ExcelとWordを使って封筒に印刷する方法：初心者向けステップバイステップガイド

Microsoft Officeでは、封筒を1枚ずつ印刷することも、差し込み印刷を使って大量に一括印刷することも可能です。特に、大規模なメーリングリストに対してロゴや独自のカスタム要素を加えたい企業にとって、この機能は非常に便利です。

ここでは、Microsoft Excelを使って封筒に印刷する方法をご紹介します。なお、この操作にはMicrosoft WordとExcelの両方が必要です。Windows PCでもMacでも、Officeスイートを使用していれば同じ手順で実行できます。

ステップ1：宛先リスト（メーリングリスト）を作成する

まずは、郵送先となる受取人のリストを作成します。封筒を1〜2枚だけ印刷する場合はこのステップを省略できますが、大量の宛先を扱う場合には必須の作業です。

メーリングリストの作り方は以下の通りです：

1. Microsoft Excelを開きます。
2. 新しいスプレッドシートに「姓」「名前」「住所」「都道府県／州」「国名」「郵便番号」の列を作成し、連絡先情報を対応する列に入力していきます。このファイルがマスターメーリングリストになります。

1. 古いデータや誤った住所を印刷して時間とコストを無駄にしないためにも、この段階で住所内容を必ず確認しておきましょう。

ステップ2：封筒のデザインを整える

次に、Microsoft Wordで封筒テンプレートを準備します。この文書は、印刷時に宛先住所が自動的に挿入される土台となります。

手順は以下の通りです：

1. Wordで新規空白文書を開きます。
2. 「差し込み文書」タブを選択します。

1. 「封筒」をクリックします。

1. 封筒の用紙サイズを指定します。プレビューアイコンを選択してください。

1. 「封筒オプション」タブで、「封筒サイズ」のドロップダウンメニューを選択します。

1. 使用する封筒のサイズを選びます。Wordには一般的な封筒サイズがほぼ揃っていますが、「ユーザー設定のサイズ」から独自のサイズを指定することも可能です。

1. 続いて、「宛先住所」または「差出人住所」の横にある「フォント」をクリックし、それぞれのフォントを設定します。

1. 「OK」を選択します。

1. 最後に、ブランドロゴなどのカスタム要素を追加したい場合は、「文書に追加」をクリックします。封筒が通常のWord文書として開かれるので、普段どおりに編集できます。

ヒント：宛先住所の入力欄にサンプルの住所を入れておくと、印刷時の仕上がりを確認できます。リボンの「結果のプレビュー」をクリックすると、封筒のプレビューが表示されます。

ステップ3：プリンターの給紙方法を設定する

次に、Wordに対してプリンターの給紙方法を伝えます。これにより、封筒の各要素が正しい位置に配置された状態で印刷されるようになります。

給紙方法の設定手順：

1. 「差し込み文書」＞「封筒」をクリックします。

1. 「オプション」を選択します。

1. 「印刷オプション」タブを開きます。

1. 「給紙方法」ウィンドウで、封筒がプリンターにセットされる向きを選択します。給紙トレーの端に封筒を沿わせる方法を選ぶのがおすすめです。封筒の位置が正しくないと、宛先や差出人住所がずれて印刷されてしまうので注意しましょう。

1. 「表面を上に」または「表面を下に」を選択して、封筒をどちら向きでセットするかを指定します。

1. 「時計回りに回転」をクリックすると、封筒デザインを好みの向きに回転できます。

1. プリンターに複数の給紙トレーがある場合は、「フィード元」のドロップダウンメニューから正しいトレーを選択します。

ステップ4：差し込み印刷を開始してメーリングリストを連携する

いよいよ差し込み印刷の開始です。これにより、Wordがアドレス帳データソースから氏名と住所を自動的に挿入できるようになります。

手順は以下の通りです：

1. Wordで「差し込み文書」＞「差し込み印刷の開始」＞「封筒」をクリックします。

1. 「封筒オプション」タブを開き、設定内容を再確認して差出人住所を入力します。問題なければ「OK」をクリックします。
2. 「ファイル」＞「保存」で封筒テンプレートを保存します。

1. 「差し込み文書」＞「宛先の選択」＞「既存リストを使用」をクリックします。封筒を1枚だけ印刷する場合は「新規リストの作成」を、連絡先がすでにOutlookの配布リストとして保存されている場合は「Outlookの連絡先から選択」を選びましょう。

1. Microsoft Excelのスプレッドシートを選択し、確定します。

1. 修正が必要な住所がある場合は、「受信者リストの編集」を選択して変更できます。

1. リボンの「宛先ブロック」をクリックします。ウィンドウにはデータを挿入した際の住所ブロックの表示が確認でき、左側には氏名と住所の印刷形式に関するオプション一覧が表示されます。

1. 希望のオプションを選んで「OK」をクリックします。

ステップ5：封筒を印刷する

すべての確認が終わったら、差し込み印刷を完了させて、封筒に宛名を印刷しましょう。

1. 「完了と差し込み」を選択し、「文書の印刷...」をクリックします。

1. 最後に「すべて」にチェックが入っていることを確認して「OK」を選択します。

1. プリンターの設定が正しいこと、封筒が正しくセットされていることを確認して、再度「OK」をクリックします。これで封筒の印刷が始まります。

補足：封筒に直接印刷する代わりに、Wordで宛名ラベルを作成・印刷することもできます。「差し込み文書」＞「ラベル」をクリックすれば、宛名ラベルのダイアログボックスで詳細を入力できます。差し込み印刷を使えば、複数のラベルをまとめて作成することも可能です。

切手の貼り忘れにご注意を

残念ながら、Excelだけで封筒を印刷することはできません。しかし、MS WordとExcelを組み合わせれば、封筒への印刷作業は驚くほど簡単になります。このチュートリアルの手順に従えば、次の郵送物はあっという間に準備できるでしょう。最後に、切手代（送料）の支払いだけは忘れないようにしてくださいね！