SharePointのライブラリやリストでバージョン管理を有効にする方法

SharePointのバージョン管理（バージョニング）機能を使えば、ライブラリ内のファイルに変更が加えられるたびに、その内容を保存・追跡し、必要に応じて以前の状態に復元できます。この機能により、サイトに投稿されるコンテンツをユーザー自身が細かくコントロールできるようになります。ここでは、SharePoint 2016において、ドキュメントライブラリとリストそれぞれに対してバージョン管理を有効化する手順をわかりやすく解説します。

SharePointのライブラリ／リストでバージョン管理を有効にする

SharePointのリストやライブラリのバージョン管理を利用すると、情報を時系列で追跡・管理でき、アイテムの履歴から過去のバージョンを表示したり復元したりすることが可能になります。有効にすると、変更が保存されるたびに新しいバージョンが履歴に追加されます。保存するバージョンの数や、下書き（マイナー）バージョンの表示範囲は、リストやライブラリごとに個別に設定できます。（出典：Office.com）

バージョン管理は、「過去のバージョンのファイルやアイテムを確認したい」「誤って変更したファイルを元に戻したい」といった場面で特に威力を発揮します。SharePointのリストやライブラリでバージョン管理を有効にするには、以下の4つのステップを実行します。

1. 「設定」グループからライブラリ設定またはリスト設定を開く
2. 「バージョン設定」ページに移動する
3. ドキュメントライブラリのバージョン管理を構成する
4. リストのバージョン管理を構成する

なお、OneDrive for Businessサイト上にすでにあるライブラリでバージョン管理が無効になっている場合でも、いつでも後から有効に切り替えることが可能です。

1. ライブラリ設定／リスト設定を開く

まず、バージョン管理を有効にしたいSharePointのライブラリまたはリストを開きます。

リボンの「ライブラリ」タブまたは「リスト」タブを選択し、「設定」グループにある「ライブラリの設定」または「リストの設定」をクリックします。

2. 「バージョン設定」ページへ移動する

「ライブラリの設定」画面が開いたら、青色のリンクで表示されている「バージョン設定」をクリックします。

3. ドキュメントライブラリのバージョン管理を構成する

[画像出典：Office.com]

「バージョン設定」ページに移動したら、以下の項目の中から必要なオプションにチェックを入れて、バージョン管理を有効にします。

• 送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を要求する
• このドキュメントライブラリ内のファイルを編集するたびにバージョンを作成する（メジャーバージョンのみ、またはメジャー／マイナーバージョン両方から選択可）
• 保持するバージョン数および下書きの数に上限を設定する
• 下書きアイテムを閲覧できるユーザーを指定する
• 編集前にドキュメントのチェックアウトを必須にする

4. リストのバージョン管理を構成する

リストの場合も同様に、「バージョン設定」ページで必要なオプションにチェックを入れることで、バージョン管理を有効にできます。

もし何らかの理由で、SharePointのリストやライブラリのバージョン管理を無効にしたい場合は、上記と同じ手順を繰り返し、「バージョン設定」ページで「バージョン管理なし」を選択してください。あわせて、「コンテンツの承認を要求する」も「いいえ」に設定しておくとよいでしょう。

なお、リストの管理権限を持つユーザーであれば、誰でもライブラリのバージョン管理をオン／オフできます。バージョン管理は、予定表、問題管理リスト、カスタムリストを含むすべての既定のリスト種類のアイテムで利用可能です。