Microsoft 365でExcelの変更履歴を追跡・管理する方法|ステップバイステップ完全ガイド

Wordの変更履歴機能を使ったことはあっても、Excelでは操作方法が異なるのではないかと不安に感じている方は多いのではないでしょうか。この記事では、Microsoft 365環境でExcelの変更履歴を追跡・記録する最新の方法を、手順に沿ってわかりやすく解説します。

従来の「共有ブック」による変更履歴は廃止へ

以前から使われてきたExcelの「共有ブック」機能を利用した変更履歴の追跡方法は、すでに旧式化しています。マイクロソフトは「共同編集(Co-authoring)」という新機能への移行を進めており、旧来の変更履歴トラッキング機能は段階的に廃止される方向です。この共同編集機能は現在、Microsoft 365の有料サブスクリプション加入者のみが利用できます。

共同編集・変更履歴追跡に必要な3つの条件

Windowsデスクトップ版のExcelで共同編集や変更履歴の追跡を行うには、次の3点が揃っている必要があります。

1. 最新バージョンのExcel:お使いのPCにMicrosoft 365向けの最新版Excelがインストールされていること。
2. Microsoft 365アカウントへのサインイン:最新版Excelをインストール済みの場合や、他のOfficeアプリを利用している場合は、すでにサブスクリプションアカウントへサインインしている可能性があります。
3. 対応ファイル形式であること:ワークブックの形式が .xlsx、.xlsm、.xlsb のいずれかであること。これら以外の形式の場合は、「ファイル」>「名前を付けて保存」から .xlsx 形式で保存し直しましょう。
   注意:Excelの共同編集では「Strict Open XML スプレッドシート」形式はサポートされていません。

Excelブックを他の人と共同編集する方法

上記の条件が整ったら、実際に共同編集機能を使ってみましょう。なお、共有しているワークブックで同僚の編集内容や色分け表示が反映されない場合は、全員の自動保存(AutoSave)がオンになっているかを確認してください。

▲ Windows 11でのExcel for Microsoft 365の画面

自動保存をオンにすると、Excelブックを複数人で同時に編集できるようになります。具体的な手順は以下の通りです。

共同編集の手順

1. ブックをクラウドに保存する:WebブラウザーからOneDrive、OneDrive for Business、またはSharePoint Onlineライブラリにワークブックを作成・アップロードします。なお、Microsoftがホストしていないオンプレミス型SharePointサイトでは共同編集を利用できません。
   Windowsデスクトップアプリを使用している場合は、「ファイル」>「コピーの保存」からOneDrive内の任意の場所にコピーを保存することで、変更履歴の追跡が可能になります。
2. 「共有」ボタンをクリック:画面右上にある「共有」ボタンをクリックし、表示されたメニューでもう一度「共有」を選択します。
3. 共有相手を指定して送信:共有したい相手の名前、グループ、またはメールアドレスを入力します。「送信」をクリックすれば招待メールが届き、「リンクのコピー」をクリックすれば共有リンクを取得できます。

まとめ

Excelの共同編集機能は有料サブスクライバー限定の機能です。まずはMicrosoft 365の試用または購入をご検討ください。加えて、マイクロソフト公式の「Excelでの共同編集のベストプラクティス」ガイドラインを確認しておくと、よりスムーズに作業を始められます。

また、マイクロソフトはOffice.comのアプリインストーラーに代わる新しいMicrosoft 365アプリの展開を進めているため、今後これらの手順が変更される可能性もあります。最新情報は、Microsoft 365関連のニュースハブを定期的にチェックすることをおすすめします。