Macのメール整理にお困りですか？「スマートメールボックス」を活用して受信箱をすっきりさせよう

ビジネスやプロフェッショナルな用途において、メールは今なお最も優れたコミュニケーション手段です。しかし多くのユーザーを悩ませるのが、未読メッセージであふれた散らかった受信トレイではないでしょうか。締め切りが迫るプロジェクトを抱えているのに、無関係なメッセージの山から必要な情報を掘り起こさなければならないとなると、大きなストレスになり得ます。

幸い、Apple Mailには「スマートメールボックス」という便利な機能が備わっており、メールを素早く整理して、重要なメールだけを1つのメールボックスにまとめて確認できます。この記事では、スマートメールボックスの設定方法と活用術を詳しく解説します。

スマートメールボックスとは？

Macの標準メールアプリでは、ルールを設定することでメールボックスを自動的に整理できます。ルールを使うと、フラグ付け、フォルダへの移動、転送、削除といった操作をメールに対して自動的に実行させることが可能です。

スマートメールボックスもこのルールを活用した機能で、すべてのアカウントにまたがるメールを一括して整理できるのが特徴です。

特に嬉しいのは、元のメールはそれぞれのメールボックスに残ったまま、条件に合致したメールだけがスマートメールボックスにも表示されるという点です。特定のグループ、プロジェクト、トピック、やり取りごとにメッセージをまとめたい場合に理想的な機能といえます。

たとえば「学校プロジェクト関連」という名前のスマートメールボックスを作成すれば、件名や本文に「学校」という言葉が含まれ、かつ添付ファイル付きのメッセージだけを集める、といった使い方ができます。

Macでスマートメールボックスを作成する方法

実は、初期状態でもサイドバーにはすでに1つのスマートメールボックスが存在しています。「今日」というスマートメールボックスには、本日閲覧したすべてのメールが表示されます。見当たらない場合は、サイドバーの「スマートメールボックス」横の矢印をクリックして展開してみてください。

独自のスマートメールボックスを作成するには、サイドバーの「スマートメールボックス」にカーソルを合わせ、表示される追加（+）ボタンをクリックします。続いて以下の手順に進みましょう。

1. 新しいスマートメールボックスの名前を入力します。
2. 条件の範囲を設定できます。メールをメールボックスに含めるために、条件の「いずれか」を満たすか、「すべて」を満たす必要があるかを選びましょう。
3. 左端のプルダウンメニューをクリックして、最初の条件を設定します。2つ目・3つ目の項目に表示される選択肢は、1つ目のメニューでの選択内容によって変わります。
4. 各条件の右側にある追加（+）または削除（−）ボタンをクリックすると、条件を追加・削除できます。
5. 送信済みや削除済みのメールも含めたい場合は、「ゴミ箱内のメッセージを含める」および「送信済みのメッセージを含める」のチェックボックスにチェックを入れます。
6. 「OK」をクリックして、スマートメールボックスの作成を完了します。

カスタマイズしたスマートメールボックスを開くと、設定した条件に一致するすべてのメールが一覧表示されます。もちろん、これらのメッセージはメールアプリ内の元の場所にもそのまま残っています。

スマートメールボックスを管理する方法

スマートメールボックスは、いつでも編集・名前変更・書き出し・削除が可能です。対象のスマートメールボックスをダブルクリックするか、サイドバーでControlキーを押しながらクリックし、コンテキストメニューから任意の操作を選択しましょう。

よく使うスマートメールボックスはお気に入りに登録すると、サイドバーの上部に表示され、素早くアクセスできるようになります。登録したいスマートメールボックスをControlキーを押しながらクリックし、「お気に入りに追加」を選択するだけです。

お気に入りから外したい場合は、サイドバーの「お気に入り」セクションで対象のスマートメールボックスをControlキーを押しながらクリックし、「お気に入りから削除」を選択します。

なお、スマートメールボックス上でメールに対して行った変更——未読マークの付け直し、移動、フラグ付け、削除など——は、メールが元々保存されていたメールボックスにも反映される点に注意してください。

さらに、iCloud Driveを利用している場合は、同じApple IDでサインインしている他のMacでも、iCloud Driveの設定で「メール」が有効になっていれば、作成したスマートメールボックスを共有・同期できます。

既存のスマートメールボックスを複製する方法

ゼロから新規作成するのではなく、既存のスマートメールボックスのルールをベースに編集したいケースもあるでしょう。そんなときは複製機能を使えば手間を大幅に省けます。複製したコピーを編集して、現在のニーズに合わせて調整するだけでOKです。

スマートメールボックスを複製する手順は以下の通りです。

1. コピーしたいスマートメールボックスを選択します。
2. Controlキーを押しながらクリックし、「スマートメールボックスを複製」を選択します。サイドバーに複製されたスマートメールボックスが表示されます。

散らかった受信箱から卒業しよう

メールは非常に便利なツールですが、広告・ニュースレター・迷惑メールが大量に届く環境では、本当に重要で早急な対応が必要なメールを見つけ出すだけでも一苦労です。

Macのメールアプリでスマートメールボックスを上手に活用すれば、余計な情報に惑わされることなく、優先すべきタスクに集中できるようになります。ぜひ今日から試してみてください。