仕事の生産性を高める7つのChrome拡張機能|会議・画面共有・メール管理を効率化

オンラインで働くなら、他人のためであれ自分自身のためであれ、面倒な作業を素早く片付けることが不可欠です。

Google Chromeを使っているなら、作業をより速く、より少ない労力で進められるビジネス向け拡張機能を活用できます。会議の調整、画面共有、ドキュメント作成など、さまざまな場面で役立つツールが揃っています。今回は、ビジネスシーンで特に有用な7つの拡張機能を詳しく紹介します。

1. Meetingbird(会議の日程調整)

多くの参加者がいる会議の日程調整は、全員の空き時間を探すだけでも一苦労です。Meetingbirdは、そんな面倒な予定調整を瞬時に済ませてくれるChrome拡張機能です。

MeetingbirdはGmailやGoogle Inboxと連携し、自分の空き時間を相手と共有して、都合の良い日時を選んでもらうことができます。

受信トレイから直接Googleカレンダーにアクセスして候補となる会議日時を選択し、トピック、所要時間、場所を決めて説明文を追加。あとは生成されたリンクをメールに貼り付けて送信するだけです。受信者がリンクをクリックするとMeetingbird.comに移動し、あなたの空き時間を確認できる仕組みになっています。

もうひとつ便利なのが、空き時間をメール本文に直接挿入できる機能です。受信者はメッセージ内で候補時間を確認し、クリックするだけでMeetingbird.com上でその枠を予約できます。

さらに、この拡張機能はカレンダーをサイドバーに表示でき、スケジュール登録、リマインダーメールの送信、共有カレンダーの閲覧、共有用URLの発行などのオプションも利用可能です。シンプルかつ手軽に会議を計画・予約したいなら、Meetingbirdがおすすめです。

2. CrankWheel Screen Sharing(画面共有)

同僚、クライアント、上司と画面を共有したいとき、CrankWheelは非常に便利なChrome拡張機能です。数秒でブラウザタブ、アプリケーションウィンドウ、画面全体のいずれかを共有できます。ツールバーのボタンをクリックして共有対象を選び、もう一度クリックすれば開始です。

その後、リンクをメールで送るか、コピーして自分で送信します。視聴者がリンクをクリックするとCrankWheelウィンドウに表示され、共有の準備が整います。途中から他の人を追加で参加させることもできるので、複数人での画面共有にも便利です。共有を終了するときは、CrankWheelウィンドウのStopボタンをクリックするだけです。

CrankWheelのもうひとつの優れた機能が、画面共有ミーティングの事前予約です。CrankWheelウィンドウの該当ボタンをクリックし、ミーティング名を入力してリンク付きテキストをコピーすれば、会議招待や参加者へのメールにそのまま貼り付けることができます。

上のスクリーンショットのとおり、視聴者はブラウザでもモバイルデバイスでもCrankWheelにアクセスできます。ダウンロードやインストールは一切不要なので安心です。手間なく画面共有を行いたいなら、CrankWheelは頼れる拡張機能だと言えるでしょう。

3. Screencastify(画面録画)

リアルタイムでの画面共有ではなく、会議や研修、チュートリアル用に画面の録画が必要な場合は、Screencastifyが最適です。特別なソフトウェアのインストールも複雑な設定も不要で、ツールバーボタンをクリックするだけで録画を始められます。

現在のブラウザタブ、デスクトップ全体、またはカメラのみから録画対象を選択でき、音声と映像の設定も行えます。歯車アイコンをクリックすると、解像度制限、カウントダウン、描画ツールなどの詳細設定も利用可能です。録画データの保存先も、ローカルかGoogle Driveかを選べます。

録画中はいつでもツールバーボタンをクリックして、一時停止、再開、停止ができます。録画中はこのボタンが赤く表示されるので、状態がひと目でわかります。録画をすぐに確認したいときは、拡張機能ウィンドウ上部の歯車アイコンの横にあるボタンをクリックしましょう。

Screencastifyは無料版で月50本まで、1本あたり10分以内という制限付きで利用できます。それ以上必要な場合は、本数・時間ともに無制限になるプレミアム版へのアップグレードを検討してみてください。

4. Office Online

Microsoft Officeのドキュメントを受け取って作業することはあっても、ソフトウェアがインストールされていない環境では困りますよね。そんなときに活躍するのがOffice Online拡張機能です。この便利なツールを使えば、Chromeから直接Office Onlineファイルの閲覧、編集、作成ができます。さらに、OneNoteやSway Onlineも扱えます。

ツールバーボタンをクリックして、開きたいWebアプリケーションを選択するだけ。最近使用したドキュメントの一覧を表示したり、新しいファイルをアップロードして開いたりすることもできます。なお、初回利用時にはMicrosoftアカウントでのログインが必要です。サインアウトするときは、プロフィール画像の横にある矢印をクリックします。

パソコンにMicrosoft Officeがインストールされていても、ドキュメントを素早く確認・編集したい場面ではこの拡張機能が重宝します。Officeファイルの作業を少し楽にしたい方は、ぜひ試してみてください。

5. Gmelius

Gmeliusは、Gmailユーザー向けのオールインワンツールです。メールの開封トラッキング、送信予約、リマインダー、メモ、タスク、テンプレートなど、メール業務に必要な機能をひとつにまとめています。

メールの送信予約は、1時間後、2時間後、4時間後、今日の夕方、明日の朝・午後、今週末、来週などから選べるほか、任意の日時を指定することも可能です。フォローアップの設定や、定期的に繰り返すメッセージの設定にも対応しています。

メールの開封をトラッキングするには、作成ウィンドウ下部にあるGmeliusのチェックボックスをクリックするだけ。組み込みテンプレートを使えば素早くメッセージを作成でき、書きかけのメールをテンプレートとして保存して再利用することもできます。

便利なToDo機能も搭載されており、どのメッセージも今日・明日・将来を期限とするタスクに変換できます。To-Do Listラベルをクリックすれば、タスクの確認、優先順位付け、完了処理、期限変更がすべて行えます。

これらの機能はトライアル期間中は無料で使えます。その後は有料プランへアップグレードするか、トラッキングとカスタマイズ機能だけを残した無料版を使い続けることも可能です。

6. MindMap Tab

プロジェクトに取り組んでいる最中に、ふと新しいタスクやアイデアが頭に浮かぶことはありませんか?MindMap Tabは、そのひらめきが消えてしまう前に記録しておくのに役立つChrome拡張機能です。ツールバーボタンをクリックして最初のメインノードを作成し、インデントでサブノードを追加していきます。

マインドマップはプレーンテキスト、Markdown、HTMLとしてコピーできるほか、画像ファイルとしてエクスポートも可能です。新しいマインドマップを作成するときはNewをクリックして名前を付けるだけ。レイアウトはマインドマップ中心とテキスト中心を切り替えられ、表示領域の大きさも変わります。マインドマップまたはテキストのどちらか一方だけを表示することもできます。

MindMap Tabは、華やかな配色や自由に調整できる図形といった美しいマインドマップ機能はありませんが、目的はしっかり果たしてくれます。思いついた項目を素早く追加できれば、プロジェクトのタスクを忘れることはありません。まさにこの拡張機能がそれを実現してくれるのです。

7. World Clock(提供終了)

最後に紹介するのは、シンプルながら非常に便利なWorld Clockです。海外のクライアントや同僚に電話をかける必要があるとき、クリックひとつで現地の時刻を確認できます。ツールバーボタンを押すとWorld Clockページが開き、都市名、国名、タイムゾーンを入力すると現在時刻が表示され、リストに追加すれば拡張機能を使うたびに確認できるようになります。

もうひとつの便利な機能が時間の早送りです。後日の通話や会議を計画しているなら、保存済みのすべての地域でその時刻が何時になるかを確認できます。下部のスライダーを動かすと、各地域の時計が自動的に切り替わります。

繰り返しになりますが、ごく基本的な拡張機能ではありますが、国内や世界各地の相手とビジネスをする方にとっては、ブラウザに加えておく価値のあるツールです。

特定アプリ向けの拡張機能

CRMにZoho、Web会議にGoToMeetingなど、業務で特定のソフトウェアを使っているなら、Chromeにはそれら専用の拡張機能も用意されています。以下のようなものがニーズに合うかもしれません。

• Zoho CRM for Gmail & Inbox
• Salesforce Lightning for Gmail
• Cisco WebEx Scheduler
• GoToMeeting for Google Calendar
• Zapier
• Asana Extension for Chrome

あなたの仕事を支えるChrome拡張機能は?

Chromeウェブストアには、多彩で質の高い拡張機能が多数揃っています。音楽やゲームなどの個人向けのものから、ここで紹介したようなビジネス向けのものまで、ブラウザ体験を向上させ、作業を完了させるためのツールがほぼ何でも見つかります。

仕事で使っているお気に入りのChrome拡張機能はありますか?タスクリスト、メール通知ツール、ドキュメントエディターなど、どんなもので、どのように役立っているのか、ぜひコメント欄で教えてください!