Microsoft Excel および Word を使用して封筒を印刷する:ステップバイステップ ガイド

Microsoft Office を使用すると、封筒を個別に印刷したり、一括差し込み印刷として印刷したりできます。これは、ブランディングやその他のカスタム要素を広範なメーリング リストに追加する必要がある企業にとって非常に価値があります。

Microsoft Excel で封筒に印刷する方法は次のとおりです。これを機能させるには Microsoft Word と Excel の両方が必要であることに注意してください。この方法は、Windows PC または Mac のどちらで Microsoft スイートを使用しているかに関係なく機能します。

ステップ 1:メーリング リストを作成する

最初のステップは、メールの送信先となる受信者のリストを作成することです。 1 つまたは 2 つの封筒を印刷する必要がある場合は、この手順を省略できます。ただし、大規模なメーリング リストを扱う人にとって、この手順は不可欠です。

メーリング リストを作成するには:

<オル>

Microsoft Excel を開きます。

次の列を含む新しいスプレッドシートを作成します:名、姓、住所、州、国、郵便番号。連絡先をスプレッドシートにインポートし、この情報を対応する列に追加します。この文書がマスター メーリング リストになります。

<オル>

古いデータや間違ったデータを印刷して時間とお金を無駄にしないために、このステップで住所を確認することが重要です。

ステップ 2:封筒をデザインする

次に、Microsoft Word で封筒テンプレートを準備する必要があります。これは、自動的に印刷するときに受信者のアドレスを入力するように設定するドキュメントです。

そのためには:

<オル>

Microsoft Word で空の文書を開きます。

[メーリング] タブを選択します。

<オル>

「封筒」をクリックします。

<オル>

次に、封筒の用紙サイズを指定します。これを行うには、「プレビュー」アイコンを選択します。

<オル>

[封筒オプション] タブで、[封筒サイズ] の下のドロップダウン メニューを選択します。

<オル>

封筒に必要なサイズを選択します。 Word には最も一般的な封筒サイズが含まれていますが、[カスタム サイズ] をクリックして独自の封筒サイズを指定することもできます。

<オル>

次に、[配送先住所] ボックスまたは [返送先住所] ボックスの横にある [フォント…] を選択して、両方のオプションに必要なフォントを設定します。

<オル>

「OK」を選択します。

<オル>

最後のステップでは、必要に応じてブランディングとカスタム要素を追加します。これを行うには、「ドキュメントに追加」をクリックします。これにより、エンベロープが通常の Word 文書として開くので、通常どおりに編集します。

注:配送先住所テキスト ボックスでサンプル住所を使用すると、封筒が印刷されたときにどのように表示されるかを確認できます。エンベロープをプレビューするには、リボンで [結果のプレビュー] をクリックします。

ステップ 3:プリンタの送りを設定する

次のステップは、Microsoft Word にプリンター フィードの仕組みを伝えることです。これにより、すべての要素が適切に構成された状態で封筒が正しく印刷されるようになります。

プリンタの送りを設定するには:

<オル>

[差し込み文書]> [封筒] をクリックします。

<オル>

オプションを選択します。

<オル>

「印刷オプション」タブをクリックします。

<オル>

[給紙方法] ウィンドウで、封筒をプリンタに給紙する方向を選択します。封筒をプリンターにセットしやすくなるため、封筒が給紙トレイの端に接する方法を選択することをお勧めします。封筒が正しく配置されていない場合、配送先住所と返送先住所がずれる可能性があることに注意してください。

<オル>

上向きまたは下向きを選択して、エンベロープをどちらを上にしてロードするかを定義します。

<オル>

「時計回りに回転」をクリックして、エンベロープのデザインを好みに合わせて回転します。

<オル>

プリンタに複数の給紙トレイがある場合は、[給紙元] の下のドロップダウン メニューをクリックして正しいトレイを選択します。

ステップ 4:差し込み印刷を開始し、メーリング リストをリンクする

差し込み印刷を開始します。これにより、Microsoft Word がアドレス一覧データ ソースから名前と住所を自動的に追加できるようになります。

そのためには:

<オル>

Word で、[差し込み文書]> [差し込み印刷の開始]> [封筒] をクリックします。

<オル>

「エンベロープ オプション」タブをクリックします。 [エンベロープ オプション] ダイアログ ボックスの設定を再確認し、返送先住所を追加します。設定が完了したら、「OK」をクリックします。

[ファイル]> [保存] をクリックして、封筒テンプレートを保存します。

<オル>

[メーリング]> [受信者の選択]> [既存のリストを使用] をクリックします。 1 つの封筒にのみ印刷する場合は、「新しいリストを入力」を選択します。同様に、連絡先がすでに Microsoft Outlook に配布リストとして保存されている場合は、[Outlook の連絡先から選択] を選択できます。

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Microsoft Excel スプレッドシートを選択し、選択内容を確認します。

<オル>

アドレスを編集する必要がある場合は、[受信者リストの編集] を選択してアドレスを変更できます。

<オル>

リボンの [アドレス ブロック] をクリックします。このウィンドウには、データが挿入されたアドレス ブロックがどのように表示されるかが表示されます。左側には、名前と住所の印刷方法に関するオプションのリストが含まれています。

<オル>

オプションを選択し、[OK] を選択します。

ステップ 5:封筒を印刷する

すべてが正しい場合は、差し込み印刷を完了し、封筒に住所を印刷します。そのためには:

<オル>

[完了して結合] を選択し、[ドキュメントを印刷] を選択します…

<オル>

最後に、「すべて」にチェックが入っていることを確認して、「OK」を選択します。

<オル>

プリンタの設定が正しく、封筒が正しく配置されていることを確認してから、もう一度 [OK] を選択します。プリンターで封筒の印刷が開始されます。

注:封筒に直接印刷する代わりに宛名ラベルを使用したい場合は、Word でラベルを作成して印刷することもできます。 [宛名ラベル] ダイアログ ボックスで詳細を追加するには、[宛名]> [ラベル] をクリックします。差し込み印刷を使用して複数のラベルを作成することもできます。

スタンプも忘れずに

残念ながら、Excel だけを使用して封筒を印刷することはできません。ただし、MS Word と Excel を組み合わせれば、封筒の印刷プロセスは驚くほど簡単になります。このチュートリアルを使用すると、次のメールのバッチをすぐに送信できるようになります。送料を支払うことを忘れないでください。