Outlook フォルダーの作成と管理:Windows および macOS 用のステップバイステップ ガイド

Microsoft Outlook のカスタム フォルダーとサブフォルダーを使用すると、電子メールを分類し、受信トレイを整理し、重要なメッセージに優先順位を付けることができます。このチュートリアルでは、デスクトップとモバイル デバイスの両方の Outlook でフォルダーを作成および管理するプロセスについて説明します。

Windows および macOS 用の Outlook でフォルダーを作成する

Windows および macOS 用の Microsoft Outlook アプリを使用すると、メール アカウントにカスタム フォルダやサブフォルダを簡単に追加し、手動または自動ルールを使用してメッセージをそれらのフォルダに移動できます。

Microsoft Outlook でフォルダーを作成する

Microsoft Outlook でカスタム フォルダを作成するには:

<オル>

サイドバーで電子メール アカウントを右クリックします。

[新しいフォルダー] オプションを選択します。

<オル>

フォルダ名を入力して Enter キーを押します。

Microsoft Outlook でサブフォルダーを作成する

Microsoft Outlook でサブフォルダを作成するには:

<オル>

デフォルトのフォルダ（受信トレイや送信済みアイテムなど）またはサイドバーのカスタム フォルダを右クリックします。

新しいフォルダーを選択します。

<オル>

サブフォルダーに名前を付けて Enter キーを押します。

注:親フォルダ内に複数のサブフォルダを作成できます。

Outlook のフォルダー間でメッセージを移動する

ドラッグ アンド ドロップで電子メールを Outlook のカスタム フォルダーに移動できます。メッセージをクリックしてドラッグし、サイドバーのフォルダー上で放すだけです。 Ctrl/Cmd キーを押したまま複数のメールを強調表示し、すべてを同時に移動します。

あるいは、次のこともできます。

<オル>

移動するメールを選択します。

右クリックして、「移動」サブメニューでカスタム フォルダーを選択します。フォルダーがリストにない場合は、「フォルダーの選択」オプションを選択し、「項目の移動」ポップアップ ウィンドウでフォルダーを選択します。

注:電子メールを元の場所から移動するのではなく、フォルダにコピーするには、[移動] サブメニュー内の [フォルダにコピー] オプションを使用します。

カスタム ルールを使用して Outlook メールをフォルダーに移動する

Outlook で、電子メールをカスタム フォルダーに自動的に移動するルールを設定できます。たとえば、特定の送信者からのすべての受信メールをカスタム フォルダに移動する場合は、次のようにします。

<オル>

受信トレイ フォルダーを開き、送信者からの電子メールを右クリックして、[ルール]> [ルールの作成] を選択します。これにより、「ルールの作成」ダイアログが表示されます。

<オル>

[差出人 {送信者名] と送信先の横のチェックボックスをオンにします。次に、[送信先] ドロップダウン メニューを開き、送信者からメールを受信するメール アカウントを選択します。

[アイテムをフォルダーに移動する] ボックスをオンにし、Outlook でメールを移動するカスタム フォルダーを選択して、[OK] を選択します。

さまざまな Outlook ルールや機能を作成して試してみるには、[ホーム] タブを選択し、[詳細]> [ルール]> [ルールとアラートの管理] を選択します。 Outlook for Mac では、メニュー バーで [ツール]> [ルール] を選択します。 Outlook でのルールの設定と使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

Outlook でカスタム フォルダーを管理する

Microsoft Outlook のカスタム フォルダは、アプリのサイドバーにデフォルト フォルダと並んで表示されます。これらを管理するにはいくつかの方法があります。

• フォルダを移動する:フォルダをクリックしてフォルダ リストの上または下にドラッグし、他の 2 つのアイテムの間に分割線が表示されたら放します。または、別のフォルダ上でリリースしてサブフォルダとして追加します。
• フォルダの名前を変更する:フォルダを右クリックし、[名前の変更] を選択して、新しい名前を追加します。
• フォルダーを削除する:フォルダーを右クリックし、[フォルダーの削除] を選択します。中のメッセージはすべて自動的に元の場所に移動します。フォルダとその内容を削除する場合は、[すべて削除] を選択します。
• フォルダをお気に入りリストに追加する:フォルダを右クリックし、[お気に入りに追加] を選択すると、サイドバーの [お気に入り] セクションに移動され、簡単にアクセスできるようになります。

Outlook Web App でフォルダーを作成する

Web バージョンの Outlook でのフォルダーの作成は、専用のデスクトップ プログラムでのフォルダーの作成と似ていますが、ユーザー インターフェースにいくつかの違いがあります。

Outlook.com でフォルダーを作成する

Outlook.com でフォルダーを作成するには:

<オル>

Outlook.com Web アプリを開きます。

サイドバーを下にスクロールして、[新しいフォルダーの作成] を選択します。

<オル>

名前を入力し、[保存] を選択します。

Outlook.com でサブフォルダーを作成する

Outlook.com でサブフォルダーを作成するには:

<オル>

サイドバーのデフォルト フォルダーまたはカスタム フォルダーを右クリックします。

[新しいサブフォルダーの作成] を選択します。

<オル>

サブフォルダーに名前を付けて、[保存] を選択します。

Outlook でアイテムをフォルダーに移動する

ドラッグ アンド ドロップを使用して、アイテムを受信トレイからカスタム フォルダーに移動できます。または、メッセージを右クリックし、[移動] サブメニューでフォルダを選択します。

複数の項目を選択して移動することもできます。 Ctrl/Cmd キーを押したまま電子メールを選択し、選択モードに入ります。次に、必要なメッセージをチェックしてドラッグ アンド ドロップするか、[移動] コンテキスト メニュー オプションを使用します。

ルールを使用してメール メッセージをフォルダーに移動する

Outlook.com では、新しいメッセージを連絡先からカスタム フォルダーまたはサブフォルダーに移動できるルールを作成できます。ルールを作成するには:

<オル>

送信者からのメールを右クリックし、[詳細アクション]> [ルールの作成] を選択します。

<オル>

フォルダーを指定して [OK] を選択します。

追加のルールを作成し、詳細オプションを表示するには、画面の右上隅にある歯車アイコンを選択し、[すべての Outlook 設定を表示]> [メール]> [ルール] に移動します。

フォルダーの名前変更、削除、またはお気に入りへの追加

Outlook.com には、デスクトップ版と同様のフォルダ管理およびカスタマイズ オプションがいくつか用意されています。

• フォルダの移動:Outlook.com サイドバーでフォルダを上下に移動することはできませんが、他のフォルダ内にフォルダをドラッグ アンド ドロップしてサブフォルダを作成することはできます。
• フォルダの名前を変更する:名前を変更または編集するには、右クリックして [名前の変更] を選択します。
• フォルダーを削除する:フォルダーを右クリックし、[フォルダーの削除] を選択して、Outlook サイドバーからフォルダーを削除します。フォルダーとそのすべてのメール メッセージを削除する場合は、「空のフォルダー」を選択します。
• フォルダをお気に入りに追加する:フォルダを右クリックし、[お気に入りに追加] を選択して、サイドバーの [お気に入り] セクションにフォルダを追加します。

Android および iOS 用の Outlook でフォルダーを作成する

iPhone および Android 用の Microsoft Outlook で電子メール アカウント用の新しいフォルダーを作成する場合、アプリには簡単な方法が用意されていないため、少し混乱する可能性があります。代わりに、次のことを行う必要があります。

<オル>

メール アカウント内のメールを長押しし、[移動] アイコンをタップします。

画面の右上にある [新しいフォルダー] アイコンをタップします。

フォルダーに名前を付けて、「作成」をタップします。

今後は、次のようにアイテムをカスタム フォルダに移動できます。

<オル>

メールを長押しするか、複数のメッセージを選択します。

「移動」アイコンをタップします。

フォルダーを選択します。

モバイル アプリにはこの機能がないため、サブフォルダーを作成するには Outlook.com を使用する必要があります。自動化ルールにも同じことが当てはまります。ウェブ インターフェースで作成すれば、モバイルでも動作するはずです。

Android および iOS 用の Outlook には、フォルダーをお気に入りとしてマークできることを除いて、フォルダー管理オプションがありません。これを行うには、Outlook メニューを開き、[編集] アイコンをタップして、フォルダーの横にある星印をタップします。

Microsoft Outlook エクスペリエンスをカスタマイズする

カスタム Outlook フォルダーを使用すると、デスクトップやモバイル デバイスで効果的な電子メール管理を実現できます。受信トレイを簡単に分類、優先順位付け、整理できるため、重要なメッセージに集中しやすくなります。メールをより適切に整理するには、自動化ルールを忘れずに使用してください。