Googleアシスタント×IFTTT連携で毎日のメモを自動整理!デイリーダイジェストの作り方

現代人は本当に忙しいもの。日々大量の情報に囲まれていると、仕事中のひらめき、大切な約束の日時、スーパーで買うはずだったものなど、ついうっかり忘れてしまうことがあります。後で確認できるようにリストを管理してくれるアプリは数多く存在しますが、その中でも特に人気が高いのがGoogleアシスタントです。

Googleアシスタントは単体でも生活をより快適にする多彩な機能を備えていますが、他のサービスと組み合わせれば、その利便性は何倍にも高まります。この記事では、ちょっとしたことが忘れがちな方に向けて、タスクを確実に完了させるためのさらに優れた方法をご紹介します。

私と同じように、せっかく作ったリストを確認すること自体を忘れてしまう……そんな人でも大丈夫。意外と抜け漏れの多いタイプの人ほど助かる、便利なテクニックがあるのです。

アプレットで悩みを解決

アプレットとは、より大きなプログラム内で動作する、特定の機能に特化した小型アプリケーションのこと。異なる2つのサービスをつなぐことで、自動的に実行されるアクションを作成できます。たとえば、GoogleアシスタントとGmailを接続するアプレットを利用すれば、思いついたことを記録するだけでなく、その内容を1日に1通のダイジェストメールとして自分宛てに届けてくれるようになります。

アプレットという仕組みに馴染みがなければ、少しハードルが高く感じられるかもしれません。しかし実際の設定手順はとてもシンプルで、誰でも簡単に行えます。

まずは「IFTTT(イフト)」というサービスでアカウントを作成しましょう。IFTTTは、異なる開発者が提供するアプリ・デバイス・サービス同士をつなぐためのプラットフォームで、サイト上にはさまざまな技術を連携させる豊富なアプレットが揃っています。

デイリーダイジェストを作成する手順

IFTTTアカウントを作成したら、次の手順で毎日のダイジェストメールを配信するアプレットを有効化しましょう。

1. 検索バーに「keep a list of notes」と入力して検索します。
2. 検索結果から「Keep a list of notes to email yourself at the end of the day」をクリックします(これが正式なアプレット名です)。

3. トグルスイッチをオンにして、アプレットを有効化します。

4. まだ連携していない場合は、アカウントを接続します。

5. アプレットの動作に必要な権限を許可します。
6. リストに情報を追加する際の音声コマンド(呼びかけ方)を入力します。初期状態のままでも構いませんが、自分の話し方に合わせて文言を変更しておくとより使いやすくなります。「$」の部分には、Googleアシスタントがリストに追加する項目が入ります。

7. 必要に応じて、メールの配信時間を好きな時刻に変更します。
8. 「Save」をクリックして完了です。

以上で設定完了。アプレットが有効になり、すぐに利用できる状態になりました。

すべての項目を1つのリストにまとめるのではなく、用途ごとにリストを分けたい場合は、「Create a different version of this applet」をクリックして別バージョンのアプレットを作成できます。その際、音声コマンドのフレーズが元のバージョンと重ならないように注意してください。

リストを見逃さないためのもうひとつの工夫

それでもダイジェストを読み忘れることが心配なら、Gmail側の設定で受信メールを自動転送し、普段使っている生産性向上ツール(Evernote、Slack、Trelloなど)に直接届くようにしましょう。理論上は、アイテムを受信できる専用メールアドレスを持つあらゆる生産性ツールにダイジェストを送ることができます。まずはお好みのサービスで試してみてください。

転送を実現するには、Gmailで「Daily Digestからのメールを判別して、操作なしで自動転送する」フィルタを作成します。

デイリーダイジェストの転送設定手順は以下の通りです。

1. Gmailを開きます。
2. 設定画面に移動します。

3. 「転送とPOP/IMAP」をクリックします。

4. 「転送先アドレスを追加」をクリックします。
5. 別ウィンドウで転送先のサービス(Trello、Evernoteなど)にアクセスし、割り当てられたメールアドレスを確認します。
6. 「転送先アドレスを追加」をクリックし、確認したメールアドレスをコピー&ペーストします。
7. IFTTTから送られてくる確認コードを、転送先のサービス側でチェックします。
8. 検索ボックス右端の下向き矢印をクリックします。
9. 「From」欄に「dailydigest@ifttt.com」と入力します。

10. 該当するメールに「Daily Digest」などのラベルを付けます。

11. 「フィルタを作成」をクリックします。
12. 「転送する」を選択し、ドロップダウンメニューから転送先のメールアドレスを指定します。

13. 必要な変更を保存して完了です。

これで、毎日届くダイジェストメールのコピーが、生産性ツールにも自動的に届くようになります。私は自分のTo Doリストを管理しているTrelloボードに保存するよう設定しています。朝にボードを確認して、すぐ対応すべきタスクを片付けながら、残りの情報を整理しています。

デイリーダイジェスト用のアプレットを試したら、ぜひIFTTTサイト上で、自分が使っている他のサービスと連携できるアプレットも探してみてください。きっと役立つものが見つかるはずです。