2022年版 ドキュメント管理ソフトウェア おすすめTOP5

組織が文書をクラウドへ移行する最大の理由の一つは、共有やコラボレーションが格段に容易になることです。さらに、時間と紙の書類を削減でき、業務全体がより便利になります。しかし、文書を整理し、安全に保管することもまた重要な課題です。そこで活躍するのが、クラウド上のあらゆる文書を一元管理できるドキュメント管理ソフトウェアです。

最適なドキュメント管理システムとは?

優れたドキュメント管理システムは、企業の業務を効率化する強力な味方となります。あらゆる種類のファイルを一箇所で管理することで、ワークフローが改善され、長期的に全員の生産性向上につながります。PDFリーダーのようなドキュメント管理システムを使えば、さまざまな形式のファイルを閲覧でき、複数のプラットフォームを通じて簡単にオンライン共有することも可能です。電子文書をきちんと管理したいすべての組織にとって、以下のドキュメント管理ソフトウェアの中から最適なものを選ぶことをおすすめします。

1. Zoho WorkDrive

Zoho WorkDriveなら、どこからでもフォルダにアクセスできるため、チームの連携を常に維持できます。すべての文書を、異なるプラットフォームからアクセスしやすい一箇所に整理しましょう。このドキュメント管理ソフトウェアではデータが安全に保護されており、それが最高のツールの一つとされる理由です。ファイルは暗号化されたモジュール経由で転送されるため、高いセキュリティが確保されます。Zohoスイートには、ワード文書用の「Zoho Writer」、スライドショー用の「Zoho Show」、表計算用の「Zoho Sheet」が含まれています。プロジェクトごとに別々のフォルダを作成し、担当チームメンバーのみアクセス可能に設定できます。変更履歴は日付とともに保存されるため、チームメンバーは常に最新情報を把握できます。チームの階層ごとに、アクセス・編集・閲覧の権限を個別に付与することも可能です。アクティビティの確認や、ファイルのチェックイン/チェックアウトの追跡にも対応しています。

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2. FileHold

FileHoldは、クライアントサーバー型のドキュメント管理システムとして手軽に導入できる優れたツールです。Microsoft Officeとの統合が容易で、他のユーザーとの連携もスムーズに行えます。文書を無制限に共有でき、紙の書類を保管するためのスペースも節約できます。FileHoldはパソコン、タブレット、スマートフォンで利用可能で、SharePoint上の文書へのアクセスも簡単です。高度な機能により、いつでもワークフローをチェックできます。中央集権型のシステムにより、スマートな構造で文書の各バージョンを表示・共有できます。大量のデータから目的の文書を高速で検索・取得できる点も大きな魅力です。メタタグ付けによって文書を分類でき、直感的なインターフェースにより、スキャン済み文書の検索といった操作も簡単に行えます。読み取り専用、パブリッシャー、オーガナイザー、キャビネット管理者など、役割に応じた権限を割り当てられる点も便利です。

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3. OpenKM

OpenKMは、エンタープライズ向けのオープンソースドキュメント管理システムです。権限設定を行いながら文書の記録を作成することで、ワークフローの改善を強力に支援します。Microsoft Officeなど、さまざまな用途に対応したサードパーティアプリケーションとの統合にも対応しています。Webインターフェースでファイルを管理できるため、すべての文書を適切に把握できます。

自動カタログ化と高度なプレビュー機能により、AutoCADやDICOMファイルを含む多様なファイル形式を確認できます。監査証跡のため、文書の変更履歴を時刻とともに記録して追跡することも可能です。バージョン管理機能により、チームマネージャーは特定のチームメンバーにどの役割を割り当てるかを柔軟に決定できます。

メタデータを抽出して同種の文書をシリーズ化し、ビジネスに合わせて整理できる点も特長です。AndroidとiOSの両方に対応しているため、スマートフォンでも簡単に利用できます。Firefox、Safari、Chromeといった主要ブラウザからもアクセス可能です。

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4. SharePoint

SharePointは、Microsoftが提供するもう一つの便利なツールで、ドキュメント管理システムとして非常に有用です。WebベースのプラットフォームでMicrosoft Officeと統合されているため、主要なファイル形式のほとんどに対応しています。多くの企業が、すべての文書をクラウドストレージに安全に保管するために利用しています。

主に中規模〜大規模な組織で、Office365、Skype for Business、Microsoft Exchangeと併用されることが多いツールです。ライセンスベースの契約形態で、企業にコンテンツ管理のプラットフォームを提供します。社内での文書共有を本格的に行いたい場合、このドキュメント管理システムとストレージは有力な選択肢となるでしょう。さらに、自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズできるのも大きな利点です。誰にとっても分かりやすく、ワークフローに役立つ機能を追加できます。

5. OnlyOffice

OnlyOffice(旧TeamLab)は、高い評価を得ているドキュメント管理システムソフトウェアの一つです。企業内コミュニケーション、メール、プロジェクト管理機能まで幅広く備えています。OnlyOfficeファイルをプラットフォーム上で簡単に共有でき、ドキュメントモジュールで文書管理を行います。テキスト、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、さまざまな種類のファイルに対応しています。さらに、プロジェクトモジュールでプロジェクトを管理し、タスクの委任も簡単に行えます。グラフ機能により、プロジェクトの進捗を段階ごとに時系列で確認できます。その他の機能には、カレンダー、CRM、Talkなどがあります。統合されたメディアファイルもプラットフォーム上で直接再生可能です。

まとめ

文書管理に最適なソフトウェアの一つがOpenKMです。オープンソースであるため、企業それぞれのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。一方、豊富な機能と使いやすいインターフェースを備えたZoho WorkDriveは、中小企業にとって特に良い選択肢となるでしょう。

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