Macのカレンダーアプリを使いこなすための7つの必須テクニック

MacのAppleカレンダーアプリは、単にカレンダーやイベントを作成するだけでなく、実はさまざまなことができる多機能ツールです。macOS標準のカレンダーをまだ表面的にしか使っていないのであれば、以下の上級テクニックを参考に、その可能性をさらに深く掘り下げてみましょう。

基本的な操作をおさらいしたい方は、まず初心者向けのMacカレンダー活用術をご覧ください。

1. 複数日にまたがるイベントを追加する

クリック&ドラッグというシンプルな操作だけで、複数日にわたるイベントをカレンダーに追加できることをご存じでしたか?まず「月」表示でイベントの開始日をクリックし、最終日までカーソルをドラッグして離すだけです。すると、カレンダーは複数日にわたる終日イベントとして自動的に登録してくれます。

「週」表示で複数日イベントを登録する場合は、画面上部の「終日」セクションで該当する連続した日付をドラッグします。その下の時間帯セクションでドラッグすると、クリックした最初と最後の時間枠の間にイベントが登録されるので注意してください。

2. メールやメモからイベントを追加する

パーティーや会議などの招待メールを、メールアプリを離れずにそのままカレンダーに追加できたら便利だと思いませんか?

実はそれが可能です。ただし、事前に「メール > 環境設定 > 一般」にある「招待状を自動的にカレンダーに追加」にチェックを入れておく必要があります。

この設定を有効にすると、メール本文内の日時の記述にカーソルを合わせたとき、ハイライト表示が現れます。その横にある小さな下向き矢印ボタンをクリックすれば、ポップアップからカレンダーアプリへイベントを追加できます。

なお、未来のイベントのみ登録できる仕様のため、過去の日付にはハイライトが表示されません。

メモアプリでも、ノート内の日付や時刻をイベントに変換できます。手順はメールの場合とほぼ同じですが、ひとつだけ追加のステップがあります。ハイライト横のボタンをクリックすると小さなポップアップメニューが表示されるので、そこから「Quick Lookイベント」を選択すると、「カレンダーに追加」ポップアップが現れます。

3. 誕生日や会議などのリマインダーを設定する

友人の誕生日の通知や、近いうちのフライトのリマインダーなどを受け取りたい場合も、カレンダーに設定しておけば安心です。

イベントを追加する際にアラートを設定できますが、設定しなかった場合でも、後から追加することが可能です。既存のイベントにアラートを追加するには、まずカレンダー上でイベントをダブルクリックし、「イベントを編集」ポップアップを開きます。

次に、ポップアップ内の日時セクションをクリックして隠れているオプションを表示し、「アラート」ドロップダウンメニューから通知を受け取りたいタイミングを選択します。選択すると、新しく追加されたアラートの横にプラスボタンが現れます。このボタンを使えば、複数のアラートを設定することもできます。

定期的なリマインダーが必要なイベントについては、「繰り返し」ドロップダウンメニューからも適切な間隔を選んでおきましょう。

「アラート」と「繰り返し」の組み合わせは、誕生日カレンダーの管理に特に便利です。この設定を行っておけば、カレンダーは繰り返しイベントの項目を自動的に作成し、誕生日の通知も時間どおりに届けてくれます。

さらに強力なリマインダー機能が必要な方は、macOS向けの高機能リマインダーアプリをチェックしてみてください。

4. スケジュールに合わせてファイルやアプリを自動的に開く

例えば、毎月1日にクライアントへ送付する前に特定のPDF請求書テンプレートを開いて作業する、あるいは毎回の会議前に決まったファイルを準備しておく必要がある——そんな反復的なタスクがあるなら、カレンダーに自動でファイルを開かせるよう設定してはいかがでしょうか?設定はとても簡単です。

まず、タスク用のイベントを作成し、カレンダー上でダブルクリックして「イベントを編集」ポップアップを開きます。

ポップアップ内の日付をクリックして隠れたオプションを表示し、「アラート」ドロップダウンメニューから「カスタム」を選択します。すると別の小さなポップアップが現れるので、「サウンド付きメッセージ」のドロップダウンメニューから「ファイルを開く」オプションを選びます。

「ファイルを開く」をクリックすると新しいドロップダウンメニューが表示され、自動的に起動したいファイル(またはアプリ)を選択できます。その他のドロップダウンメニューでファイルを表示する正確なタイミングを指定し、「OK」ボタンを押せば完了です。

最初のアラートの横に表示されるプラスボタンにも注目してください。これを使えば、複数のファイルやアプリを順番に起動するアラートを1つずつ追加できます。

もしファイルが予定どおりに開かなかった場合は、その時点でMacのおやすみモードが有効になっていなかったか確認してください。スケジュールされたファイルがまったく開かない場合は、「カレンダー > 環境設定 > アラート」や「システム環境設定 > 通知 > カレンダー」で通知が無効化されていないかもチェックしましょう。

5. イベントをリスト形式で表示する

週単位や月単位でイベントを俯瞰できるのは便利ですが、リストやアジェンダ形式で確認したい場面もありますよね。残念ながら、カレンダーにはそのためのワンクリック表示オプションが用意されていません。

しかし、隠れた裏技を使えば簡易的なリスト表示が可能です。アプリ右上の検索ボックスにダブルクォート(")を入力してEnterキーを押してみてください。すると、すべてのカレンダーに登録された過去・現在・未来の全イベントがスクロール可能なリストとして表示されます。意外と便利な機能ですよ。

6. 終日イベントを一時的に非表示にする

「月」表示で予定を一目で確認しているとき、誕生日やタスクといった終日イベントが視界に入って邪魔に感じることがあります。そんなときは、「表示 > 終日イベントを隠す」メニューを選択すれば、一時的に非表示にできます。

再び表示したいときは、「表示 > 終日イベントを表示」をクリックするだけでOKです。

7. 他の人にスケジュール管理を委任する

macOSのカレンダーでは、同僚など信頼できる相手にカレンダー管理のタスクを委任することもできます。

他の人にカレンダーの閲覧・編集を許可するには、「カレンダー > 環境設定 > アカウント」を開きます。サイドバーで対象のアカウントを選択し、右側ペインの「委任」タブをクリックしましょう。このペイン下部の「編集」ボタンから、そのアカウントに対してカレンダーへのアクセス権を付与できます。

ボタンをクリックして、カレンダー管理を委任したい相手の名前を追加していきます。編集権限も与えたい場合は、「書き込みを許可」チェックボックスを必ずオンにしてください。

カレンダーにおける「委任」と「共有」の違いは何なのでしょうか?共有の場合は、選択した特定のカレンダーのみへのアクセスを許可します。一方、委任の場合は、特定のアカウントに関連付けられたすべてのカレンダーが共有の対象になります。

なお、一部のカレンダーアカウントでは委任機能が利用できません。対応していないアカウントの場合は、「委任」タブにその旨が表示されるので確認してみてください。

Appleカレンダー:Macに標準搭載された賢い無料カレンダーアプリ

初めて起動したとき、カレンダーはどこか質素なアプリに映るかもしれません。しかし使い込んでいくうちに、随所に隠された便利な機能の数々に気づき、その奥深さを実感するはずです。

唯一惜しいのは、macOSのメニューバーから素早くリマインダーを追加する手段がないことですが、ご安心ください。「それ専用のアプリがあります」。ここで紹介したいのがItsycalです。時短につながる小型Macアプリのひとつで、Appleカレンダーと同期しながら、メニューバーから直接カレンダー項目を追加できる優れものです!