Excelの「シート保護」と「ブックの保護」の違いとは?設定手順をわかりやすく解説

Excelでは、ワークシート内の機密性の高いデータや、ブック全体の構造を、誤操作や意図的な編集から守りたい場面がよくあります。Excelにはデータを保護・セキュリティ管理するための機能がいくつか用意されており、その中でも特によく使われるのが「シート保護」と「ブックの保護」です。本記事では、この2つの機能の違いと、それぞれの具体的な設定方法について詳しく解説します。

「シート保護」と「ブックの保護」とは?

Microsoft Excelにおける「シート保護(Protect Sheet)」は、ワークシート内のデータが他のユーザーによって意図的・偶発的に編集・移動・削除されるのを防ぐ機能です。パスワード保護を使えば、シート上のセルをロックすることもできます。

一方、「ブックの保護(Protect Workbook)」は、非表示にされたワークシートの表示や、ブック全体に対する編集を制限する機能です。こちらもパスワード保護に対応しています。

シート保護とブックの保護の違いを事例で理解する

ここで一つの例を挙げてみましょう。ある企業が、従業員のスキルレベルや能力を測定するためにアセスメント(評価試験)を実施し、外部コンサルタントに委託することになりました。

各従業員は制限時間内に7つのアセスメントに取り組み、その得点は評価者がExcelスプレッドシートに記録します。EmployeeEvaluation(従業員評価)ワークシートには、従業員がフィードバックを記入する欄が設けられています。

同じブック内のAssessorsComments(評価者コメント)シートでは、評価者がフィードバックを入力します。評価者が得点とコメントを記入した後、そのスプレッドシートはマネージャーへ送られます。

最後にManagersComments(マネージャーコメント)シートにマネージャーが記入し、ブックは評価者へ戻されます。そして最終的に、評価者から従業員へフィードバックとして送付されるという流れです。

この運用では、評価者やマネージャーが記入した欄を従業員に編集されたくない部分が必ず出てきます。そこで活躍するのが、MS Excelの「シート保護」と「ブックの保護」のコマンドです。

MS Excelでのシート保護の設定方法

まずは、個別のワークシートを保護する方法を見ていきましょう。以下の手順に従ってください。

• 最初に、1つ目のワークシートEmployeeEvaluationを開きます。
• 次に、セルC17を選択します。これは従業員だけが編集できるようにしたい、従業員フィードバック専用のセルです。
• そのセルを右クリックし、「セルの書式設定」を選択します。

• 「セルの書式設定」ダイアログボックスで「保護」タブを開き、「ロック」のチェックを外します。

• 続いて「OK」をクリックします。
• 次に「校閲」タブに移動し、「保護」グループ内の「シート保護」を選択します。

• 「シート保護」ダイアログボックスで、シートの利用者に許可する操作を選択します。
• 今回は「ロックされたセル範囲の選択」のチェックを外します。これにより、従業員はロック解除されたセルC17しか選択できなくなります。
• あわせて「ロック解除されたセル範囲の選択」にチェックを入れ、自由に操作できるセルを有効化します。

• その後、このワークシートのパスワードを設定し、「OK」を押します。

• 続いて、「パスワードの確認」ダイアログボックスにもう一度同じパスワードを入力します。

• 最後に「OK」をクリックして完了です。
• これでセルC17以外がロックされ、編集できない状態になります。

• 残りの2つのワークシートのセルC7についても、同様の手順で設定を行います。

ポイント: 保護を解除したい場合は、以下の手順で行います。

• 再び「校閲」タブを開き、「シート保護の解除」を選択します。

• パスワードを入力して「OK」を押せば、保護が解除されます。

MS Excelでのブックの保護の設定方法

ブックを保護すると、ユーザーは非表示のシートを表示できなくなり、シートの追加・移動・削除・非表示・名前変更などもできなくなります。具体的な手順を見ていきましょう。

• ブック全体を保護するには、「校閲」タブに移動し、「保護」グループから「ブックの保護」を選択します。

• 「保護および構造」ダイアログボックスでパスワードを設定します。

• 続いて「OK」をクリックします。
• 「パスワードの確認」ダイアログボックスでもう一度パスワードを入力します。
• さらに「OK」をクリックします。

• この状態でいずれかのシートを右クリックすると、シートの挿入・非表示・名前変更・移動・削除ができなくなっていることが確認できます。

ポイント: この保護を解除するには、以下の手順を行います。

• 再び「校閲」タブを開き、「ブックの保護」をクリックします。
• 「ブック保護の解除」ダイアログボックスにパスワードを入力します。

• 「OK」をクリックします。
• これでブックの保護が解除され、シートの挿入・名前変更・移動・コピーなどが自由に行えるようになります。

覚えておきたい注意点

• パスワードの設定は任意ですが、パスワードを設定しない場合、シート保護は単なるオン/オフの切り替えのようなものになり、誰でもいつでも簡単に保護を解除できてしまいます。
• ワークシートやブックを保護する際は、英字・数字・特殊文字を組み合わせた強固なパスワードを設定することをおすすめします。

まとめ

本記事では、MS Excelにおける「シート保護」と「ブックの保護」の違いと、それぞれの具体的な設定手順を学びました。シート単位での編集制限には「シート保護」、シート構造そのものの保護には「ブックの保護」と、目的に応じて使い分けることが重要です。本記事に関するご意見やフィードバックがあれば、ぜひコメントでお知らせください。