Chrome拡張機能「Sortd」でGmailをTrello風タスクボードに変える方法

現代のビジネス環境では、メールがそのままタスクリストの役割を果たすことが少なくありません。タスク管理アプリとして定評のあるTrelloは優れたツールですが、実はChrome拡張機能「Sortd」を使えば、Gmailの中だけで同じようなタスク整理が実現できます。

Sortdは、Gmailに新しいレイヤーを追加する「スキン」タイプの拡張機能です。画面横の小さな赤いタブをクリックするとSortdビューに切り替わり、カンバンボード形式の画面が表示されます。列ごとにタスクを自由に追加・削除できるのが特徴です。

Sortdの仕組み

Sortdでは、左側のペインにすべてのメールが一覧表示され、右側にタスクボードが広がります。主な機能は以下のとおりです。

• メールをドラッグ＆ドロップで任意のタスクボードへ移動できる
• 同じドラッグ＆ドロップ操作でメールの並べ替えや配置変更が可能
• メールの件名を編集して、内容をよりわかりやすくできる
• タスクボードに新しい項目を手動で追加できる
• 複数のメールを1つのタスクにグループ化できる
• リスト名の変更や、リストの新規作成にも対応

• 項目を「完了」「アーカイブ」「却下」にマークしたり、色でハイライト表示できる
• メールをクリックするとプレビューがボード上に重ねて表示される（タスクボードに戻るにはプレビューを閉じる必要あり）
• プレビューモードでメールを「完了」にマークできる
• プレビューモードでメールにメモを追記できる
• メールをスヌーズして後回しにし、タスクを計画的に消化できる
• GmailのサイドバーでSortdのサマリーを確認できる

SortdでGmailを生産的に活用するコツ

機能が豊富なだけに、Sortdをいじりすぎてしまうかもしれません。しかし「整理すること」自体に夢中になるのは禁物です。大切なのは、整理を終えて実際に行動に移すこと。そこで、タスクボードの上手な運用方法をいくつかご紹介します。

1. 「今日」ボードを作る：毎朝、受信トレイを見直して、今日中に対応が必要な重要なメールをこのボードに追加します。
2. 「後で」ボードも用意する：明日以降や数日後に対応すればよいメールはここに入れ、件名を対応予定日に書き換えておくと便利です。その日が来たら「今日」ボードへ移動しましょう。
3. 「ToDo」ボードを作る：雑多な作業や小さなタスクを放り込んでおきます。期限に縛られない項目を対象に、空いた時間に随時消化していきましょう。
4. 「完了」ボードを作る：タスクが終わるたびにここへ移動します。今日達成したことがひと目でわかるのは、何より心地よいものですよ。
5. 定期的に見直す：各ボードをこまめに振り返り、自分の働き方に合わせて運用ルールをアレンジしていくのがおすすめです。

Sortdの弱点・課題

Sortdは優れたツールですが、改善の余地もあります。まず、タスク管理に欠かせないリマインダーやアラーム機能がない点が挙げられます。また、タスクリストを他のメンバーと共有できないため、チームでの利用にはやや不便です（とはいえ、個人利用では大きな問題ではないでしょう）。

より大きな課題は、同時に使えるのが1つのGmailアカウントだけという点です。個人用と仕事用など複数アカウントを切り替えて使っている場合、Sortdはどちらか一方でしか動作しません。

SortdをChromeにインストールする方法

公式サイトから早期ユーザーとして登録することもできますが、今すぐSortdを使い始める方法もあります。

SortdのChrome拡張機能ページにアクセスし、サインアップコード「MAKEUSEOF」を入力してインストールするだけです。1分ほどでセットアップが完了し、すぐにGmailの生産性向上を始められます。あわせて、Gmail向けのおすすめChrome拡張機能もチェックしてみてください。

なお、旧バージョンのChrome拡張機能をインストール済みの場合は、新しいSortdをダウンロードする前に必ずアンインストールしてください。新版では複数アカウント対応と期日設定機能が追加されましたが、リマインダーはまだ搭載されていません。開発者によると、近いうちのアップデートで対応予定とのことです。

Gmailユーザーの皆さんは、どんな工夫で生産性を高めていますか？お気に入りの拡張機能やテクニック、あるいはGmail公式のタスク管理機能などを活用した成功体験があれば、ぜひコメント欄でシェアしてください！