Outlook.comのストレージを最大化:メールボックス満杯を防ぐ2つの実証済みの方法

Outlook.comの無料アカウントにおけるストレージ上限は15GBです。より大容量が必要な場合は、Microsoft 365サブスクリプションに登録することで50GBのストレージを利用できます。ただし、Microsoftによると、この50GBのストレージはMicrosoft 365トライアル版の利用者には提供されず、有料サブスクリプション開始後に初めて拡張ストレージへアクセスできるようになります。

Outlookで「クォータ超過」や「メールボックスがいっぱいです」といった警告メッセージが表示され始めたら、メール、添付ファイル、その他のデータがストレージ上限にどれほど迫っているのかを確認する良いタイミングです。

Microsoft 365クラウドストレージの変更点

2023年2月1日以降、Microsoft 365のアプリやサービスで使用されるクラウドストレージの仕組みが変更されました。この更新には、Outlook.comのストレージ(メッセージと添付ファイル)や、OneDrive上の特定のコンテンツが含まれます。

この変更によってOutlook.comメールボックス自体の容量が減ることはありませんが、OneDriveで利用できるクラウドストレージの容量に影響が出る可能性があります。OneDriveが満杯になると、スペースを確保するまでさまざまな機能が正常に動作しなくなるので注意が必要です。

Microsoftが公表している、変更の対象となる項目は以下の通りです。

• OneDriveのファイルと写真、例えば:
  • パソコンやモバイルデバイスから保存・アップロード・同期した個人ファイル(OFFICEドキュメント、スマホのカメラロール、スクリーンショットなど)。デスクトップ、ドキュメント、ピクチャ各フォルダを含む、OneDriveに保存されたすべてのファイルや写真が対象です。
  • ごみ箱に入っているアイテムも含まれます。
• Outlook.comの添付ファイル
• Teamsのメッセージ添付ファイルと録画データ

現在の使用状況を確認したい方は、以下からチェックできます。

• OneDriveのストレージ使用状況を確認する
• Outlook.comのストレージ使用状況を確認する

Outlook.comのストレージ使用量を確認する方法

メールボックスの使用量を把握し、不要なデータを削除してOutlook.comのストレージを整理するには、以下の手順を実行してください。

1. Outlook.comの設定を開き、「ストレージ」を検索します。場所は[設定] > [全般] > [ストレージ]です。
2. ここでは、メールアカウントごとのストレージ使用量と、そのデータがどこに保存されているかの内訳を確認できます。ドロップダウンメニューから[空にする]オプションを選択すれば、対象フォルダ内のアイテムを(すべて、3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月以上前のものから選択して)完全に削除し、スペースを解放できます。

なお、Microsoft 365の加入者でない場合は、50GBのメールストレージやその他のプレミアム特典と引き換えにMicrosoft 365へアップグレードする案内が表示されることもあります。

Outlook.comのメールを完全に削除する

受信トレイ、送信済みアイテムなどのフォルダからアイテムを削除すると、デフォルト設定では[削除済みアイテム]フォルダへ自動的に移動されます。この[削除済みアイテム]フォルダ内のデータもメールストレージの容量としてカウントされるため、手動で空にするか、30日経過後に自動削除されるまで容量を占有し続けます。また、[迷惑メール]フォルダ内のアイテムは30日後に自動的に削除されます。

そのため、サイズの大きい添付ファイルが大量にあり、ストレージを急速に圧迫している場合は、別の削減方法を検討するのがおすすめです。以下の方法を試してみてください。

Sweep(一括整理)機能でストレージを削減する

Outlook.comの[Sweep(一括処理)]ボタンを使えば、受信トレイやアーカイブフォルダから不要なメールを効率的に削除できます。Sweepでは、特定の差出人からの受信メールをすべて削除したり、その差出人から受信した最新のメッセージだけを残して10日以上前のメールをまとめて削除したりすることが可能です。

Sweepを使うには、Outlook.comで任意のメールを選択し、[Sweep]をクリックします。

Microsoft 365でOutlook.comを最大限に活用する

送信制限やストレージ上限を引き上げるもうひとつの方法が、Microsoft 365サブスクリプションへのアップグレードです。有料プランでは、高度なメールセキュリティ、広告非表示の受信トレイ、1人あたり50GBのメールボックス、大容量のOneDriveストレージ、Officeアプリのインストール権限など、多彩な特典を受けられます。

まずは無料トライアルで、充実のクラウドストレージやデータ・デバイスを守る高度なセキュリティ機能など、Microsoft 365のプレミアム機能をお試しください。

あなたはOutlook.comのストレージをどのように管理していますか?ぜひコメント欄で教えてください。