社内インスタント メッセージング (IM) クライアント:安全な組織コミュニケーション

コミュニケーションと有意義なやり取りは、組織をより効率的にするものです。メンバーの相互作用がなければ、当該職場は、良好なビジネス成果を提供することはほとんどできません。ただし、従業員間のコミュニケーションと情報共有には、重要なデータと有用な更新の共有だけでなく、効果的な組織コミュニケーションの目的を達成できる媒体が必要です。いくつかの組織では、WhatsApp や Skype チャットなどの IM クライアントを使用して、メンバーがグループ内で個別に通信できるようにしています。しかし、彼らの多くは、インターネットでホストされている IM クライアントが組織にもたらす危険性と、外部サーバーでホストされているこれらのサードパーティの IM クライアント アプリで共有される関連情報について認識していません。

これらの問題に取り組むには、組織のデータと従業員情報、および優先 IM クライアントで共有するその他の機密ファイルと情報の両方を保護する方法を組織が理解することが重要です。社内 IM クライアントが、オフィス スペース内のメンバー間のインスタント コミュニケーションを促進するためのより優れた、より安全なソリューションになる方法を見てみましょう。

社内インスタント メッセンジャーとサードパーティの IM アプリの違い

ハングアウト、WhatsApp、Skype などのサードパーティの IM クライアントを使用すると、送信者と受信者の間の転送媒体を提供することで、通信および情報の共有が可能になります。そのメディアは、関係する IM クライアントのデータ センターであり、アプリで共有するすべてのデータとチャットが保存されます。基本的に、共有するすべてのファイル、議論する組織戦略、およびその IM クライアントを使用して渡すすべての情報は、IM クライアント サーバーに転送され、データベースの形式でそこに保存されます。

これにより、その情報が盗難やハイジャックの危険にさらされます。多くのレビュー担当者が提起したもう 1 つの懸念は、データが公共のネットワークを通過する必要があることです。インターネット上では、このデータが悪用される可能性のあるハッカーや詮索好きな政府によって傍受されないと自信を持って言うことはできません.

一方、インハウスの IM クライアント アプリは、オフィス スペースでのみ機能します。サードパーティの IM クライアント アプリ サーバーとは異なり、社内のインスタント メッセンジャーはオフィス ネットワークにのみ接続されます。これは、そのような IM クライアント アプリで送信者と受信者の間で共有されるデータが、職場内にインストールされているサーバーを介して送信されることを意味します。これにより、パブリック ネットワークに接続されていない、組織内の共有データを信頼できるサーバーに保持できます。

インハウス IM クライアントの仕組み

このプロセスは、サードパーティの IM クライアント サーバーとほとんど同じですが、わずかな違いがあります。まず、ここでの IM サーバーは、他のサードパーティの IM アプリの所有者企業ではなく、自分のオフィス スペースにあります。これにより、あなた、または組織の IT 管理で任命された人が、社内 IM クライアントのコントローラー管理者になります。ここで、IM クライアント アプリを使用するために、関係するユーザーには特別に生成されたユーザー名とパスワードが提供されます (後で変更できます)。

パスワードが入力されると、社内サーバーは、組織内で働いているメンバーのリストを使用してユーザーのアカウントを直接読み込みます。これにより、パーソナライズされた社内のメンバー リストが形成されます。残りのプロセスはまったく同じです。送信者がメッセージを入力すると、メッセージが社内サーバーに送信され、受信者に転送されます。これらはすべて数秒で行われるため、送信全体を把握することはなく、即座に応答を送受信できます。

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プライベート ネットワークに接続された社内サーバーで動作する社内 IM クライアント アプリを使用すると、データを勤務場所の壁内に保持できます。しかし、インハウス インスタント メッセンジャーが提供するものはそれだけではありません。
社内でホストされている IM クライアントがサードパーティの IM クライアント アプリに対して提供する利点

簡単に自由に利用できるサードパーティのインスタント メッセンジャーに対して、組織が社内の IM クライアントを使用する必要があるのはなぜですか?サードパーティのメッセンジャーが提供する機能にもかかわらず、組織に適していない理由を理解するのに役立つすべてのプラス ポイントのリストを次に示します。

1.情報共有がより安全に

社内 IM クライアント アプリで画像またはドキュメントの形式で共有するパケット情報は、オフィス ネットワークのみを介して送信され、受信者に送信される前にサーバーに保存されます。共有されたデータは、サードパーティ企業ではなく、所有するネットワークとサーバー内にとどまるため、不正アクセスや情報悪用の可能性を心配する必要はありません。

2.あなたは、所有者として、共有情報を制御および監視できます

ビジネス オーナーとして、誰かが組織のデータを誤って処理したり、未承認のファイルをチャットで共有したりしたくないことは確かです。サードパーティの IM クライアントでは、この点について何も推測できません。ただし、オフィス サーバーで実行されている社内のインスタント メッセンジャーを使用すると、アプリを介して常に共有されている情報とデータを定期的にチェックすることができます。これにより、ヘイトスピーチや非倫理的なコミュニケーションが組織内に広がるのを防ぐことができます。

3.自分好みのデータベース管理

IM クライアントでのすべてのアクティビティから収集されたサーバー データベースをサードパーティ企業に任せる代わりに、社内メッセンジャーを使用すると、そのデータベースをオフィス内に保持できます。 You can then have your IT guys organize the database as per your choice, which would also make data retrieval and storage more manageable. This organized data can be further used in retrospect to serve organizational interests for research purposes.

4. You Can Keep Your Data Secure With Any of Your Preferred Firewall Methods

With third-party IM applications, you need to depend on the client’s developers and corporate owners for the security of the servers. A single flaw on their part can lead to a breach and may leave your data unprotected and vulnerable out of your control. However, an in-house server can be protected by any firewall that you choose as the owner and can be kept safe on your own terms and conditions. Thus, you can decide on how secure you want to keep your servers from malware and spyware attacks.

5. Your Data Is Yours To Use

Third-party IM clients may use your data and sell pieces of information obtained from it to digital advertisers and marketers to help them procure consumers in exchange for commissions or direct payments. Though a lot of such activities are prohibited by law, IM clients indulge in such activities to an extent and that too with your permission (which you give by accepting on their said terms and conditions).

However, by having an in-house IM app, with complete admin control, you get to choose your own terms and conditions and remove all possibilities of unauthorized and irrelevant use of your data.

6. No Issue of Space, Until You Run Out of It At Your Base

Every IM client app has a limited cloud space dedicated to one specific account. Above that, you either have to opt for separate third-party cloud and web services or pay for extra space. But, when it comes to in-house IM clients, space is limited only if you decide to not expand it. The servers have dedicated hard drives installed inside them. To allow for more data to be stored on the server, you can always have more dedicated drives or drives with larger disk space installed in the server. This way, you can always have more and more chat logs stored on your IM server without troubles of paying for extra space.

7. Control Over Changes In IM App

Third-party corporations might consider the overall interest of consumers while making changes and upgrades to their IM clients. However, having an in-house IM client app allows you to have complete authority over its user policies, updates, and its limitations. You can set all that as per the requirements of your business and organizational purposes, and therefore, code the concerned messenger in accordance with the accomplishments of your business interests. This means no unnecessary upgrades, unwanted (per your business uses) features, and freedom from restricted user agreement terms and policies.

8. Dedicated to Organizational Use Only

An in-house IM client would be something that would work on office systems only. Since it’s going to be connected to office servers and networks, one cannot use it remotely for any personal communication. This would allow you to have a separate dedicated IM client app for your business and organizational communication, which would also be mandatorily installed in every computer in use. Being limited to office systems and the buddy list only comprising of organizational members, the concerned IM client app would be completely dedicated to your business communications and information-sharing only, and there would be no interference of personal contacts and personal communication on a business IM app.

9. Complete Participation

An in-house IM client app would establish a common communication medium between the members, which would be accessible from the allocated systems. Moreover, it would be separate from the remotely accessed third-party IM apps, and therefore, would be only open for office communications only. Thus, it would be used by all members mandatorily as that would remain the sole place to gather all organizational updates and get along with fellow colleagues.

With the fast-increasing speed of communication, Instant Messaging is an important way to get a connected office. It allows the task force to communicate with each other instantly, share data and files, get responses, and answers on an almost immediate basis. Having said that, it is important to remember that the race for speed does not mean that we compromise on the security and sanctity of the organizational data. There are multiple fallouts of using a third-party service, the most important of them being the fact that they are owned and controlled by a third-party!

Organizations will have to connect to public networks, to access third-party servers, for their internal communications. With increasing privacy and security concerns and the lax attitude of these 3rd party communication service providers, it is imperative that we choose the right medium for internal communication. Try a self-hosted Instant Messaging client today!