Googleドライブで目的のファイルやフォルダを素早く見つける検索術まとめ

Googleドライブをバックアップの保存先として利用していると、ファイルやフォルダが数万件に及ぶことも珍しくありません。そんな膨大なデータの中から「あのファイル」を探し出すのは、意外と骨の折れる作業です。本記事では、Googleドライブに搭載されたさまざまな検索機能を活用して、目的のデータを効率よく見つけるためのコツを詳しく解説します。

1. キーワードの一部だけでも検索してみる

ファイル名の中に必ず含まれているはずの単語やフレーズが思い当たるなら、まずはそれを入力して検索してみましょう。Googleドライブは入力途中のキーワードからも候補をリアルタイムで提案してくれるため、完全なファイル名を覚えていなくても絞り込みが可能です。

2. 検索ツールを使いこなして条件を絞り込む

Googleドライブには強力な詳細検索機能が組み込まれています。上部の検索バーをクリックすると表示される「詳細検索オプション」(検索オプション)を選択すれば、ファイルの種類、所有者、保存先、更新日時など、複数の条件を組み合わせて対象をピンポイントに絞り込めます。

3. 検索はGoogleドライブ上で行う

ドキュメントやフォルダを探していると、いつの間にかGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの各アプリの画面にいることがあります。これらのアプリ内では、それぞれの形式のファイルしか検索できません。すべてのファイルを横断的に探したい場合は、必ずGoogleドライブ本体の画面にログインして検索するようにしましょう。

4. 拡張子やファイル形式で検索する

ファイル名がわからない場合は、拡張子を手がかりに検索するのが有効です。たとえば画像ファイルを探すなら、検索バーに「.jpg」「.png」「.gif」と入力します。文書ファイルなら「.pdf」「.doc」「.txt」などを試してみてください。また、検索バーの下矢印キーを押せば、ファイル形式の一覧から選択して検索することもできます。

5. 「最近使用した項目」から探す

ファイル名が特殊だったり、探しているもの自体が曖昧だったりする場合は、「最近」タブを活用しましょう。左側のメニューから「最近」をクリックすると、今日・今週・今月など、時期ごとにアップロードされたファイルを一覧で確認できます。「最近触ったファイルのはず」という記憶があるなら、ここからたどり着くのが最短ルートです。

6. 送信者・作成者・共有相手で検索する

メールアドレスの前に「to:」「from:」「creator:」といった演算子を付けて検索すると、該当する条件に関連するファイルだけを抽出できます。これらは組み合わせて使うことも可能で、たとえば「from:Aさん to:Bさん」のように指定すれば、特定の人物間でやり取りされたファイルを正確に見つけられます。

7. 日付を指定して検索する

ファイルの更新日時で探したい場合は、前述の詳細検索オプションを使うか、手動で演算子を入力します。手動で行うには、「before:2023-01-01」や「after:2022-12-31」のように、「before:」「after:」の後に年月日の順(yyyy-mm-dd)で日付を入力します。この2つのコマンドを併用すれば、特定の期間内に更新されたファイルだけを絞り込むこともできます。

8. iPhoneの強押し(3Dタッチ)で中身をプレビューする

iPhone 6s以降では、Googleドライブアプリでファイルを強く押し込むことで、ファイルを開かずに中身をちらっと確認(ピーク)できます。これにより、ファイルが完全に読み込まれるのを待たずに、内容をひと目で把握可能です。さらに強く押し込めばファイルが開きます。なお、この操作はGoogleドライブ公式アプリでのみ快適に動作し、Safariなどのブラウザ経由ではうまく機能しない場合があります。また、近年のiPhoneでは3Dタッチに代わってハプティックタッチ(長押し)が採用されている点にも留意してください。

まとめ

本記事では、日々膨らみ続けるGoogleドライブのライブラリから目的のファイルを探し出すための、さまざまな検索テクニックを紹介しました。部分一致検索、詳細検索オプション、拡張子指定、日付指定など、状況に応じて使い分けることで、ファイル探しのストレスを大幅に軽減できます。ご不明な点があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。