するには、対象のプロジェクトを開き、プロジェクト横の三点リーダーメニューアイコンをクリックして「完了したタスクを表示」を選択してください。

Q3. すべての検索に対してフィルターを作る必要がある？

いいえ、その必要はありません。検索ボックスにはどんなフィルター条件でも直接入力できます。フィルターは、頻繁に行う検索——特に複雑な検索——を保存しておくための機能です。毎回入力する代わりにフィルター名をクリックするだけで済みます。使用頻度の低い検索であれば、わざわざフィルターとして保存する必要はありません。

Q4. フィルターを整理整頓するには？

フィルターは気づけば増えすぎてしまうもの。以下の方法で整理を保ちましょう。

• 使用頻度の高いフィルターをお気に入りに追加する。
• 似たフィルター同士を色分けラベルでグループ化する。
• ドラッグ＆ドロップで「フィルター＆ラベル」リスト内の並び順を自由に変更する。
• 使わなくなったフィルターは削除する。フィルターが少ないほど、必要なものが見つけやすくなります。