メールの連絡先をインポート・エクスポートする方法|Outlook・Gmail・Thunderbird対応ガイド

昨年の終わり頃、私はウェブホストの移行作業でミスをしてしまい、メールアカウントに関して悪夢のような経験をしました。端的に言えば、大量のメールと、それらのメールに関連付けられた多くの連絡先情報を失ってしまったのです。PC、Mac、スマートフォンなど、デバイス自体は定期的にバックアップしていても、個々のソフトウェアやそのデータについては、意外とおろそかにしがちなものです。

連絡先のエクスポートとメールのバックアップは、常にやっておく価値があります。ほんの数分で完了する作業ですが、いざという時にあなたを救ってくれるでしょう。

Outlookの連絡先をエクスポートする方法

ファイル>開く&エクスポート>インポート/エクスポートの順に進みます。ダイアログボックスが表示されたら、ファイルにエクスポートを選択し、続いてカンマ区切り値(CSV)を選びます。次の画面ではフォルダの一覧が表示されるので、連絡先フォルダを見つけて、エクスポートするCSVファイルにわかりやすい名前を付けてください。

次の画面はそのまま進んでも構いませんし、「フィールドのユーザー設定」で内容を変更することもできます。フィールドとは、連絡先リスト内の変数(氏名、メールアドレス、電話番号など)のことです。限られた項目だけをエクスポートしたい場合は、フィールドのクリアを押せば、必要なフィールドだけを追加し直せます。下の画像はCSVファイルに便利なビジネス向けの項目例です。これらのパラメータに一致しない行をCSVファイルから削除すれば、より整理されたリストになります。

Outlookには、他にも2つのエクスポート形式が用意されています。

• Outlookデータファイル(.pst): メッセージなどのデータを含み、パソコン上に保存できるデータファイルです。メールメッセージや重要なデータをダウンロードして保存したり、メールをまとめて1つの.pstファイルにアーカイブしたりできます。メールサーバーの容量が問題になる場合、エクスポートやアーカイブによってサーバー上の空き容量を確保できます。主にPOP3アカウントで使われる形式です。
• オフラインOutlookデータファイル(.ost): Microsoft Exchange、Outlook.com、Gmail、IMAPアカウントなど、その他のほとんどのメールアカウントタイプは、メッセージや重要なデータを.ostファイルにエクスポートします。重要な情報はメールサーバー側にも配信・保存されており、その同期コピーがあなたのマシン上にも保管される仕組みです。

私自身、ウェブホスティングでのトラブル以前はメールアーカイブのバックアップなど考えたこともありませんでしたが、今では念のため2ヶ月に1回実施しています。メールサーバーの容量が限られている方は、保存後に削除することで貴重な容量を節約できますよ。

Outlookに連絡先をインポートする方法

Outlookへの連絡先のインポートも、同じように簡単です。再びファイル>開く&エクスポート>インポート/エクスポートを開きましょう。VCard、.csv、.txt、.pstなど、さまざまな形式からインポートできます。他のプログラムまたはファイルからのインポートを選択し、使用するファイル形式を選んでください。ここでは.csvを使います。インポートウィザードでは、重複データを置き換えるか、取り込む連絡先で上書きするか、重複を無視するかを選択できます。自分に合ったオプションを選びましょう。

インポートする連絡先ファイルを指定します。次の画面ではインポート先のフォルダを求められるので、一覧から連絡先フォルダを選択して「次へ」を押してください。エクスポート時と同様に、インポートするフィールドを編集するオプションもありますが、今回はデフォルト設定のまま進めます。

Gmailの連絡先をエクスポートする方法

Gmailの連絡先はオンラインで管理されているため、それほど心配はいりません。とはいえ、複数のメールクライアントに散在する連絡先リストを統一しておけば、何かと便利です。

まず、エクスポートしたいGmailアカウントにサインインします。画面左上の「Gmail」という文字をクリックし、連絡先を選択しましょう。すると、Gmailの連絡先(お使いであればAndroidの電話帳の連絡先も)がすべて表示された新しい画面に移動します。「その他」をクリックしてドロップダウンメニューを開くと、エクスポートのオプションが表示されます。

ダイアログボックスでは、いくつかの選択肢が用意されています。連絡先リスト全体、スター付きの連絡先、Google Circlesの連絡先、よく連絡を取る相手のリストなどから選べます。また、Gmail内で各レコードを個別のグループに追加していくことで、カスタムの連絡先リストを作成してエクスポートすることも可能です。その場合は、対象のレコードを選択して連絡先オプションバーから、1つのグループに追加していきます。

準備ができたら、エクスポート形式を選択します。Googleアカウント間での移行やApple製品への移行でない限り、Outlook CSV形式を選ぶのがおすすめです。これは標準化された形式で、大多数のメールクライアントで利用できます。保存すれば完了です!

Gmailに連絡先をインポートする方法

この手順はエクスポートと非常によく似ています。違うのは、Gmailにインポートしたいファイルを指定する点だけです。Gmailの連絡先ページに入ったら、先ほど押した同じ「その他」ボタンをクリックし、今度はインポートを選択します。すると、次のようなダイアログボックスが表示されます。

ファイルを選択したら、「インポート」を押すだけです。

Thunderbirdの連絡先をエクスポートする方法

上部ツールバーにあるアドレス帳を開きます。開いたらツール>エクスポートへ進みましょう。「名前を付けて保存」のダイアログボックスが表示されます。Thunderbirdは.csv、.ldif、.tab/.txt形式でエクスポートできます。

Thunderbirdの連絡先エクスポートには、特にOutlookへ移行する場合は、.csvまたは.tab/.txt形式を選ぶのがおすすめです。.ldifはMozilla ThunderbirdとAppleのアドレス帳の両方でサポートされていますが、Outlookではサポートされていません。もし.ldif形式のファイルに出くわしても、開けるソフトウェアがインストールされていない場合は、無料で入手できる変換ソフトを使えば.ldifを.csvに変換できます。

Thunderbirdに連絡先をインポートする方法

Thunderbirdに連絡先をインポートするには、エクスポートの代わりにインポートを選択し、画面の指示に従って進めるだけです。迷うことはありません!

これで完成です。あなたのアドレス帳には、大切な家族や友人、ビジネスパートナーの連絡先がぎっしり詰まっているはずです。

Outlook、Gmail、Thunderbirdでの連絡先のインポート・エクスポートに自信を持てるようになったでしょうか。実際のところ、ほとんどのメールクライアントでインポート/エクスポート機能は共通しているので、応用が利きます。それでは、良いメールライフを!

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