超多忙な人からメールの返信をもらうための6つの実践テクニック

道ですれ違う人に「こんにちは」と声をかけても、無視された経験はありませんか?たった一言の挨拶が返ってこないだけで、人はどれほど小さな存在に感じてしまうか。しかし同時に、相手からの反応を引き出すためにできることはたくさんあります。メールも同じです。

では逆のシチュエーションを想像してみてください。すれ違った相手がちらっとあなたを見て、そっけなく挨拶をしてすぐに目を逸らしたら、あなたは返事をするでしょうか?一方で、相手がまっすぐ目を見て、満面の笑みで挨拶してくれたら――しかも名前まで呼んでくれたら!返事をしようという気になる確率はぐっと上がりますよね。

メールでも同じことが言えます。ただし、表情や声のトーンの代わりに、「返信」ボタンを押してもらうためのまったく別のルールが存在します。この記事では、筆者が長年学んできたコツを紹介します。これらを実践すれば、非常に忙しい人からでもメールの返信をもらえる可能性が大きく高まるはずです。

なぜ返信が必要なのか?

数年前に転職したとき、前職よりはるかに忙しい人たちばかりの会社に入りました。プロジェクトの仕事を終わらせる時間すらギリギリで、メールへの返信は優先順位をつけて処理するタスクになっていました。そこで私はすぐに気づいたのです。一定のフォーマットやアプローチを使わずにメールを送ると、何日経っても返信が来ないどころか、永遠に来ないこともあると。

誰か――特に極めて忙しい人――にメールを送るとき、最初にすべきことは、自分がなぜその人にメールを送るのか、その理由を簡単に整理することです。相手が忙しく、あなたのメールの優先度が十分に高くなければ、それはTo-Doリストのどこかにしまわれ、時間ができたとき(おそらく来ないとき)に処理されるだけでしょう。忙しい人にとってメールの管理は大変です。相手が忙しければ忙しいほど、戦略を間違えれば返信をもらえる可能性は下がります。

メールを送るだけの重要性を説明できるなら、さっそく始めましょう。

質問をする――できれば相手自身について

2012年、ハーバード大学の研究者たちは脳スキャンまで行った徹底的な研究を実施し、人が自分について語るときに実際に「生化学的な快感(バズ)」を得ることを発見しました。権力のある人ほど――多くの超多忙な人がそうであるように――自分語りを楽しむ傾向があります。話したいことだらけですからね。

つまり、メールの中に相手自身に関する個人的な質問という「ニンジン」をぶら下げれば、自分について語ることで得られる小さな高揚感という報酬で相手を誘惑できるのです。壇上に立って語りたいと思っている人もたくさんいます。その機会を与えてあげましょう。

相手が取り組んでいるプロジェクトの進捗を尋ねるだけでもいいでしょう。親しい間柄で家族の話題をよくするなら、ご家族の様子を聞いてみてもいい。みんなが話題にしている大きな試合があるなら、その感想を聞いてみましょう。相手に返信する機会を与え、仕事のことを考えすぎずに一息つけるようにしてあげるのです。その質問の後に、本来聞きたかった仕事関連の質問を続ければ、意見を求められたことで「自分の話ができる」という欲求が刺激されます。

ボーナスのコツ: 共通点を使いましょう。子供のこと、野球好き、何でも構いません。まず個人的なつながりを作れば、相手がメールを後回しにする可能性は低くなります。

緊急性のある件名を選ぶ

忙しい人は自然とメールに優先順位をつけますが、場合によってはメールを開かずに件名だけを見て判断します。だからこそ、迅速な返信がほしいなら件名の重要性は計り知れません。散らかった受信箱の中で目立つ件名にするための工夫を参考にしてみてください。

要するにこういうことです:今すぐ返信がほしいなら、なぜ件名に「重要:」や「至急:」を付けないのでしょうか?こうするのは何も悪いことではなく、むしろそうした件名を目印にして受信箱で最初に手をつけるべきものを判断している忙しい人には役立ちます。ただし、くだらない重要でない件で使えば「狼少年」になり、やがてメールが完全に無視されるようになりますよ!

短く簡潔にまとめる

ここで筆者は矛盾した立場になります。長文記事を書く人間が「短く簡潔に」と説くのかって?はい、まさにそれを言います。これはメールの話です。新入社員1年目に学んだ教訓があります。「PILE」。筆者が考えた頭字語で、「People Ignore Long Emails(人は長いメールを無視する)」の略です。

長く凝ったメールを半年ほど無視され続けた後、新しいやり方を試しました。要点だけを述べた、とても短いメールを書くことにしたのです。余分な詳細は省き、メールの最後に「詳しい情報が必要なら提供します」と添えました。

メールを削ぎ落としていくうちに、十分短くなったと思ってもさらに削りました。自問してください。この一文は本当に必要か?自分の知識量を誇示するためだけの情報ではないか?本題に関係ないのでは?言葉を削り、素早く本題に入る。こうし始めた途端、返信率は急上昇しました。メールを一行まで削れれば、即座に返信がもらえる可能性はかなり高いです。

ちょっとした特典を用意する

正直に言えば、人間とは自己利益を追求する生き物です。「自分にもメリットがある」と感じれば、人は行動を起こしやすくなります。メールでは、こんな結び方が効果的です。

「それについてお話しできる都合の良い日時をご返信ください。コーヒーは私のおごりで!」

返信ボタンを押すだけで無料のコーヒー?十分なインセンティブです。さらに重要な案件――例えば何かを売り込んだり新規クライアントを獲得しようとしているなら――遠慮なくランチをおごると申し出ましょう。その小さな投資は十分に見合います。人は無料のランチが大好きですから。

第三者を巻き込む

何度かメールを送り、上記のすべての戦術を試しても返信がないなら、切り札を出すときです。私はこの最後の2つの戦術を、慢性的にメールを無視する人に対して使っています。最初の「大砲」は、状況に関係する第三者を巻き込むこと。上司や、その人の返信がないせいで停滞しているプロジェクトの共同作業者などです。

これは1通目、2通目、3通目のメールでやるべきことではありません。しかし、明らかに無視されているなら、もう1通丁寧なメールを書き、関係者をCCに入れましょう。上司のような上位の人物であれば、相手は権限のある立場だと認識し、すぐに返信してくるはずです。これまで対処してきた慢性的な無視者たちに対して、このCC方式は99%の割合で返信を引き出しました。観客がいることで会話の性質が変わり、突然優先度が上がるのです。

粘り強くリマインダーを送る

映画『ショーシャンクの空に』やスティーヴン・キングの原作小説をご覧になった方なら、アンディ・デュフレーンが刑務所図書館のための資金を求めて州議会上院に毎週手紙を送り続けた場面を覚えているかもしれません。数百ドルと本の寄付を受け取った後、アンディは週2通の手紙でさらなる資金を要求し始めます。

この話のポイントは、粘り強さが功を奏するということです。うっとうしい、腹立たしい、イライラさせられると言われるかもしれません。しかし、重要なことへの回答がどうしても必要なら、前回のメールを受け取ったかどうかを丁寧に繰り返し尋ねれば、次の2つの望ましい効果のどちらかが生まれます。相手が受信箱を掘り返してあなたのメールを探すようになるか、あるいは、返信するしかあなたを黙らせる方法がないと悟るかです。これは明らかに最終手段ですが、効果のある解決策でもあります。

皆さんはメールの返信を早くもらうためにどんなテクニックを使っていますか?うまくいっている方法があれば、ぜひコメント欄で共有してください!