デジタルツールは生産性の味方か敵か?職場でのメリットと落とし穴を徹底解説

過去数年間でテクノロジーは目覚ましく進化しました。今やテクノロジー機器を一つも持ち歩いていない人を見つけるのは、珍しい光景といえるでしょう。しかし、ガジェットやソフトウェアへの依存度は、特に仕事中において、少し行き過ぎているかもしれません。

モバイルアプリやSNSなどのデジタルツールが職場で注意を散漫にさせる一方で、生産性を飛躍的に高め、管理者と従業員双方の成長に貢献しているツールも数多く存在します。果たして、テクノロジーと生産性は職場で共存できるのでしょうか?詳しく見ていきましょう。

デジタルツール:「監視」の道具にもなる?

デジタルツールは、特に先延ばしがちな人の作業をスムーズにサポートします。しかし、だからといって仕事そのものを肩代わりしてくれるわけではありません。むしろ、どんな形であれ割り当てられた業務を完遂させるよう促す仕組みであり、先延ばし癖のある人にとっては居心地の悪いものになるかもしれません。

実際、多くの企業がすでにスマートなデジタルツールを導入し、従業員の勤務状況やエンゲージメントを追跡しています。この傾向は、時給制で給与を支払う職場で特に顕著です。

デスクトップアプリを活用すれば、雇用主は特定のプロジェクトにおける従業員の実働時間を測定し、それ以外の活動も記録できます。なかには、ランダムにスクリーンショットを撮影して雇用主へ自動送信することで、常時監視を可能にするツールまで存在します。汎用ツールのGoogle Docsでさえ、ドキュメント作成者の進捗を把握できる設計になっています。ドキュメントはマネージャーと共有され、作業状況の確認はもちろん、従業員がいつファイルにアクセスしたかまで分かる仕組みです。これらのソフトウェアは、雇用主が従業員に業務を最優先させ、支払った時間内に最大限の生産性を引き出したいと考えるあまり、「何としても生産性を高める」ために開発されたものなのです。

こうしたデジタルツールが職場で運用されると、従業員は先延ばしを許されません。あらゆる誘惑から距離を置き、仕事に集中し続けることが求められます。「常に監視されている」という意識は、人をより懸命に働かせるのです。

デジタルツール:情報管理を劇的に簡単に

テクノロジーの普及以降、紙の日記や手帳、連絡帳で情報を記録・保管する文化は急速に姿を消しました。かつてはスタッフが大量のファイルを整理するだけで何時間もかかり、その過程で情報が紛失したり行方不明になったりすることも珍しくありませんでした。しかし、テクノロジーと生産性の融合により、あらゆる情報を一箇所にまとめて管理することが容易になりました。

例えばオンラインカレンダーなら、予定のスケジュール管理、メモ、連絡先をすべて一箇所で完結できます。従業員が自分のカレンダーを同僚と共有すれば、会社全体が一つの組織として一体感を持って動けるようになります。

Microsoft OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージも好例です。従業員はファイルをクラウドに保存し、場所を問わずアクセスできます。こうしたツールは無料プランが充実しており、端末のストレージ容量を大幅に節約できる点も魅力です。データの紛失や盗難のリスクが低く、ユーザーに安心感をもたらします。操作性もシンプルで、目的のファイルを瞬時に見つけられます。つまりデジタルツールは、ファイル管理にかかる時間を削減することで生産性を高め、本来注力すべき業務への集中を可能にしてくれるのです。

デジタルツール:誰とでも、どこでもつながる

社内コミュニケーションはビジネスの要です。従業員同士が業務についてやり取りするのはもちろん、クライアントや重要な取引先との緊密な連携も不可欠です。そこで現在のオフィスでは、インターネット経由でメッセージ送信、音声通話、ビデオ会議を可能にするさまざまなソフトウェアが活用されています。

国際展開する企業が増える昨今、所在地を問わず従業員同士をつなぎ続けることは、ビジネス上きわめて重要な課題となっています。

タイムゾーンの違いや返信までのタイムラグといったハードルはあるものの、従業員は迅速かつ手軽にコミュニケーションを取れるようになりました。インスタントメッセンジャーがあれば、メールの返信を待つ必要はなく、地球の裏側にいる同僚や上司とも即座に連絡が取れます。デジタルツールの時代において、地理的な距離はもはや業務遅延の言い訳にはなりません。ただし注意が必要なのは、メッセンジャーは誰とでもつながれてしまう点です。業務に関係のない相手との雑談に時間を取られれば、生産性をかえって損ないかねません。

かつて私用電話は生産性を阻害するとして、職場ではほとんど容認されませんでした。ところが今や、従業員はメッセージングアプリやSNSを通じて、際限なく時間を費やせる環境にあります。この意味では、テクノロジーが生産性を下げている側面もあると言えるでしょう。

画像出典 – impactbnd.com

インターネットとデバイス依存が生産性を左右する?

デジタルツールは非常に便利な反面、その機能は完全にデバイスとインターネットに依存しています。生産性管理をデジタルツールに過度に委ねている組織は、システムダウンや通信障害が発生した際に甚大な損失を被るリスクがあります。

インターネットが停止したり、デバイスが故障・紛失したりすれば、生産性は一気に落ち込む可能性があります。

デジタルツールが引き起こす「注意散漫」

従業員はパソコンやノートPCで業務を行っているため、インターネット環境下では気が散りやすいものです。悲しい現実として、多くの従業員が業務そっちのけでSNSをダラダラとスクロールし、膨大な労働時間を浪費しているのが実情です。

さらに問題なのは、広告収益モデルを採用するデジタルツールの多さです。仕事中であれば、どんなに小さな広告バナーでも従業員の注意を奪いかねません。近年の広告はユーザーの検索履歴に基づいて表示されるため、興味を引く広告が次々と立ち上がれば、集中力は確実に削がれ、生産性の低下につながります。

まとめ

デジタルツールは、使い方を誤れば注意散漫の温床となり、生産性を高めるどころか先延ばしの誘惑になり得ます。しかし、そのメリットはデメリットを明確に上回ります。テクノロジーが生産性に与える影響は非常に大きいという事実をまず理解しましょう。適切に活用すれば、デジタルツールは職場の生産性を新たなステージへと押し上げ、集中力を維持し、先延ばしと戦う頼もしい相棒になってくれるはずです。