中小企業必見!無料で使えるExcelアドインおすすめ5選

繁忙な中小企業の経営者や起業家の皆さんなら、すでにMicrosoft Excelを経理処理、売上管理、データ入力・保存などに活用していることでしょう。Excelは標準搭載の関数や機能だけでも十分強力なツールですが、アドインを組み合わせれば、その可能性はさらに大きく広がります。

ただし、アドインは事前にインストールが必要である点には注意してください。本記事では、中小企業におすすめの無料Excelアドイン5選をご紹介し、それぞれが日々の業務にどのように役立つのかを具体的に解説します。

1. ミニカレンダー&日付ピッカー(Mini Calendar and Date Picker)アドイン

従業員の勤怠表を作成したり、日付を使った計算を行ったりする場面は多いものです。セルに日付を手入力すると、書式設定によってはシリアル値として表示されてしまうこともあり、意外と手間がかかります。そこで活用したいのが「Mini Calendar and Date Picker」アドインです。カレンダーから日付を選ぶだけで、スプレッドシートに直接挿入できます。このアドインは統合ストア(Integrated Store)から入手可能です。

• それでは、実際に日付を入力する手順を見てみましょう。

1. C2セルに2022年2月2日を入力する場合、まず対象のセルを選択します。

2. カレンダー上で「2022年2月2日」をクリックすると、C2セルに日付が挿入されます。

これだけで完了です。Excelでの日付入力の手間とミスを大幅に減らせる、シンプルながら便利なアドインです。

2. QRコード生成「QR4Office」アドイン

多くの中小企業が、マーケティング施策の一環としてQRコードを活用しています。まだ導入していない場合は、ぜひ検討してみてください。QRコードを活用することで、購買までの導線を短縮でき、ブランド認知度の向上にもつながります。

統合ストアから入手できる「QR4Office」は、そんな用途にぴったりのアドインです。Excel上でQRコードを生成し、そのままワークシートに挿入したり、画像として保存したりできます。

• QR4OfficeでQRコードを生成する手順は以下の通りです。

1. ドロップダウンからプロトコルを「https://」に変更します。

2. URL欄に「www.onmsft.com」と入力します(ご自身のサイトや任意のリンクでも問題ありません)。

3. サイズを150px×150pxに変更し、下にスクロールしてプレビューを確認します。

4. 「挿入」をクリックすると、ワークシートに直接QRコードが挿入されます。右クリックから画像として保存することも可能です。

たったこれだけで、誰でも簡単にQRコードを作成できます。

3. 組織図作成「Visio Data Visualizer」アドイン

自社の組織図を作成したい場合、ExcelのSmartArtや図形を使う方法もありますが、操作が難しく時間もかかりがちです。「Visio Data Visualizer」アドインを使えば、Visioの機能の一部をExcel内で利用でき、組織図の作成プロセスを自動化できます。事業の拡大に合わせて、新しいメンバーを簡単に追加・更新できるのも大きな魅力です。統合ストアから入手できます。

• ここでは、店主1名、総支配人1名、店員2名からなる架空の小さな店舗を例に、組織図を作成する手順を紹介します。

1. 「Organization Chart(組織図)」を選択し、「Vertical(縦方向)」オプションの「作成」ボタンをクリックします。

2. 自動生成された組織図とテーブルが表示されます。組織図を変更するには、テーブルを編集します。

3. まず2行目を編集し、名前を「Bradley Johnson」、役職を「Owner(オーナー)」に変更します。

4. 3行目は、名前を「Deborah Rogers」、役職を「General Manager(総支配人)」に変更します。

5. 4行目は、名前を「Kevin Williams」、役職を「Shop Assistant(店員)」、Role Typeを「Assistant(アシスタント)」に変更します。

6. 5行目も同様に、名前を「Nicole Woods」、役職を「Shop Assistant」、Role Typeを「Assistant」に変更します。

7. 不要な行(6〜8行目)を削除します。

8. 組織図の「更新(Refresh)」をクリックすると、以下のように編集内容が反映されます。

このように、アドインを活用すれば組織図の作成や更新が格段に簡単になります。

4. 重複データ削除「Duplicate Remover」アドイン

中小企業の経営者であれば、顧客情報や仕入先リストなどをスプレッドシートで管理していることが多いでしょう。こうしたリストには重複データが混在しがちで、Excelの標準機能での削除は少し面倒です。「Duplicate Remover」アドインを使えば、重複データの削除を簡単かつ直感的に行えます。統合ストアから入手可能です。

• 仕入先リストから重複を削除する手順を見てみましょう。

1. A列に仕入先のリストが入力されています。

2. 「挿入」タブの「アドイン」グループから「マイ アドイン」を選択します。

3. 「Duplicate Remover」アドインを選択して「追加」をクリックします。

4. Excel画面にアドインが表示され、対象となる列が自動的に検出されます。

5. 「次へ」をクリックします。

6. 「検索する項目を選択」セクションで「重複(Duplicates)」を選択します。

7. 「次へ」をクリックします。

8. 「実行する操作を選択」セクションで「行の削除(Delete Rows)」を選択し、「完了」をクリックします。

9. 処理結果が表示されます。

10. アドインのウィンドウを閉じて完了です。

従来の方法よりもはるかにシンプルでユーザーフレンドリーな形で、重複データを削除できました。

5. 高度な検索・置換「Flexfind」アドイン

「Flexfind」アドインは、Excel MVPであるJan Karel Pieterse氏が開発したツールで、こちらは手動でダウンロード・インストールが必要です。インストール方法がわからない場合は、配布元の解説ページを参照してください。

Flexfindを使うと、文字列の検索と置換が格段に楽になります。検索を実行すると、該当する文字列のすべての出現箇所が詳細なリストで表示されます。たとえば、他の従業員が作成したワークシートに社名の誤字があった場合でも、ブック内のすべてのグラフに含まれる社名を一括で置換したり、複数シートのヘッダーにある社名をまとめて修正したりといった高度な置換が可能です。

• ここでは、ワークシート上のすべてのグラフタイトルに含まれる誤った社名(「Company AEE」→正しくは「Company ADE」)を置換する手順を紹介します。

1. 「ホーム」タブの「Flexfind」グループにある「FlexFind」アイコンをクリックします。

2. 「Flexible find & replace utility」ウィンドウが表示されます。

3. 「Text to Find(検索する文字列)」に「Company AEE」、「Text to replace with(置換後の文字列)」に「Company ADE」と入力します。「Look In(検索対象)」を「Book」から「This Sheet」に変更し、「Objects」ボックスにチェックを入れます。

4. 「Find(検索)」ボタンをクリックすると、指定した文字列の出現箇所がすべて表示されます。

5. 「Replace(置換)」ボタンをクリックし、確認画面で「Yes to All(すべてはい)」を選択します。

6. すべてのグラフの社名が正しく置換されていることを確認できます。

まさに驚きの便利さです。

まとめ

Excelアドインを活用すれば、生産性を大幅に向上させ、複雑な作業にかかる時間を削減できます。まずは本記事で紹介した5つのアドインから、自社の業務に合いそうなものを試してみてはいかがでしょうか。あなたのお気に入りのアドインがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。