インスタントメッセージング(IM)クライアントが組織に適さない理由とは?

PCやスマートフォンのアプリストアには、数百ものインスタントメッセージング(IM)アプリがあふれており、その中には私たちのコミュニケーションのあり方を大きく変えたものもあります。ダイレクトメッセージ、グループチャット、ビデオ通話、ドキュメントやファイルの共有。絵文字やスタンプの活用により、コミュニケーションはよりインタラクティブになっています。しかし、これらのアプリは果たしてどれほど信頼できるのでしょうか?

インスタントメッセージング(IM)とは?

インスタントメッセージング(IM)とは、テキスト形式のリアルタイムメッセージを送受信して行うコミュニケーションを指します。これはスタンドアローン型のアプリケーションを通じて実現され、第三者企業が所有・管理・運営するものは「IMクライアント」と呼ばれます。IMアプリには、チャットルームやメールなど他のコミュニケーション手段と一線を画す独自のコア機能があります。そのひとつが「プレゼンス(在席情報)」機能で、相手側のユーザーがオンラインかどうかを確認できます。さらに、IMアプリはライブテキストセッション中の直接ファイル共有をサポートしており、ドキュメントや画像などのファイルをリアルタイムで確認しながら議論することが可能です。

メールとの違いは何か?

メールは、双方間の即時のリアルタイムコミュニケーションを保証するものではありません。インターネットに接続していても、受信者からの即時の返信は期待できません。また、メールは長文での詳細なやり取りに適している一方、IMは通常短いメッセージが中心です。IMは対面での会話のような自然なやり取りを想定しており、複数ユーザー間で連鎖的に重なる一連のチェーン型コミュニケーションを形成する傾向はありません。ただし、近年のIMアプリでは、グループチャットによるグループベースの会話もサポートされています。

IMの仕組み

サードパーティ製のスタンドアローンIMアプリケーションは、それぞれ専用のネットワークサーバーを持っています。すべてのIMクライアントの仕組みは、プラットフォームに関係なく共通しています。IMアプリケーションは、インターネット接続を利用して、自社のサーバーとユーザーのデバイス間の接続を確立します。ユーザーはユーザーIDとパスワードを登録してIMクライアントの利用を開始し、これらの情報はクライアントのサーバーに保存されます。次に、ユーザーはIMクライアントに連絡先リストへのアクセスを許可し、クライアントはそれを自社のユーザーリスト(バディリスト)と照合します。その後、クライアントは連絡先のうち誰がバディリストに含まれ、接続可能な状態かという情報をユーザーに通知します。

個別のバディリストが完成すれば、コミュニケーションしたい相手を選ぶだけで、あとの手順は非常に簡単です。チャット中、クライアントサーバーは送信者と受信者のデバイス間の伝送媒体として機能します。

なぜ組織にとってIMクライアントはリスクになるのか?

IMアプリケーションは使いやすく、登録手続きもシンプルで、対面のようなコミュニケーション体験を提供する豊富な機能を備えています。ファイルや画像の共有はもちろん、位置情報の共有まで可能なものもあります。では、なぜ組織はこれらの機能を日常業務のコミュニケーションやファイル共有に活用できないのでしょうか?実は、ビジネスに重大なリスクをもたらす欠点が存在するのです。

サードパーティサーバー上でのファイル共有はデータプライバシーを脅かす

IMクライアント上で共有される情報やファイルは、データパケットとしてクライアントのサーバーを経由して送信者から受信者へ伝送されます。これらのパケットには送信内容が含まれており、クライアント側に半永久的に保存されます。これらのIMクライアントは社内システムではないため、ファイルのプライバシー保護やアクセス制御を自社で行うことはできません。不正アクセスからデータを守る責任は、完全にIM事業者に依存することになります。多くのIMクライアントは「情報は常に暗号化されている」と主張していますが、それを本当に保証できるでしょうか?

組織のオーナーや管理者であれば、ビジネス関連の情報がサードパーティのサーバー上で扱われることを望まないはずです。IM企業はデータが常に保護されていると主張していますが、近年のデータ漏洩事件やIMクライアントユーザーに対する不正な情報監視の事例は、それが必ずしも真実ではないことを物語っています。

データセキュリティの欠如

ファイアウォールサービスを利用すれば、デバイスをスパイウェアやマルウェアから守ることはできます。しかし、デバイスとIMクライアントサーバー間の伝送路をファイアウォールだけで保護することはできません。

インターネットは広大であり、ウェブ活動に被害を及ぼす悪意ある脅威に満ちており、会話そのものが妨害されることもあります。IMクライアントは公衆ネットワークへの接続を必要とするため、そのサーバーには世界中の複数のネットワークからの情報パケットが保存・処理されています。このサーバーはマルウェア攻撃を受けやすく、あらゆる公衆ネットワークからアクセス可能であることが、セキュリティ面での信頼性をさらに低下させています。ハッキングが成功すれば、大切なデータは危険にさらされ、悪用や違法行為に利用される恐れがあります。

IMクライアントにとって、あなたの組織は「商品」にすぎない

IMクライアントアプリケーションは営利企業によって運営されており、あなたの組織と同様にビジネスモデルを持っています。これらの企業はユーザー情報をさまざまなマーケティング活動に利用し、その情報を関連する広告主と共有することで収益を得ています。ビジネスオーナーであれば、組織の情報が身元不明の第三者に公開されることを決して望まないでしょう。

バックアップの問題と転送制限

企業レベルでは、重要な組織データを含むドキュメントの記録を維持したいと考えるのが一般的です。このデータは将来のビジネス戦略の参考資料として活用されます。しかし、メッセージングアプリケーションが大容量のバックアップスペースを提供することはありません。さらに、すべてのIMクライアントアプリケーションには、テキストの文字数制限や転送ファイルサイズの上限が設けられています。組織利用において、これらの制限はコミュニケーションとデータ共有の大きな障壁となり得ます。

多くの場合、企業はIMクライアントとは別にクラウドバックアップサービスを併用することになります。しかしこれもまた、サードパーティサーバーの利用リスクを招きます。つまり、保存されたデータは常に外部のクラウドサーバー上に置かれ、そのセキュリティはサーバー所有者に依存せざるを得ません。結局のところ、使用しているIMクライアントが社内専用、つまり社内の利益のみを目的として構築されたものでない限り、組織はこれらの問題に直面し続けることになります。

カスタマーサポートは本当に頼れるのか?

ここには、より大きな疑問符が付くべきでしょう。個人ユーザーにとって、データ損失やサーバーエラーといった問題は大したことありません。しかし組織にとって、これらの問題は甚大な損失につながり得ます。コミュニケーションクライアントが機能しなくなれば、組織はデータ損失に耐えながら日常業務を遂行することは困難です。サードパーティのサーバーは障害に見舞われることが多く、さまざまな理由で運営企業によってサービス停止されることさえあります。カスタマーサポートの対応を待つ間、仕事と時間を犠牲にする覚悟はありますか?

コントロール不能:頻繁な変更とアップデート

サードパーティのIMクライアントアプリケーションには多数のユーザーがいます。つまり、何百万人もの他の利用者が存在し、それぞれ異なるニーズを持っています。IMクライアントの運営会社は、大多数のユーザーのニーズに応じてアプリの変更やアップグレードを実施します。ビジネスオーナーであるあなたは、それらの変更が自社の利益にかなうかどうかを確信できません。

さらに、利用規約、プライバシーポリシー、ユーザー契約は、ユーザーの知らないところで頻繁に変更されます。データ共有と組織のコミュニケーションをコントロールできないまま組織を運営することは、非常にリスクの高い行為です。そのリスクを負う価値はあるのでしょうか?

メンバーの参加率が低下する可能性

職場になぜIMクライアントが必要なのでしょうか?それは、共通のツールを通じて全メンバーをつなぎ、組織の意思決定や情報を全員に公平に届けるためです。しかし、世の中には無数のIMクライアントアプリケーションが存在します。組織の全メンバーが同じIMクライアントを使用しているとは限りません。その結果、興味のないメンバーにもインスタントメッセージングアプリの導入を強制することになります。自発的に利用しなければ、ユーザー参加率の低下を招きかねません。

仕事専用のツールではない

最も広く使われているIMクライアントアプリケーションはどれでしょうか?WhatsApp、Googleハングアウト、Skypeなど。

そうですよね?

これらのアプリケーションのいずれも、仕事関係の連絡先と個人的な連絡先を区別していません。組織が使用するアプリに個人的なつながりがあれば、それらはバディリストに含まれることになります。こうして、プライベートな会話と業務上の会話が混在し、画面の管理も組織のコミュニケーション管理も厄介な作業になってしまうのです。

まとめ:社内IMクライアントという選択肢

以上のことから、グローバルなサードパーティサーバーとインスタントメッセージングクライアントを組織全体で使用することは、決して良い選択肢ではないことが明らかです。これらのIMクライアントアプリケーションは営利企業によって運営されているため、あなたの組織の利益を優先することはまずありません。さらに、オンプレミス外のサーバーがもたらすすべての欠点を抱えています。情報が盗難や悪用のリスクにさらされ、コントロールを失い、データ転送の権限が制限され、最も重要なことに、商用目的で部外者とデータを共有してしまうのです。

この方法で、安全なビジネスを将来にわたって運営し拡大できるとお考えでしょうか?組織の活動に対する監視がこれほど多い中、これらのIMクライアントはあなたの成長をほとんど支援してくれないでしょう。だからこそ、ビジネスオーナーとして、根本的に問題を解決できる代替策を見つけることが重要です。

社内IMクライアントは、サードパーティのメッセンジャーに取って代わる可能性を秘めています。プライベートサーバー上で動作し、第三者の干渉を受けないため、現代の組織が選択できる最良の代替策となるかもしれません。