Yammerの効果的な使い方 – 初心者向けステップバイステップガイド

Yammerは、Microsoftが提供するグループコミュニケーションツールで、企業内に独自のソーシャルネットワークを構築できます。このガイドでは、Yammerを導入・活用するための初心者向けポイントをわかりやすく解説します。

Yammerを効果的に使う方法

この記事では、以下のトピックについて順番に説明していきます。

1. サインアップの方法
2. はじめ方
3. 押さえておきたい基本機能
   • グループとメッセージ
   • フォローと添付ファイル
   • 検索とプロフィール設定

1] Yammerへのサインアップ方法

Yammerは無料で利用でき、必要なのは会社のドメインメールアドレスだけです。誰でもサインアップできますが、まずは管理者権限を持つ担当者に依頼して、yammer.comから企業プロフィールを作成してもらうことをおすすめします。

2] Yammerのはじめ方

最初に行うべきは、会社の利用計画に合わせて適切なグループを作成することです。グループを作成したら、社員をそれぞれのグループへ招待しましょう。その後、全員にYammerの基本的な使い方を共有しておけば、導入はスムーズに進みます。ここからは、誰もが知っておくべきYammerの基本機能を紹介します。

3] 押さえておきたいYammerの基本機能

サインアップが完了したら、以下の項目を確認してYammerの基礎をマスターしましょう。

1. グループ
2. メッセージ
3. フォロー
4. 添付ファイル
5. 検索
6. プロフィール設定

1] Yammerグループ

必要なグループを作成し、メンバーを追加するのがおすすめです。そうすることで、会話をカテゴリ別に見つけやすくなります。

• グループを作成するには、画面左側の「グループの作成」リンクをクリックします。
• 内部グループまたは外部グループを選択して作成できます。
• メンバーを追加し、全社員に公開するか、グループメンバーのみに限定するかを決めます。

外部グループを作成すると、他社のメンバーともコラボレーションが可能になります。

2] メッセージ

• メッセージを投稿するには、本文を入力して「投稿」をクリックします。
• 特定のグループやユーザーに制限されていないメッセージは、すべてのフォロワーに表示されます。
• 特定の人にメッセージを送りたい場合は、次の2つの方法があります。
  • @で相手を指定する。ただしこの方法は公開され、ネットワーク上の誰でも閲覧できます。
  • ダイレクトメッセージを送る。こちらは常に非公開です。

@メンションはどこでも投稿できますが、プライベートメッセージを送るには、検索で相手を見つけて「メッセージを送信」ボタンをクリックします。プライベートな会話には、後から他のメンバーを追加することも可能です。

3] フォロー

フォローできるのは「人」と「ハッシュタグ」の2種類です。

• メンバーディレクトリで相手を探し、フォローボタンをクリックします。
• タグを見つけたらクリックすると、そのタグが付いた会話の一覧が表示されます。そこでフォローボタンを押しましょう。

4] 添付ファイル

メッセージにファイルを添付するには、メッセージボックス下のYammerアイコンをクリックし、添付したいファイルを選択します。

すべてのファイルを一元管理したい場合は、左上の設定アイコンをクリックして「ファイル」を選びます。「ファイルのアップロード」ボタンから、対応形式のファイルをアップロードできます。

5] 検索

Yammerの検索機能を使えば、メッセージ、人、グループ、タグを簡単に見つけられます。検索結果ページには詳細検索機能も用意されており、特定のグループ内や日付範囲を指定して絞り込むことも可能です。

6] プロフィール設定

全員にプロフィールを設定し、写真を追加することをおすすめします。部署名、メールアドレス、所在地、専門分野、連絡先、メッセンジャー情報、FacebookやLinkedInのプロフィールなどを登録できます。同じページから、パスワードの変更、自分のアクティビティ、接続アプリ、通知設定の管理も行えます。

通知設定は特に重要です。あらゆる出来事に対してメールや通知が多すぎると感じたら、通知設定を開いて不要な項目のチェックを外しましょう。

これらのポイントを押さえれば、Yammerをスムーズに使い始められるはずです。まだ不明な点がある場合は、ぜひコメントでお知らせください。