Microsoft 365(Office 365)でユーザーメールボックスと共有メールボックスを相互に変換する方法

このチュートリアルでは、Microsoft 365(旧 Office 365)において、ユーザーメールボックス(通常のメールボックス)を共有メールボックスへ、または共有メールボックスをユーザーメールボックスへ変換する手順を解説します。

Microsoft 365 の便利な機能のひとつが「共有メールボックス」です。共有メールボックスは複数のユーザーでアクセスでき、ユーザーメールボックスとは異なりライセンスが不要という大きなメリットがあります。また、ニーズに応じて通常のメールボックスから共有メールボックスへ、あるいはその逆への変換も自由に行えます。

ユーザーメールボックスを共有メールボックスに変換する方法

従業員が退職した際、その元従業員のアドレス宛てに送られてきた顧客からのメールとのやり取りを継続したい場合などに、通常のメールボックスを共有メールボックスへ変換することがよくあります。以下の手順で変換を行いましょう。

1. Microsoft 365 管理センターにログインし、「ユーザー」>「アクティブなユーザー」に移動します。
2. 共有メールボックスに変換したいユーザーのメールボックスを選択します。
3. 「メール」タブの設定から「共有メールボックスに変換する」を選択します。

注意:「共有メールボックスに変換する」オプションがグレーアウトして選択できない場合は、事前にライセンスを割り当ててください。変換にはライセンスが必要です(変換完了後にライセンスは削除できます)。

4. 「変換」をクリックします。
5. 変換が完了したら「完了」をクリックします。
6. 最後に、管理センターのホーム画面から「チームとグループ」>「共有メールボックス」に移動します。作成された共有メールボックスを選択し、「メンバー」欄の「編集」をクリックして、この共有メールボックスへアクセスできるユーザーを「追加」してください。

共有メールボックスをユーザーメールボックス(通常のメールボックス)に変換する方法

注意: 通常のメールボックスを使用するにはライセンスが必要です。変換後は必ずライセンスを割り当てるようにしてください。以下の手順で変換します。

1. Microsoft 365 管理センターで「…すべてを表示」をクリックし、「Exchange」を選択します。
2. Exchange 管理センターで「受信者」>「共有」に移動します。
3. ユーザーメールボックスに変換したい共有メールボックスを選択します。
4. 「通常のメールボックスに変換」の下にある「変換」をクリックします。
5. 警告メッセージが表示されたら「OK」をクリックして続行します。
   * 注意: 変換後、ユーザーメールボックスとして機能させるためにライセンスの割り当てを忘れないでください。
6. 変換が完了したら「閉じる」をクリックします。
7. Microsoft 365 管理センターに戻り、「ユーザー」>「アクティブなユーザー」に移動します。
8. 新しいユーザーメールボックスを選択し、「ライセンスとアプリ」をクリックします。
9. 最後に「ライセンスを割り当て」て「変更の保存」をクリックすれば完了です。

以上で変換作業は完了です。このガイドがお役に立てましたら、ぜひコメントで体験談をお聞かせください。また、他の方にも届くようシェアしていただけると嬉しいです。