OneDriveでOneNoteノートブックのアクセス許可を変更する方法

MicrosoftのOneNoteは、情報を整理・保存し、インターネット経由でメモを共有できるデジタルノートブックです。元となるバージョンはOneNote 2016で、Microsoft Office 2016向けに初めてリリースされました。このバージョンのノートブックは、パソコンのローカル環境に保存されます。現在、OneNote 2016には新機能が追加されていませんが、ローカル保存のノートブックを利用したいユーザー向けに、オプションとして引き続き提供されています。

OneNoteでは、友人や同僚、家族とノートブックを共有でき、複数人での共同編集が可能です。共有相手に編集権限を付与することもでき、参加者はノートの閲覧や完全な編集を行えます。すべての変更内容は自動的に更新されるため、チームでの情報共有に非常に便利です。

すでにOneNoteノートブックをOneDriveで共有している場合は、「閲覧のみ可能」か「編集も可能」かといったアクセス許可を柔軟に変更できます。本記事では、OneDrive上のOneNote 2016ノートブックのアクセス許可を変更する手順を、ステップごとにわかりやすく解説します。なお、権限を変更する前に、まずローカルに保存されたノートブックをOneDriveで共有しておく必要があります。

OneDrive上のノートブックのアクセス許可を変更する手順

スタートメニューからOneNoteを開き、共有済みのノートブックを表示します。ファイルタブをクリックし、共有を選択します。続いて「Peopleと共有」(Share with People)をクリックしてください。

「Shared with」(共有相手)の一覧から対象のユーザー名を選び、右クリックします。ドロップダウンメニューから、以下の2つのオプションのいずれかを選択してアクセス許可を変更できます。

• 「Can View」(閲覧可能): ノートブックの閲覧のみを許可する場合に選択します。
• 「Can Edit」(編集可能): ノートブックの編集権限を付与する場合に選択します。

ノートブックへのアクセス自体を取り消したい場合は、「Remove User」(ユーザーの削除)を選択してください。

また、OneNoteではメールを使ってノートブックへユーザーを招待することもできます。ノートブックを開いてほしい相手にメールで招待状を送るだけで、簡単に共有できます。以下の手順で招待しましょう。

メールでノートブックへの招待を送る方法

OneNoteを開き、共有したいノートブックを選択します。ファイルをクリックし、共有を選択してください。

「Share with People」の欄に、共有したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。

画面右侧のドロップダウンメニューから、相手にノートブックの編集を許可するか、閲覧のみを許可するかを選択します。

必要に応じて空欄にメッセージを追加し、「Share」(共有)をクリックすると、メールでの招待状が送信されます。

ノートブックの共有リンクを作成する方法

OneNoteでは、ノートブックへのリンクを生成して、他の人が閲覧や編集できるようにすることも可能です。このリンクを受け取った人は、さらに自分の友人と共有できるため、より多くの人にノートブックを見てもらえます。共有リンクを作成するには、以下の手順に従ってください。

OneNoteを開き、共有リンクを生成したいノートブックを選択します。ファイルをクリックし、共有を選択して、「Get a Sharing Link」(共有リンクの取得)をクリックします。

次に、以下のいずれかのオプションを選択します。

• 「View Link」(閲覧リンク): 相手がノートブックを閲覧のみできるリンクを作成します。
• 「Edit Link」(編集リンク): 相手がノートブックを編集できるリンクを作成します。

「Create Link」(リンクの作成)をクリックすれば、共有リンクが生成されます。

後になって考えが変わり、リンクを無効にしたくなった場合も安心です。共有リンクを無効化すれば、リンクを持っている人はノートブックを閲覧・編集できなくなります。無効化の手順は以下の通りです。

ファイルをクリックし、共有を選択して、「Get a Sharing Link」を開きます。

「View Link」または「Edit Link」の横にある「Disable Link」(リンクの無効化)をクリックしてください。

出典: office.com