Windows 10でOneDriveを使いこなす!初心者向けクイックガイド

クラウドストレージサービスを選ぶのは意外と難しいもの。大手3社――Dropbox、Google Drive、そしてOneDrive――をはじめ、あまり知られていない選択肢も数多く存在します。DropboxやGoogle Driveを長年使ってきたけれど、そろそろ他のサービスも試してみたい、「OneDriveの方が自分に合っているのでは?」と考えている方もいるかもしれません。

そんな方はぜひこの記事を読み進めてください。読み終える頃には、OneDriveの優れた機能と初期設定の方法をしっかり理解できるはずです。確かなことがひとつあるとすれば、OneDriveは常に進化を続けており、その変化の多くはユーザーにとって良い方向へ向かっているということです。

OneDriveの主な機能

OneDriveには、他のサービスと同様に特定の場面で役立つ細かい機能が数多くありますが、ここではクラウドストレージとして不可欠なコア機能や、競合サービスとの差別化ポイントに絞ってご紹介します。

無料で使える5GBのストレージ

無料ユーザーの場合、OneDriveアカウントには最大5GBまでのデータを保存できます。使い方次第で、十分すぎる容量にも、物足りない容量にもなり得ます。

主にオフィス文書、表計算ファイル、テキストファイル、PDFスキャン、電子書籍、デジタルレシートなどを保存するのであれば、上限に達することはまずないでしょう。しかし、画像・音声・動画ファイルを混ぜ始めると、あっという間に上限にぶつかってしまいます。

そのため、メディアファイル以外の保存用途であればOneDriveをおすすめします(有料プランについては記事の最後で詳しく解説します)。どうしても有料にしたくない場合は、無料で15GBを提供しているGoogle Driveを選ぶのが賢明でしょう。

クロスプラットフォーム同期

OneDriveをはじめ多くのクラウドストレージサービスのメリットは、ファイルがサーバー上に保存され、すべてのデバイス間で自動的に同期されることです。例えば、ノートパソコンで作業した文書を、後からタブレットでスムーズに確認できます。常にすべてが同期された状態を保てるのです。

さらに、WebブラウザからもOneDriveアカウント全体にアクセスして閲覧できます。急にレポートやデジタル明細のコピーが必要になったときでも、文字通りどこからでもアクセスできるのが大きな強みです。

OneDriveはWindowsとMacに対応しており、Android、iOS、Windows Phone向けアプリも提供されています。Windows 10には標準搭載されているため、別途インストールは不要です。その他のOSの場合は、OneDriveのダウンロードページから入手できます。

リモートファイルアクセス

Windows 10のOneDriveには特別な機能があり、PC上のすべてのファイルやフォルダに、任意のWebブラウザからアクセスできます。残念ながら、Windows 8.1以前の環境では、この「リモートファイルアクセス」機能は利用できません。

有効化はとても簡単で、OneDriveの設定画面で該当オプションにチェックを入れるだけ。有効にした後は、OneDriveの公式サイトにログインし、サイドバーで自分のPCを選択するだけで、Cドライブや接続済み外付けドライブを含むシステム全体にアクセスできるようになります。

この機能を利用するには、対象のPCの電源が入っていてインターネットに接続されており、かつOneDriveデスクトップアプリ(Microsoft Store版ではなく従来型のアプリ)が起動している必要がある点にご注意ください。

ファイル履歴(バージョン履歴)

OneDriveにファイルを保存すべき素晴らしい理由のひとつが、ファイルに変更が加えられるたびにスナップショットが自動記録される仕組みです。これにより、任意のファイルを過去のバージョンに復元できるため、誤った編集や意図しない変更を即座に取り消せます。

かつてこのバージョン履歴機能はMicrosoft Officeの文書や表計算ファイル限定でしたが、現在ではすべてのファイル形式に対応しています。復元操作はOneDriveのWebサイトからのみ可能ですが、手順は非常にシンプルです。ファイルを右クリックして「バージョン履歴」を選択し、復元したいスナップショットを選んで「復元」をクリックするだけです。

オンデマンド ファイル

多くのクラウドストレージサービスの基本的な仕組みを思い出してください。ファイルはサービスのサーバーにアップロードされ、その後すべてのデバイスに同期されます。つまり、全ファイルのコピーが全デバイスに保存されることになり、ローカルストレージの大幅な無駄につながります。

オンデマンド ファイル(Files On-Demand)機能を使えば、ファイルを「オンラインのみ」状態としてマークできます。これによりローカルドライブからは削除されますが、OneDriveのサーバー上には保持されます。こうしたファイルは、実際にアクセスしたときだけダウンロードされ、「ローカルで利用可能」状態に変わります。使用後は再び「オンラインのみ」に設定すれば、ディスク容量を解放できます。

これは、Windows 10の空き容量を節約する数ある方法のひとつにすぎません。

インテリジェント検索

画像を保存すると、OneDriveはアップロード時に各画像を解析し、写り込んでいるテキストを自動抽出します。これにより、テキストによる検索で画像を見つけられるインテリジェント検索機能が活用できるようになります。

これは思った以上に実用的な機能です。スキャンしたレシート、ホワイトボードの写真、名刺、スクリーンショットなどを整理せずにアップロードしても、一瞬で目的の画像を見つけ出せます。さらに、このファイル内検索はOffice文書やPDFファイルにも対応しており、タイトルだけでなく本文の内容からも検索可能です。

OneDriveのセットアップ方法

ここまで読んで、OneDriveを試してみたくなりましたか?素晴らしい判断です!セットアップは非常に簡単です。特にWindows 10では、OSにOneDriveが最初から組み込まれているため、すぐに使い始められます。

1. スタートメニューを開き、「OneDrive」を検索します。
2. OneDriveアプリを起動します。
3. 「OneDriveへようこそ」画面で「開始」をクリックします。
4. Microsoftアカウントでサインインします。アカウントを持っていない場合は新規作成してください(セキュリティ対策も忘れずに行いましょう)。
5. OneDriveフォルダの保存場所を変更したい場合は「変更」ボタンをクリックします。既定の場所で問題なければ「次へ」をクリックします。
6. OneDriveの全データをWindows 10 PCと同期する場合は、「自分のOneDriveのすべてのファイルおよびフォルダーを同期する」にチェックを入れたままにします。同期から除外したいサブフォルダを選択することも可能です。設定後「次へ」をクリックします。
7. リモートファイルアクセス機能を使う予定がある場合は、「このPC上のファイルをフェッチするためにOneDriveを使用する」にチェックを入れたままにします。不要ならチェックを外します。最後に「完了」をクリックします。
8. これでセットアップ完了です!既存ファイルの同期が終わるのを待ちましょう。

以降は、OneDriveフォルダ(またはそのサブフォルダ)にファイルを追加・移動するだけで、自動的にOneDriveアカウントと同期され、サインイン中の他のすべてのデバイスからすぐに利用できるようになります。

有料プランは価値があるのか?

OneDriveのアップグレードプランには、以下の2つの選択肢があります。

1. 50GBプラン:ストレージ上限が5GBから50GBへ単純に引き上げられるプランです。月額2ドルで、その他の特典は付属しません。
2. 1TBプラン:Office 365サブスクリプション(月額7ドルまたは年額70ドル)でのみ利用可能です。大容量ストレージに加えて、1台のPCでWord、Excel、PowerPoint、Outlookを使用できます。

何らかのオフィスワークを行う方なら、Office 365サブスクリプションは非常におすすめです。ほとんどのユーザーにとって、買い切りのOffice 2016よりもサブスクリプション形式の方がお得でしょう。一方、ストレージ容量だけが必要な場合、50GBプランはやや割高に感じられます。同じ価格でGoogle Driveなら100GBを利用できるため、そちらへの乗り換えも検討する価値があります。

もしOneDriveの使用自体をやめたい場合は、WindowsからOneDriveを完全に無効化・削除する方法を解説した記事をご参照ください。

あなたはOneDriveについてどう思いますか?クラウドストレージサービス全般についてはいかがですか?データはどこに保管するのが好みですか?ぜひ下のコメント欄でお聞かせください!