Word・ExcelファイルをPDFに変換する簡単な方法【保存手順を解説】

はじめに

MS WordやMS Excelで作成した既存のファイルをPDF形式に変換するのは難しいと感じている方は少なくありません。そのため、変換専用のウェブサイトを利用する人も多いようです。しかし、実はわざわざ外部サイトを使う必要はありません。WordにもExcelにも、アプリケーション自体に「PDFとして保存」する機能が標準で搭載されているからです。筆者も学生時代にWordからPDFへの変換作業を頻繁に行っていましたが、この機能のおかげで作業が格段に楽になりました。ぜひ参考にしてください。

Word文書をPDFとして保存する方法

まず、PDF形式に変換したい文書を開きます。ここではMS Wordの文書を例にして説明します。

この時点ではまだ文書を保存していません。そこで、画面左上の「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。すると、次のような保存オプションの画面が表示されます。

ファイル名を入力します(初期状態では「Doc 1」となっています)。その下にある「Wordドキュメント」と表示されたファイルの種類の欄をクリックしましょう。

すると、文書を保存できるさまざまな形式の一覧が表示されます。ここに「PDF」の選択肢があります。

「PDF」を選択したら、「保存」ボタンをクリックすれば、ファイルがPDF形式で保存されます。

保存後、フォルダーを開いてファイルを確認すると、「flower」というファイル名の横にある種類の欄に「PDFファイル」と表示されているのが分かります。

なお、筆者のPCにはAdobeがインストールされていなかったため、ファイルのアイコンがInternet Explorerのロゴになっています。PDF関連のソフトウェアがインストールされているかどうかによって、アイコンの見た目は異なる場合があります。Adobe Acrobat Readerがインストールされていなくても問題はありませんが、インストールしておくことをおすすめします。

保存したPDFファイルを開くと、このように表示されます。

ExcelファイルをPDFとして保存する方法

Excelでも同じ手順でPDFに変換できます。

まず、作業内容を作成し、元のデータを失わないようにExcel形式で保存しておきましょう。

PDFファイルを作成する際は、「ファイル」→「名前を付けて保存」の順にクリックします。

元のファイルと混同しないように、ファイル名を変更するか、末尾に番号などを追加しておくとよいでしょう。

次に、「ファイルの種類」で「PDF」を選択し、「保存」をクリックします。

これで作業内容がPDFファイルとして保存されました。ドキュメントフォルダーや、指定した保存先からファイルを見つけることができます。

PDFファイルを開くと、このように表示されます。

古いバージョンの場合：オンライン変換ツールを活用

一部のバージョン(主に古いもの)では、「ファイルの種類」の一覧にPDFが表示されないことがあります。その場合は、ソフトウェアやプログラムをアップデートするか、アップデートしたくない場合は、オンラインの変換サービスを利用すると便利です。

お使いの検索エンジンで「Word PDF 変換」や「Excel PDF 変換」、「word to pdf converter」などのキーワードを検索してみてください。筆者がGoogleで検索したところ、以下のような変換サービスが表示されました。

すべてのウェブサイトが無料で変換サービスを提供しているわけではないため、いくつかのサイトを比較して、完全無料で利用できる最適なサイトを見つける必要があるかもしれません。

ファイル(ここではWordファイル)をアップロードすると、ウェブサイトが自動的にPDFへ変換し、ダウンロードできるようになります。

変換が完了してダウンロード可能になると、通知が表示されることもあります。

ダウンロードボタンをクリックすれば、PDFファイルを入手できます。DropboxやGoogle Driveに直接送信できるサービスもありますが、提供される機能はサイトごとに異なります。

まとめ

オンラインツールに時間を費やすよりも、最新版のMS WordやMS Excelにアップデートして、アプリケーション内で直接PDFに変換できるようにする方が、時間を節約できておすすめです。