【解決済み】SharePointで「リンクを知っているすべてのユーザー」がグレー表示になる問題の修正方法

SharePointでフォルダやファイルを共有しようとした際に、「リンクを知っているすべてのユーザー(Anyone with the link)」オプションがグレー表示になっていて選択できない——そんな経験はありませんか?この記事では、この問題の原因と具体的な解決手順を詳しく解説します。

SharePoint Onlineでは、メニューの「共有」機能を使って、組織内外のユーザーに対してメール招待状とリンクを送信することで、フォルダや個別のファイルを簡単に共有できます。既定の設定では、組織内のユーザーは共有ファイルへアクセスできるようになっていますが、組織外のユーザーとの共有(外部共有)は既定で無効になっています。そのため、外部ユーザーと共有したい場合は、事前に外部共有を有効化しておく必要があります。

SharePointの「リンクを知っているすべてのユーザー」がグレー表示になる問題の解決手順

「リンクを知っているすべてのユーザー」オプションを有効にするには、以下の2つのステップを実行します。

ステップ1:組織レベルで外部共有を有効にする

SharePointのどのサイトでも外部共有を利用できるようにするには、まず組織レベルで設定を許可する必要があります。以下の手順に従ってください。

1. Microsoft 365管理センターにログインし、「SharePoint」をクリックします。

2. SharePoint管理センターの左側メニューから「共有」をクリックし、以下の設定を行います。

• a. SharePointの下にあるスライダーバーを最上部(「すべてのユーザー」)まで移動します。*
• b. 「リンクを知っているすべてのユーザー」オプションを選択します。
• c. 共有ファイルのアクセス許可レベル(表示または編集)を選択します。
• d. ページを下にスクロールし、「保存」をクリックします。

*参考:「すべてのユーザー」オプションを有効にすると、認証なしでリンクを知っている誰もがファイルやフォルダにアクセスできる共有リンクを作成できるようになります。また、認証済みの新規および既存のゲストユーザーとサイトを共有することも可能になります。

ステップ2:対象のSharePointサイトで外部共有を有効にする

次に、共有したいファイルやフォルダが保存されているサイトで、外部共有を有効にします。手順は以下の通りです。

1. SharePoint管理センターで「サイト」→「アクティブなサイト」の順にクリックします。
2. ファイルを共有したいサイトを選択し、「共有」をクリックします。

3. 「外部共有」のオプションから「すべてのユーザー」を選択し、「保存」をクリックします。

4. 以上で設定完了です。SharePointサイトを開き、ドキュメントライブラリに移動して共有したいファイルやフォルダを選択すると、「リンクを知っているすべてのユーザー」オプションが有効になっていることを確認できます。*

*参考:「リンクを知っているすべてのユーザー」を選択した場合、リンクを入手したユーザー(組織内外を問わず)は、サインインや確認コードの入力なしでファイルやフォルダにアクセスできます。ただし、これらのユーザーが操作できるのは、共有された特定のファイルやフォルダのみで、リンク設定で「編集を許可」している場合を除き、閲覧のみとなります。

以上で作業は完了です!このガイドがお役に立てましたら、ぜひコメントで体験談をお聞かせください。他の方にも届くように、シェアにもご協力いただけると嬉しいです。