Calendlyブラウザ拡張機能の使い方を完全解説!初心者向けステップバイステップガイド

「打ち合わせに適した日時を決めるために、何度もメールをやり取りするのはもううんざり…」と感じていませんか?そんな悩みを一挙に解決してくれるのがCalendlyです。Chrome、Edge、Firefoxで利用できるCalendlyブラウザ拡張機能を使えば、ワークフローを中断することなく、会議やスケジュール、連絡先の共有・管理を簡単に行えます。本記事では、Calendlyブラウザ拡張機能の基本的な使い方を、手順を追ってわかりやすくご紹介します。

Calendlyは直感的に操作できるWebカレンダーツールで、予約可能な時間帯をあらかじめ設定し、専用のリンクを取引先などに共有するだけで面倒な調整作業から解放されます。ここでは、ChromeブラウザにCalendly拡張機能を追加して活用する方法を解説します。

Googleカレンダーとの同期を有効にする方法

CalendlyとGoogleカレンダーを同期すれば、予定を一箇所でまとめて管理できるようになります。以下の手順で設定しましょう。

1. Chromeウェブストアにアクセスし、「Calendly」拡張機能を検索します。
2. 「拡張機能を追加」をクリックします。
3. Googleアカウントを使用してCalendlyアプリにサインインします。
4. 画面右上にあるプロフィールアイコンをクリックします。
5. 表示されたメニューから「Calendar sync(カレンダー同期)」を選択します。
6. 「Add Calendars(カレンダーを追加)」をクリックします。
7. 最後に「Connect(接続)」を選択すると、複数のカレンダーを同期できます。

Calendlyで複数人との会議を設定する方法

Calendlyには、複数の参加者が一度に会議を予約できる便利な機能が複数用意されています。それぞれのオプションを見ていきましょう。

方法1:ラウンドロビンイベント

ラウンドロビン(Round Robin)イベントを利用すると、ゲストはチームの中から希望するメンバーを選んで日程を予約できます。緊急度の順番やメンバーの割り当てに応じて、イベントを振り分けることも可能です。設定手順は以下の通りです。

1. Calendlyのホーム画面で「+ New Event Type」を選択します。
2. イベント形式として「Round Robin」を選びます。
3. 他のホストの名前とメールアドレスを入力します。
4. イベント名と所要時間を設定します。
5. ホストの開催場所(対面・オンラインなど)を指定します。
6. ドロップダウンメニューから「Continue」を選択して設定を完了します。

方法2:グループイベント

グループ(Group)イベント機能を使えば、同じイベントに複数人が同時に参加できるようになります。グループの招待人数を指定し、チームメンバーの一人をイベントの主催者に設定しましょう。具体的な手順は次の通りです。

1. Calendlyアカウントにサインインします。
2. ホームページで「New Event Type」をクリックします。
3. 「Group Event」オプションを選択します。
4. イベント名や開催場所などの詳細情報を入力します。
5. 1つの時間枠に予約できるゲストの人数を設定します。
6. 「Continue」をクリックしてイベントを保存します。

グループイベントの作成が完了したら、会議リンクを招待者に共有しましょう。各参加者は自分に都合の良い時間帯を選べるようになります。

Calendlyで予約を変更(再スケジュール)する方法

急な予定が入り、約束していた時間に対応できなくなった場合でも安心してください。以下の手順で、Calendly上で簡単に予約を変更し、招待者へ通知できます。

1. Calendlyアカウントにログインします。
2. 左側のパネルから「Scheduled Events」を選択します。
3. 変更したい会議を選びます。
4. 「Reschedule」をクリックします。
5. 日時を新しいものに変更し、「Update event」をクリックします。

変更後はイベントのリンクをコピーして、招待者に送信することも可能です。

関連記事:Outlookで自分自身を招待せずに会議を設定する方法

まとめ

経営層の方でも中小企業のオーナーの方でも、Calendlyを活用すれば、予定が合わない相手とのスケジュール調整という悩みを解消できます。本ガイドが、Calendlyブラウザ拡張機能をスムーズに使いこなすための一助となれば幸いです。

ご不明な点やご意見があれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。Techcultでは今後も役立つヒントをお届けしますので、お見逃しなく!