Excelで外部リンクを解除できないときの対処法|確実に解決する6つの方法

Excelを使っていると、他のブックへの外部参照リンクを解除できなくて困ったことはありませんか。データソースを更新したいときや、元のファイルを見せずにブックを共有したいときに、この問題は特に厄介です。

しかし心配はいりません。頑固なリンクを解除し、Excelデータを自由にして、ブックを独立させるための解決策がいくつかあります。Microsoft Excelでリンクが解除できない場合は、以下の手順を試してみてください。

Excelのリンク解除の仕組みと、解除できない原因

具体的な解決策に入る前に、まずはリンク解除が機能しない理由を理解しておきましょう。別のブックやワークシートからデータをリンクすると、Excelはデータを自動更新するための接続を作成します。しかし、この接続を切断して、ブック内に値だけを残したい場合もあるでしょう。

その場合には、「データ」タブにある「リンクの編集」オプションを使用します。ここには、ブックにリンクされている外部参照の一覧が表示されます。解除したいリンクを選択し、「リンクの解除」をクリックすれば、そのリンクを使用している数式が現在の値に置き換えられます。

ただし、このコマンドが機能しなかったり、すべてのリンクが表示されなかったりすることがあります。主な原因は次のとおりです。

• 保護されたシートまたはブック上でリンクが使用されている。
• 名前付き範囲(定義名)が保護された外部リンクを使用している。
• グラフやグラフ要素が保護された外部リンクを持っている。
• データの入力規則や条件付き書式のルールでリンクが使用されている。
• 異なるファイル形式や古い(新しい)バージョンのExcelで作成されたリンクにより、互換性の問題が発生している。

これらの状況に当てはまる場合は、以下で紹介する方法を試して、リンクを解除する必要があります。

1. シートの保護を解除する

最初に試すべきシンプルな対策は、リンクを含むシートやブックの保護を解除することです。これにより、制限なくリンクを編集・削除できるようになります。

シートの保護を解除するには、シートタブを右クリックして「シート保護の解除」を選択します。パスワードを求められたら入力して「OK」をクリックします。解除できない外部リンクを含む他のシートについても、同じ操作を繰り返してください。

ブック全体の保護を解除するには、「ファイル」>「情報」を開きます。次に「ブックの保護」>「ブック構造の保護」を選択し、さらに「ブックの保護」>「パスワードによる暗号化」を選択します。両方のオプションでパスワード欄からパスワードを削除し(入力を求められた場合)、「OK」をクリックします。

完了したら「保存」を押し、一度ブックを閉じて開き直します(パスワードが正しく削除されたか確認するためです)。

シートやブックの保護を解除したら、再び「データ」>「リンクの編集」メニューを開き、「リンクの解除」ボタンがグレーアウトしているかどうかを確認しましょう。グレーアウトしていなければ、残っている外部リンクをすべて解除できます。

2. 名前付き範囲(定義名)を削除する

次に考えられる対策は、外部参照を使用している名前付き範囲や定義名を削除することです。名前付き範囲とは、名前が割り当てられたセル範囲のことであり、定義名とは名前が割り当てられた数式のことです。これらの名前は、セル参照の代わりに数式の中で使用できます。

名前付き範囲や定義名を削除する手順は以下のとおりです。

1. リボンから「数式」>「ネーム マネージャー」を選択します。

1. ネーム マネージャーのダイアログボックスで、外部参照を含む既存の名前を選択します。
2. 「削除」をクリックし、確認画面で承認します。

外部参照を使用している他の名前についても同じ操作を繰り返します。完了したら「データ」>「リンクの編集」を開き、残りの外部リンクに対して「リンクの解除」ボタンがグレーアウトしたままになっているか確認してください。グレーアウトしていなければ、スプレッドシートからリンクを削除できます。

3. グラフから外部リンクを削除する

もう一つの対策として、Excelで作成したグラフから外部リンクを取り除く方法があります。グラフやグラフ要素が、ソースデータや書式設定として外部参照を使用していることがあるのです。

その場合は、まずデータの準備が必要になることもあります。たとえば、別のシートの外部データを使用している場合、リンクを切るためにそのデータを現在のシートへ移動またはコピーする必要があります。

Excelのグラフやグラフ要素から外部リンクを削除する手順は以下のとおりです。

1. 外部参照を使用しているグラフまたはグラフ要素を選択します。
2. 「グラフ デザイン」>「データの選択」をクリックします。

1. 「データソースの選択」ダイアログで、「凡例項目(系列)」または「横(項目)軸ラベル」の下にある「編集」を選択します。

1. 「系列の編集」または「軸ラベル」ダイアログで、系列名や軸ラベル範囲を、自ブック内の外部参照ではないセル参照に変更します。
2. 「OK」をクリックして各ダイアログボックスを閉じます。

外部参照を使用している他のグラフやグラフ要素についても、同じ手順を繰り返します。グラフから外部リンクを削除した後、「データ」>「リンクの編集」を開き、残りのリンクを解除できるか確認しましょう。

4. データの入力規則から外部リンクを削除する

データの入力規則にも外部リンクが含まれていないか確認し、削除する必要があるかもしれません。入力規則のルールが、ソースデータや条件として外部参照を使用していることがあります。

たとえば、別のブックの名前付き範囲に依存するドロップダウンリストや、別のワークシートの値に基づいて入力値を制限するルールなどが該当します。データの入力規則から外部リンクを削除する手順は以下のとおりです。

1. 外部参照を含む入力規則が設定されているセルまたはセル範囲を選択します。
2. 「データ」>「データの入力規則」をクリックします。

1. データの入力規則ダイアログで「設定」タブを選択します。
2. 「入力値の種類」ボックスで「すべての値」を選択します。
3. 「OK」をクリックして変更を保存します。

その他の外部リンクについても同じ操作を行い、「データ」>「リンクの編集」>「リンクの解除」でリンクを削除できることを確認してください。

5. 条件付き書式のルールから外部リンクを削除する

さらに、条件付き書式のルールから外部リンクを取り除くという対策もあります。条件付き書式のルールが、ソースデータや条件として外部参照を使用している場合があります。たとえば、別のブックやワークシートの値に基づいてセルの色を変えるルールなどが該当します。

条件付き書式のルールから外部リンクを削除する手順は以下のとおりです。

1. 外部参照を含む条件付き書式が設定されているセルまたはセル範囲を選択します。
2. 次に「ホーム」>「条件付き書式」>「ルールの管理」をクリックします。

1. 「条件付き書式ルールの管理」ダイアログで「編集」をクリックします。

1. 「書式ルールの編集」ダイアログで、数式やソースを、自ブック内の値または範囲に変更します。
2. 「OK」をクリックしてダイアログを閉じ、他のセル範囲についても同様の操作を繰り返します。

条件付き書式から外部リンクを削除したら、「データ」>「リンクの編集」>「リンクの解除」を実行して、リンクを完全に取り除きましょう。

6. 外部リンクを手動で削除する(zipファイル変換)

それでも解決しない場合はどうすればよいのでしょうか。Excelファイルから外部リンクを手動で素早く削除する方法の一つが、一時的にファイルをzip形式に変換することです。エクスプローラーで拡張子を手動で変更することで実現できますが、これはファイルが暗号化されていない場合のみ有効です。暗号化されていなければ、Excelデータを表示(編集は不可)できます。

拡張子を変更したら、中身を展開し、zipファイルから隠しフォルダー(externalLinksという名前)を削除します。このフォルダーには、ブック内の外部参照に関する情報が保存されています。作業が終わったら、ファイルを圧縮し直し、元のExcel形式に戻します。

作業を始める前に、必ずExcelファイルのコピーを作成しておいてください。ファイルが破損した場合に備えて、オリジナルのファイルでは絶対に行わないようにしましょう。

1. まず、コピーしたファイルの拡張子を、エクスプローラーで file.xls または file.xlsx から file.zip に変更します。完了したら、zipファイルの中身を新しいフォルダーに展開します。

1. 新しいフォルダーを開き、xlフォルダー内にあるexternalLinksフォルダーを削除します。エクスプローラーでうまくいかない場合は、7-Zipなどの代替ツールを試してみてください。

1. 次に、残りのファイルとフォルダーをすべて選択して右クリックし、コンテキストメニューから「ZIPファイルに圧縮」を選択します。

1. zipファイルの拡張子を、元の .xls または .xlsx に戻します。

拡張子を戻したら、Excelでファイルを開いて正常に動作するか確認します。「リンクの編集」メニューを開けば、リンクが削除されていることを確認できます。もし残っていれば、この時点で解除できるはずです。

Excelデータを効率よく管理しよう

上記の手順を活用すれば、Microsoft Excelのブックから外部リンクを解除する方法を素早く見つけることができます。また、外部リンクを含まない新しいファイルに複数のブックのデータを統合するのも一案です。あるいは、XLSXとXLSのように、異なるExcelファイル形式で保存し直すという方法もあります。

問題のあるデータが見つからずお困りの場合は、Excelの検索機能を活用するとよいでしょう。