今すぐ使える!Googleドキュメントをもっと便利にする5つの重要なヒントとコツ

今やMicrosoft Wordを使わずに仕事をする人がぐっと増えました。クラウド上で資料を作成し、同僚とリアルタイムで共同編集するスタイルは、独立系カフェでもオフィスでもすっかり定番になっています。そして、その中心で活躍しているのがGoogleドキュメントです。

しかし、あなたはGoogleドキュメントを最大限に活用できているでしょうか?実は、知らないだけで損をしている便利な機能がたくさん隠れています。ここでは、クラウドでの文章作成を格段にラクにしてくれる、5つのヒントとコツをご紹介します。

1. Wordファイルを変換せずにそのまま編集する

GoogleドキュメントはWord(.doc / .docx)ファイルとの相性が良く、アップロードすると自動的にGoogleドキュメント形式へ変換して引き続き作業できます。

とはいえ、相手がWordしか使えない場合など、元のWord形式のまま編集したい場面は少なくありません。そんなときに役立つのがChrome拡張機能「Office Editing for Docs, Sheets & Slides」です。これをインストールすれば、WordファイルをあたかもGoogleドキュメントであるかのように直接編集できます。

使い方は簡単。拡張機能を追加したら、WordファイルをGoogleドキュメントで開いて普段どおりに編集するだけです。変更内容は自動的に元のWord形式で保存されます。

2. オフライン環境でもドキュメントを編集する

Googleドキュメントがオフラインでもオンラインと同等に使えることは、もはや周知の事実です。しかし、「具体的にどう設定すればいいのか」でつまずく人は意外と多いもの。

ポイントは、docs.google.comではなくdrive.google.comにアクセスすることです。画面右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を選び、「オフライン」セクション内の「Googleドキュメントの同期」にチェックを入れましょう。

これで設定完了です。なお、ファイル単位でオフライン対象を選ぶことはできないため、同期の際はハードディスクの空き容量に十分な余裕があるか事前に確認しておきましょう。

3. 著作権面で安全な画像を検索して挿入する

ウェブ向けの文章を執筆していると、利用許諾された画像を使うことの重要性を実感します。権利者から突然クレームや法的措置を受けたら大変ですからね。

Googleドキュメントには、この問題をスマートに解決する「検索(Explore)」機能が備わっています。画像を探したい単語やフレーズを文中で選択した状態で、「ツール → 検索」をクリックしてください。

するとドキュメント右側にパネルが開き、選択したテキストに関連するウェブ上のさまざまな情報が表示されます。その中の「画像」セクションには、再利用が許可されたGoogle画像検索の結果のみが並んでいるので、安心して使えます。「画像」の横の「その他」をクリックすれば候補がさらに増え、あとは画像をクリックするだけでドキュメントへ挿入可能です。

4. 修正提案(Suggesting)モードを活用する

複数人でドキュメントを共同編集しているときや、一人で作業していても「以前の文章のほうがよかったかも」と比較したいときに便利なのが修正提案機能です。著者側は提案された編集を承認するか却下するか、自由に判断できます。

操作もシンプルです。画面右上の鉛筆アイコン(「編集」と表示されている部分)をクリックし、「提案」モードへ切り替えましょう。このモードで行った編集は、すべてコメントとしてドキュメント右側に表示されます。他の人(または自分自身)は提案に返信したりフィードバックを残したりできるほか、チェックマークやバツ印のアイコンで承認・却下もワンクリックで行えます。

5. 特殊記号をスムーズに入力する

特殊記号の入力は、誰にとっても悩みの種です。ただ、Googleドキュメントには便利な解決策がいくつか用意されています。

ひとつめは「挿入 → 特殊文字」を使う方法です。記号の名前をキーワードで検索したり、右側のボックスに記号を手描きして検索したりできます。

ふたつめは「ツール → 環境設定」を活用する方法です。ここでは、特定の文字列を記号へ自動変換するルールを登録できます。デフォルトでは(c)が©、(r)が®に変換されるようになっています。「置換後の文字列」欄に任意の記号を入力し、「置換」欄にお好みのショートカットを登録すれば、オリジナルの変換ルールも自由に作れます。

まとめ

Googleドキュメントはまだ馴染みが薄いと感じる人もいるかもしれませんし、ワープロ機能の豊富さではMicrosoft Wordに軍配が上がる場面もあるでしょう。しかし、Googleドキュメントは絶えず進化を続けており、今回ご紹介したコツが証明するように、時にはWordにもできないことを実現しています。ぜひこれらのテクニックを取り入れて、クラウド時代の文書作成をより快適なものにしてください。