2022 年ドキュメント管理ソフトウェア トップ 5

組織がすべてのドキュメントをクラウドに移行した最も重要な理由の 1 つは、共有とコラボレーションにアクセスできるようになったことです。また、事務処理にかかる時間も短縮され、より便利になりました。ただし、それらを整理して安全に保つことは、処理する必要がある別のタスクです。そんなときは、クラウド上のすべてのドキュメントを処理できるドキュメント管理ソフトウェアが必要です。

最高のドキュメント管理システムとは?

最高の文書管理システム ソフトウェアは、企業が作業を分類するために使用できます。すべての種類のファイルを 1 か所で管理することは、長期的にはすべての人を助けるワークフローに貢献します。 PDF リーダーなどのドキュメント管理システムを使用すると、あらゆる種類のファイルを読むことができます。さまざまなプラットフォームでオンラインで簡単に共有できます。これは、クラウドベースのサービスでオンラインで管理する必要がある一種のドキュメント システムです。電子ドキュメントを追跡したい組織は、次のドキュメント管理ソフトウェアのいずれかを使用する必要があります。

1. Zoho Workdrive-

Zoho Workdrive を使用すると、接続を維持してどこからでもフォルダーにアクセスできるため、チームをまとめることができます。すべてのドキュメントを、さまざまなプラットフォームで簡単にアクセスできる場所に整理しておいてください。このドキュメント管理ソフトウェアではデータが安全であり、これが最高のソフトウェアの 1 つになっています。ファイルが暗号化されたモジュールを介して転送されるサービスを利用して、セキュリティを確保します. Zohoスイートには、ワード文書、スライドショー、スプレッドシート用のZoho Writer、Zoho Show、Zoho Sheetが含まれています。各プロジェクトを、割り当てられたチーム メンバーがアクセスできる別のフォルダーに整理します。チームメンバーの日付とともに保存された変更を更新してください。さまざまなチーム レベルでアクセス、編集、または表示するためのさまざまな権限を付与します。アクティビティを確認し、チェックインを追跡し、ファイルをチェックアウトします。

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2.ファイルホールド

FileHold は、クライアント サーバー ベースのドキュメント管理システムで簡単に使用できる最高のツールの 1 つです。他の人とつながるのに役立つ Microsoft Suite と簡単に統合できます。その上でドキュメントを無制限に共有し、書類を収集するために必要なすべてのスペースを節約します。すべてのデータを収集でき、この環境で共有が可能になります。 Filehold は、パソコン、タブレット、スマートフォンで使用できます。これにより、Sharepoint 上のすべてのドキュメントにも簡単にアクセスできます。このドキュメント管理システムの高度な機能により、いつでもワークフローをチェックできます。集中型システムは、ドキュメントのさまざまなバージョンを表示できるように保持し、このソフトウェアのスマート構造と共有します。このドキュメント ソフトウェア システムでは、大量のデータから任意のドキュメントをすばやく検索して取得できるため、使用される可能性が高くなります。さまざまなドキュメントがメタ タグから分離されます。直感的なインターフェイスにより、ユーザーはスキャンしたドキュメントを見つけるなど、機能を簡単に使用できます。ドキュメントに変更を加えるために、読み取り専用、発行者、主催者、キャビネット管理者など、さまざまな役割を割り当てることができます。

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3. OpenKM

OpenKM は、企業向けのオープンソースのドキュメント管理システムです。ワークフローを改善するには、すべてに許可を与えてドキュメントの記録を作成するのに役立ちます. Microsoft Office など、複数の用途に使用できるサードパーティ製アプリケーションとの統合が含まれています。ファイルを管理するための Web インターフェイスとして、このソフトウェアですべてを適切に説明できます。

自動カタログ化は高度なプレビューに役立ち、広範な AutoCAD および DICOM ファイルとともにさまざまなファイル タイプを確認するのに役立ちます。監査試行の時間とともに、記録保持のためにドキュメントに加えられた変更を追跡します。バージョン管理は、チーム マネージャーがドキュメント管理のために特定のチームメイトに割り当てる役割を決定するのに役立ちます。

メタデータを選択して一連の 1 つのタイプのドキュメントを形成し、ビジネス用に整理します。 AndroidとiOSの両方のデバイスをサポートしているため、スマートフォンで簡単に使用できます。 Firefox、Safari、Chrome からも担当できます。

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4.シェアポイント –

SharePoint は、Microsoft のもう 1 つの便利なツールであり、ドキュメント管理システムが必要な場合に非常に役立ちます。 Web ベースのプラットフォームを介して Microsoft Office と統合されているため、最も一般的な形式の 1 つであるほとんどのファイル形式がサポートされています。これは、ビジネス組織がすべてのドキュメントをクラウドベースのストレージに安全に保管するために使用されます。

Office365、Skype for Business、Microsoft Exchange と一緒に使用し続けるために、中規模および大規模な組織で主に使用されます。これは、コンテンツを管理する企業にプラットフォームを提供するライセンスベースの取り決めです。このドキュメント管理システムとストレージは、ドキュメントの社内共有に取り組みたい場合に選択するのに適したオプションです.もう 1 つの利点は、要件に応じて使用し、組織のニーズに合わせてカスタマイズできることです。誰もが理解しやすく、ワークフローに役立つ機能を追加してください。

5.オンリーオフィス

以前は Teamlab として知られていた Office だけが、成功したドキュメント管理システム ソフトウェアの 1 つです。また、企業のコミュニケーション、メール、プロジェクト管理も含まれます。プラットフォーム上で OnlyOffice ファイルを簡単に共有し、ドキュメント モジュールにはドキュメント管理が含まれます。これには、テキスト、スプレッドシート、およびプレゼンテーションのさまざまな種類のファイルがあります。さらに、プロジェクト モジュールでプロジェクトを管理し、タスクの委任を簡単にします。さまざまな段階でプロジェクトの進行状況を時系列で示すチャートから学びます。その他の機能には、カレンダー、CRM、トークが含まれます。統合されたメディア ファイルはプラットフォームで再生できます。

まとめ:

ドキュメントの管理に最適なソフトウェアの 1 つは OpenKM です。オープンソースで成形できるそれぞれの方法として、企業が使用できます。複数の機能と使いやすいインターフェイスを備えた Zoho Worksuite は、小規模から中規模の企業に適しています。

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