社内インスタントメッセージング(IM)クライアントで実現する、安全な組織内コミュニケーション

組織の効率を高める鍵となるのは、コミュニケーションと意味のあるやり取りです。従業員同士の交流がなければ、職場は良好なビジネス成果を生み出すことができません。しかし、従業員間のコミュニケーションや情報共有には、効果的な組織内コミュニケーションを実現するとともに、重要なデータや有益な最新情報を共有できる媒体が必要です。

多くの企業では、WhatsAppやSkypeチャットなどのIM(インスタントメッセージング)クライアントを活用し、メンバー同士が個人やグループ単位でやり取りできるようにしています。しかし、その一方で、インターネット上でホストされるサードパーティ製IMクライアントが組織にもたらすリスクや、外部サーバー上に保存される情報の危険性に気づいていないケースも少なくありません。

こうした課題に対処するには、組織データや従業員情報、そしてIMクライアント上で共有される機密ファイルを保護する仕組みを整えることが重要です。本記事では、オフィス内での即時コミュニケーションを促進する、より安全で優れたソリューションとして「社内(オンプレミス)IMクライアント」がいかに有効であるかを解説します。

社内向けIMとサードパーティ製IMアプリの違いとは?

Googleハングアウト、WhatsApp、Skypeなどのサードパーティ製IMクライアントは、送信者と受信者の間をつなぐ転送媒体として機能し、コミュニケーションや情報共有を可能にします。その媒体となるのが、各IMサービス運営企業のデータセンターです。つまり、アプリ上で共有したすべてのデータやチャット履歴は、外部のサーバーに保存されることになります。

これは、共有したファイル、話し合った経営戦略、伝えたあらゆる情報が、IM事業者のサーバーにデータベースとして蓄積されることを意味します。その結果、それらの情報は盗難や乗っ取りのリスクにさらされます。さらに多くの専門家が指摘する懸念点として、データが公衆ネットワークを通過しなければならないという点があります。インターネット上では、ハッカーや監視を行う政府機関による傍受や悪用の可能性を完全に排除することはできないのです。

一方、社内向けIMクライアントアプリは、自社のオフィス環境だけで動作します。サードパーティ製IMのサーバーとは異なり、社内IMはオフィスのネットワークにのみ接続されます。つまり、送信者と受信者間で共有されるデータは、職場内に設置されたサーバーを経由して送信されます。これにより、共有データを公衆ネットワークに接続されていない信頼できるサーバー上に留め、組織の内部で管理することが可能になります。

社内IMクライアントの仕組み

基本的な流れはサードパーティ製IMサーバーとほぼ同じですが、いくつかの重要な違いがあります。まず第一に、IMサーバーが他社の所有物ではなく、自社のオフィス内に設置されている点です。これにより、あなた自身、あるいは組織のIT管理部門に任命された担当者が、社内IMクライアントの管理者(管理者権限保持者)となります。

IMクライアントアプリを利用する際、ユーザーには専用に生成されたユーザー名とパスワードが付与されます(パスワードは後から変更可能です)。パスワードを入力すると、社内サーバーはユーザーのアカウントに直接、組織内で働くメンバーの一覧を読み込みます。これが、あなた専用の社内バディリスト(連絡先リスト)となります。

以降のプロセスは一般的なIMとまったく同じです。送信者がメッセージを入力すると、それは社内サーバーへ送信され、そこから受信者へ転送されます。この一連の処理は数秒で完了するため、通信の全容を意識することなく、即座にレスポンスを送受信できます。

社内サーバーとプライベートネットワーク上で動作する社内IMクライアントなら、データを職場の壁の中にとどめておくことができます。しかし、社内インスタントメッセンジャーのメリットはそれだけではありません。

社内ホスト型IMクライアントがサードパーティ製IMアプリに勝る9つのメリット

無料で簡単に入手できるサードパーティ製インスタントメッセンジャーではなく、なぜ組織は社内IMクライアントを使うべきなのでしょうか?ここでは、機能豊富なサードパーティ製メッセンジャーが組織利用に適さない理由を理解するのに役立つ、すべての利点をご紹介します。

1. 情報共有がより安全になる

社内IMクライアントアプリ上で画像やドキュメントとして共有される情報パケットは、オフィスネットワーク内のみを通過し、受信者へ転送される前に社内サーバーに保存されます。共有データが自社のネットワークとサーバー内にとどまり、第三者企業の手に渡らないため、不正アクセスや情報悪用の心配をする必要がありません。

2. 所有者として共有情報の管理・監視ができる

経営者であれば、誰かに組織データを不正に扱われたり、許可されていないファイルをチャットで共有されたりすることは避けたいはずです。サードパーティ製IMクライアントでは、そのような点を確認・制御することはできません。しかし、オフィスサーバー上で稼働する社内インスタントメッセンジャーを使用すれば、アプリ上で日々共有される情報やデータを常時チェックできます。これにより、ヘイトスピーチや非倫理的なコミュニケーションが組織内に広まるのを防ぐことにもつながります。

3. 自社に最適化されたデータベース管理

IMクライアント上のすべてのアクティビティから収集されたサーバーデータベースを第三者企業に委ねる代わりに、社内メッセンジャーならそのデータベースをオフィス敷地内に保管できます。IT担当者が自社の方針に沿ってデータベースを整理できるため、データの検索や保存も格段に管理しやすくなります。整理されたデータは、将来的に振り返って活用し、調査目的などで組織の利益につなげることも可能です。

4. 好みのファイアウォール手法でデータを保護できる

サードパーティ製IMアプリの場合、サーバーのセキュリティは開発元や運営企業に依存せざるを得ません。相手側のわずかな欠陥ひとつが侵害につながり、あなたのコントロール外でデータが無防備な状態にさらされる恐れがあります。一方、社内サーバーであれば、所有者であるあなたが選択した任意のファイアウォールで保護でき、自社の条件で安全に管理できます。マルウェアやスパイウェア攻撃からサーバーをどの程度厳重に守るかも、自ら決定できるのです。

5. データは自社のものとして自由に使える

サードパーティ製IMクライアントの中には、ユーザーデータを利用し、そこから得た情報の一部をデジタル広告主やマーケターに販売して、顧客獲得の見返りに手数料や報酬を受け取っている場合があります。こうした行為の多くは法律で禁止されていますが、IM事業者は一定範囲でこのような活動を行っており、しかもそれはユーザーが利用規約に同意したことで許諾しているものなのです。

しかし、完全な管理者権限を持つ社内IMアプリを導入すれば、利用規約を自社で定められ、データの不正利用や無関係な用途への使用の可能性を一切排除できます。

6. ストレージ容量の心配なし(自社で増設できる限り)

ほとんどのIMクライアントアプリでは、1アカウントに割り当てられるクラウド容量に上限があります。上限を超えると、別のサードパーティ製クラウドやWebサービスを利用するか、追加容量の料金を支払う必要があります。ところが社内IMクライアントの場合、容量の上限は自分で拡張しないと決めたときにしか存在しません。サーバーには専用のハードドライブが搭載されており、より多くのデータを保存したい場合は、専用ドライブの追加や大容量ディスクへの換装をいつでも行えます。この方法なら、追加料金を払う煩わしさなく、チャットログをどんどんIMサーバーに蓄積していくことができます。

7. IMアプリの変更に対する完全なコントロール

サードパーティ企業は、変更やアップグレードの際に消費者全体の利益を考慮しますが、必ずしも自社のビジネスに合致するとは限りません。社内IMクライアントアプリなら、ユーザーポリシー、アップデート、制限事項のすべてについて完全な権限を持ちます。ビジネスや組織の目的に合わせて自由に設定でき、自社の利益の達成に沿ってメッセンジャーをカスタマイズできます。つまり、不要なアップグレードや、自社の用途には不要な機能から解放され、制約の多い利用規約やポリシーに縛られることもありません。

8. 組織利用に特化した専用ツール

社内IMクライアントは、オフィスのシステム上でのみ動作するものです。オフィスのサーバーやネットワークに接続されるため、離れた場所から個人的な連絡に使うことはできません。これにより、ビジネスおよび組織のコミュニケーション専用の独立したIMクライアントアプリを持ち、使用中のすべてのコンピューターに必須でインストールさせることができます。オフィスシステムに限定され、バディリストも組織メンバーだけで構成されるため、このIMクライアントアプリはビジネスコミュニケーションと情報共有だけに完全に特化し、業務用IMアプリに私的な連絡先や個人的なやり取りが混在することはありません。

9. 全メンバーの完全な参加

社内IMクライアントアプリは、メンバー間の共通のコミュニケーション媒体を確立し、割り当てられたシステムからアクセスできるようにします。さらに、リモートでアクセスされるサードパーティ製IMアプリとは切り離されているため、オフィスでのコミュニケーション専用の場として機能します。その結果、組織の最新情報を集め、同僚と連携を取る唯一の場所となるため、全メンバーが必然的に利用することになります。

まとめ:スピードとセキュリティの両立を

コミュニケーションの速度が飛躍的に向上している昨今、インスタントメッセージングは「つながるオフィス」を実現する重要な手段です。タスクチーム同士が即座にやり取りし、データやファイルを共有し、ほぼリアルタイムで回答や反応を得ることができます。とはいえ、速度を追い求めるあまり、組織データのセキュリティと機密性を犠牲にしてはなりません。サードパーティサービスの利用にはさまざまな落とし穴があり、その最大の問題は、それらが第三者によって所有・管理されているという事実です。

内部コミュニケーションのためにサードパーティのサーバーへアクセスするには、組織は公衆ネットワークに接続しなければなりません。プライバシーとセキュリティへの懸念が高まる一方で、第三者通信サービス提供者の対応が不十分な現状において、内部コミュニケーションに適切な媒体を選ぶことは不可欠です。ぜひ今日から、セルフホスト型(自社ホスト型)インスタントメッセージングクライアントを試してみてください。