スケジュールのストレスを軽減するGoogleカレンダー活用術10選

Googleカレンダーは、未来を予見できる「水晶玉」のようなツールです。うまく管理すれば、これからの数日がどうなるのかを事前に把握できます。ただし、その有用性はあなた自身の時間管理の習慣次第です。

忙しすぎると、カレンダーはたちまち混乱してしまいます。それは、一度ペースを落としてスケジュールストレスを軽減すべきサインです。ここでは、Googleカレンダーを整理して時間を節約するための実用的なテクニックを紹介します。

自分に合った表示形式に切り替える

Googleカレンダーでは、キーを1つ押すだけで表示形式を変更できます。1日単位で拡大表示したり、年間ビューに切り替えて全体像を把握したりすることも可能です。

表示形式を選ぶには、画面右上の下矢印をクリックします。

「日」「週」「月」「年」の各ビューを自由に切り替えられます。キーボードショートカットを使えばさらに素早く操作可能。もっとシンプルにしたいなら、その日の予定だけに集中するのも良いでしょう。

また、重要な情報だけに集中したい場合は、週末や辞退した予定を非表示にするのがおすすめです。

より詳細な設定は「設定」画面から行えます。右上の歯車アイコンをクリックし、設定 ＞ 一般 ＞ 表示オプションへ進みましょう。

複数のGoogleカレンダーを並べて表示するのも簡単です。「日」ビューを選択し、統合したいカレンダーのチェックボックスにチェックを入れるだけです。

「予定」ビューで1日の予定をすばやく確認する

リモートチームで働いている場合に便利なのが、「予定」ビューを使った重複予定のチェックです。共有カレンダーがあれば、左サイドバーからチームメンバーのカレンダーを追加できます。

そのうえで、右上のドロップダウンから「予定」を選択します。

この統合カレンダーを使えば、チーム全体がどれほど忙しいのか（あるいは空いているのか）を俯瞰的に把握できます。もちろん、自分の複数のカレンダーにも同じ表示を適用して、タスクの重複を確認できます。

このように、Googleカレンダーはリモートチームのコラボレーションツールキットに欠かせない存在と言えるでしょう。

見逃せない優先タスクは色分けする

色分けを活用すれば、タスクの内容をひと目で判別できます。イベントに優先度に応じた色を割り当ててみましょう。

たとえば、緊急性の高い案件には赤などの濃い色、優先度の低いタスクには薄い黄色を割り当てるといった使い方が効果的です。

カレンダー上でイベントを開き、「イベントの色を選択」の横にある下矢印をクリックして、好きな色を選びます。

複数のGoogleカレンダーを使っている場合は、それぞれ固有の色を設定して区別すると便利です。カレンダー名の横にある縦3点のアイコンをクリックし、パレットから色を選択しましょう。

タイムブロックでまとまった時間を確保する

タイムブロックは、スケジュールストレスの軽減に非常に効果的な手法です。Googleカレンダーでは、自分のステータスを既定で「予定あり」と表示できます。この時間帯には誰も予定を入れられず、集中したい作業を守れます。

1. 「予定あり」にしたい時間枠をクリックします。
2. イベントダイアログにタイトルを入力します。
3. 下にスクロールして、「予定あり」（または「空き」）のドロップダウンを確認します。初期設定は「予定あり」です。
4. 公開範囲を「公開」に設定します。

勤務時間をチームに共有する

カレンダーを活用すれば、勤務時間外の会議を未然に防げます。週ごとの勤務時間、あるいは曜日ごとの具体的な時間を設定しておけば、それ以降は対応できないことがチーム全員に伝わります。

これはGoogle Workspace（旧G Suite）の機能です。

1. パソコンでGoogleカレンダーを開きます。
2. 歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。
3. 「一般」セクション内の「勤務時間」をクリックします。
4. 「勤務時間を有効にする」をクリックします。
5. 勤務する曜日を選択し、対応可能な時間帯を設定します。

Facebookのイベントをカレンダーに取り込む

FacebookのイベントをGoogleカレンダーに追加して同期できることをご存知でしたか？　これを活用すれば、SNSをわざわざ開いて確認する手間が省けます。

• Facebookにログインし、「イベント」ページを一番下までスクロールすると、小さな通知が表示されます。

• 「今後のイベント」をクリックして、カレンダーファイルをダウンロードします。
• Googleカレンダーを開き、左サイドバーの「他のカレンダー」の横にあるプラス記号をクリックします。

• 「インポート」をクリックし、ダウンロードしたFacebookのiCalファイルをアップロードします。
• インポートが完了すると、「他のカレンダー」セクションに新しいカレンダーが表示されます。

以降、新しいイベントが追加されても、GoogleカレンダーはFacebookのイベントと自動的に同期されます。

Googleカレンダーをジャーナル代わりに使う

各イベントの「説明」欄は、工夫して活用すれば多くの情報を保存できる便利なスペースです。手軽なブレットジャーナルやメモ帳として使えますし、添付ファイルを追加すれば、さらに充実した記録も残せます。

たとえば、予定していたタスクを完了したあとに生産性の評価を書き込んでおけば、今後の改善につながる気づきが得られます。

このような自己フィードバックの習慣は、時間の使い方の向上とストレス軽減の両方に役立ちます。

タイムゾーンをまたぐ予定を見逃さない

海外のチームと協働しているなら、Googleカレンダーの「第2のタイムゾーン」機能を有効にしましょう。Googleが時差を自動的に計算してくれるので、国際的な予定も迷わず管理できます。

カレンダーの設定画面を開き、タイムゾーンの項目にある「第2のタイムゾーンを表示」にチェックを入れて、表示したいタイムゾーンを設定します。

各タイムゾーンにラベルを付けておけば、カレンダー上でひと目で判断しやすくなります。上のスクリーンショットのように、世界時計を表示して複数の都市の現在時刻を同時に確認することも可能です。

通知をオフにする

大量の通知は、気づかないうちにストレスの原因になります。最善策は、通知を絞り込むか、思い切ってオフにすることです。

Googleカレンダーのアラートは確かに便利ですが、イベントが多すぎたり、複数のカレンダーを併用していたりすると、逆に集中を妨げてしまうこともあります。

通知は「イベントの設定」からオフにできます。

覚えておきたい必須ショートカット

ワンタッチで任意の日付にジャンプできたら便利だと思いませんか？　どのビューでも「g」キーを押してみてください。小さな入力ボックスが表示されるので、移動したい日付を入力するだけでOKです。

「2020/5/15」のような標準的な日付形式でも、「2020年5月15日」のようなテキスト形式でも入力できます。

また、「t」キーを押せば、今日の日付のビューにすぐ戻れます。

Googleカレンダーへの入力を忘れずに

Googleカレンダーは賢いツールですが、必要なデータを入力してこそ本来の力を発揮します。時間管理の習慣が身についていれば、これ以上ないオンラインカレンダーになるでしょう。ブラウザやモバイルアプリ（どちらも高性能です）に頼らなくても、デスクトップ環境にも簡単にセットアップできます。あなた自身のおすすめのGoogleカレンダー活用術があれば、ぜひコメント欄で教えてください。