Outlookフォルダーの作成と管理を徹底解説!Windows・macOS対応ステップバイステップガイド

Microsoft Outlookでカスタムフォルダーやサブフォルダーを活用すれば、メールをきちんと分類でき、受信トレイの乱雑さを解消しながら、重要なメッセージを見逃さず優先的に処理できるようになります。この記事では、デスクトップ版とモバイル版のOutlookでフォルダーを作成・管理する具体的な手順を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

Windows・macOS版Outlookでフォルダーを作成する

WindowsおよびmacOS向けのMicrosoft Outlookアプリでは、メールアカウントに自由にカスタムフォルダーやサブフォルダーを追加でき、メッセージを手動で移動したり、自動ルールで振り分けたりすることが可能です。

カスタムフォルダーの新規作成

Microsoft Outlookでカスタムフォルダーを作成する手順は以下の通りです。

1. サイドバーにあるメールアカウントを右クリックします。
2. 「新しいフォルダー」を選択します。
3. フォルダー名を入力してEnterキーを押します。

サブフォルダーの作成方法

既存のフォルダーの下にサブフォルダーを作ることで、より細かいメール整理が実現できます。

1. サイドバーの既定フォルダー(受信トレイや送信済みアイテムなど)、または作成済みのカスタムフォルダーを右クリックします。
2. 「新しいフォルダー」を選択します。
3. サブフォルダー名を入力してEnterキーを押します。

ポイント: 親フォルダー1つに対して、複数のサブフォルダーを作成できます。プロジェクトごとや送信者ごとなど、用途に合わせた階層構造を設計しましょう。

フォルダー間でメッセージを移動する

最も手軽なのはドラッグ&ドロップ操作です。メッセージをクリックしてそのままサイドバーの目的のフォルダー上にドラッグし、離すだけで移動が完了します。Ctrlキー(Macの場合はCmdキー)を押しながら複数のメールを選択すれば、まとめて一度に移動することもできます。

ドラッグ&ドロップ以外の方法としては、以下の手順もあります。

1. 移動したいメール(複数可)を選択します。
2. 右クリックして「移動」サブメニューからカスタムフォルダーを選びます。リストに表示されていない場合は「その他のフォルダー」を選択し、「アイテムの移動」ポップアップウィンドウから目的のフォルダーを指定してください。

ポイント: 「移動」サブメニュー内の「フォルダーへコピー」を使うと、元の場所にメールを残したままコピーできます。移動ではなく複製したい場合に便利です。

カスタムルールでメールを自動振り分けする

Outlookには、条件に合致したメールを自動的にフォルダーへ移動させる「ルール」機能が備わっています。例えば、特定の差し込み先からのメールを専用フォルダーへ振り分けるには、以下のように設定します。

1. 受信トレイを開き、該当する差出人からのメールを右クリックして「ルール > ルールの作成」を選択します。「ルールの作成」ダイアログが表示されます。
2. 「差出人」のチェックボックスをオンにし、続けて「受信者名」のチェックボックスも有効にします。プルダウンメニューから、その差出人からのメールを受信しているメールアカウントを選びましょう。
3. 「指定したフォルダーに移動する」ボックスにチェックを入れ、振り分け先のカスタムフォルダーを選択して「OK」をクリックします。

さまざまなルールや条件を試したい場合は、「ホーム」タブから「ルール > ルールと通知の管理」を選択してください。Mac版Outlookでは、メニューバーから「ツール > ルール」を開きます。

カスタムフォルダーの管理方法

Outlookで作成したカスタムフォルダーは、サイドバーの既定フォルダーの隣に表示され、以下のような操作で柔軟に管理できます。

• フォルダーの位置を移動: フォルダーをドラッグして一覧内を上下に移動させ、2つの項目の間に区切り線が表示されたタイミングで離します。別のフォルダーの上にドロップすれば、サブフォルダーとして配置することも可能です。
• フォルダー名の変更: フォルダーを右クリックして「名前の変更」を選択し、新しい名前を入力します。
• フォルダーの削除: フォルダーを右クリックして「フォルダーの削除」を選びます。フォルダー内のメッセージは元の場所へ自動的に戻ります。フォルダーごと内容物も消去したい場合は「すべて削除」を選択してください。
• お気に入りへの追加: フォルダーを右クリックして「お気に入りに追加」を選ぶと、サイドバーのお気に入りセクションに表示され、素早くアクセスできるようになります。

Outlook Webアプリ(Outlook.com)でフォルダーを作成する

ブラウザー版のOutlookでもフォルダー作成の手順は基本的に同じですが、ユーザーインターフェースにいくつか違いがあります。

Outlook.comでフォルダーを作成する

1. Outlook.comのWebアプリを開きます。
2. サイドバーを下方向にスクロールし、「新しいフォルダーの作成」を選択します。
3. フォルダー名を入力して「保存」をクリックします。

Outlook.comでサブフォルダーを作成する

1. サイドバーの既定フォルダーまたはカスタムフォルダーを右クリックします。
2. 「新しいサブフォルダーの作成」を選択します。
3. サブフォルダー名を入力して「保存」をクリックします。

アイテムをフォルダーへ移動する

受信トレイのアイテムは、ドラッグ&ドロップでカスタムフォルダーへ移動できます。あるいは、メッセージを右クリックして「移動」サブメニューからフォルダーを指定する方法もあります。

複数のアイテムをまとめて移動することも可能です。Ctrlキー(MacならCmdキー)を押しながらメールをクリックすると選択モードになります。移動したいメッセージにチェックを入れたら、ドラッグ&ドロップするか、右クリックメニューの「移動」を使いましょう。

ルールでメールを自動振り分けする

Outlook.comでも、特定の連絡先から届く新着メールをカスタムフォルダーやサブフォルダーへ自動的に移動するルールを作成できます。

1. 該当する差出人からのメールを右クリックし、「高度な操作 > ルールの作成」を選択します。
2. 振り分け先のフォルダーを指定して「OK」をクリックします。

さらに多くのルールを作成したり、詳細オプションを確認したりする場合は、画面右上の歯車アイコンをクリックし、「すべてのOutlook設定を表示 > メール > ルール」へ進みます。

フォルダー名の変更・削除・お気に入りへの追加

Outlook.comには、デスクトップ版とほぼ同等のフォルダー管理・カスタマイズ機能が用意されています。

• フォルダーの移動: Outlook.comではサイドバー内の上下移動はできませんが、他のフォルダーへドラッグ&ドロップすればサブフォルダーとして配置できます。
• フォルダー名の変更: フォルダーを右クリックして「名前の変更」を選択すれば、名前の編集・変更が行えます。
• フォルダーの削除: フォルダーを右クリックして「フォルダーの削除」を選ぶと、Outlookのサイドバーから削除されます。フォルダー内の全メールも一緒に消したい場合は「空のフォルダー」を選択してください。
• お気に入りへの追加: フォルダーを右クリックして「お気に入りに追加」を選ぶと、サイドバーのお気に入りセクションに登録されます。

Android・iOS版Outlookでフォルダーを作成する

iPhoneやAndroid向けのMicrosoft Outlookアプリでは、フォルダー作成のための直接的なボタンが用意されていないため、少し工夫が必要です。以下の手順で作成できます。

1. 該当するメールアカウント内のメールを長押しし、「移動」アイコンをタップします。
2. 画面右上の「新しいフォルダー」アイコンをタップします。
3. フォルダー名を入力して「作成」をタップします。

フォルダー作成後は、以下の手順でメールを移動できます。

1. メールを長押しするか、複数のメッセージを選択します。
2. 「移動」アイコンをタップします。
3. 移動先のフォルダーを選択します。

なお、サブフォルダーの作成はモバイルアプリでは行えず、Outlook.com(Web版)を利用する必要があります。自動振り分けのルールについても同様で、Webインターフェースで作成しておけば、モバイルアプリでも正常に機能します。

また、Android・iOS版Outlookにはフォルダー管理機能がほとんどなく、お気に入り登録のみが可能です。フォルダーをお気に入りに追加するには、Outlookメニューを開いて「編集」アイコンをタップし、フォルダー名の横にある星形マークをタップしてください。

カスタムフォルダーでOutlookを快適に使いこなそう

Outlookのカスタムフォルダーを活用すれば、デスクトップでもモバイルでも、効率的なメール管理が実現します。メールを適切に分類し、優先順位を付け、受信トレイをすっきり整えることで、本当に重要なメッセージに集中できる環境が整います。自動ルールも併用すれば、メール整理はさらにラクになるでしょう。まずは自分のワークフローに合ったフォルダー構成を作るところから始めてみてください。