Excelのクイックアクセスツールバーに「ブックの共有」ボタンを追加する方法

Office 365をご利用の方の中には、Microsoft Excelの「校閲」タブにある「ブックの共有」機能に関連するボタンを見つけにくいと感じている方が多いのではないでしょうか。実はこの機能は深い階層に隠されており、初期状態では表示されないようになっています。Microsoftは、Excelにはワークブックを共有するより優れた方法が用意されているため、この従来機能を目立たなくしたとしています。とはいえ、どうしても使いたい場面もあるはずです。この記事では、「ブックの共有」ボタンをクイックアクセスツールバーに追加して、いつでもすぐに呼び出せるようにする手順を詳しく解説します。

クイックアクセスツールバーに「ブックの共有」ボタンを追加する手順

クイックアクセスツールバーは、よく使う操作をワンクリックで実行できる小さなボタンをまとめておく場所です。Excelウィンドウ左上の「上書き保存」ボタンの横に配置されています。

まず、「ファイル」メニューをクリックし、表示された一覧から「オプション」を選択します。

次に、左側のペインから「クイックアクセスツールバー」を選びます。

続いて、「コマンドの選択」のドロップダウンリストを展開し、「すべてのコマンド」を選択してください。

リストを下へスクロールして、「ブックの共有 (レガシー)」という項目を探します。見つかったらそれを選択し、「追加」ボタンをクリックしましょう。

最後に「OK」をクリックして設定を完了します。

これで、新しく追加された「ブックの共有」ボタンがExcelウィンドウの上部に表示されるようになります。

同じ手順で追加できるその他の便利なボタン

上記とまったく同じ手順で、以下のボタンもクイックアクセスツールバーに追加できます。

• 変更履歴ボタン
• 保護と共有ボタン
• ブックの比較と統合ボタン

なお、一部の記事ではこれらのボタンが「校閲」タブに表示されていると紹介していることがあります。しかし、上記の手順を実行すると、ボタンはリボンの「校閲」タブではなく、クイックアクセスツールバー側に追加される点にご注意ください。

使用前に知っておきたい注意点

設定を変更する前に、本当にこれらの従来機能が必要かどうかを確認しておきましょう。「ブックの共有」機能には多くの制限があり、現代のExcelでは推奨されていません。ほとんどのユーザーは、代わりに「共同編集(Co-Authoring)」機能を使うことを好んでいます。共同編集は、複数人でリアルタイムに同じブックを編集できる、共有ワークブックの代替となる最新機能です。

お使いのバージョンのExcelが共同編集に対応している場合は、複数人で同時にExcelブックを編集・共同作業する方法についての記事もぜひ参考にしてみてください。