デスクトップからGmailに添付ファイルをアップロードし、ファイルホスティングサービスでアーカイブする方法

電子メールの添付ファイルとブラウザベースの電子メールクライアントの使用に関する問題の1つは、すべての添付ファイルをアップロードするのにかかる時間です。低速のインターネット接続を使用している場合は、新しい電子メールメッセージに複数の添付ファイルをアップロードすることがどれほど苛立たしいことかご存知でしょう。場合によっては、接続が途中で失敗し、プロセスを最初からやり直す必要があります。

複数のファイルを同時にアップロードすると、ブラウザがフリーズする場合があります。たとえば、Firefoxを使用していて、ファイルサイズの大きいPDFドキュメントをアップロードしようとすると、Firefoxが応答しなくなる可能性があります。そのような状況では、ドラフトを保存することが難しくなり、貴重な時間を無駄にします

添付ファイルのもう1つの問題は、後でそれらを見つけたい場合です。毎日数十通のメールを送受信する場合、アップロードされた添付ファイルの日付と実際のメッセージスレッドを思い出せない可能性があります。このような状況では、コンピュータでファイルを検索するか、受信者の1人に添付ファイルを転送するように依頼する必要があります。

デスクトップツールを使用してGmailアカウントに添付ファイルをアップロードできる場合はどうなりますか？すべての添付ファイルのオンラインコピーをファイルホスティングプロバイダーに無料で保存できるとしたらどうでしょうか。このチュートリアルでは、すべての電子メールの添付ファイルを無料のファイルホスティングプロバイダーに自動的にアーカイブする方法を学習します（Drop.ioを使用）

デスクトップからGmailに添付ファイルをアップロード

まず、Affixaデスクトップクライアントをダウンロードする必要があります。 Affixaを使用すると、人気のあるファイルホスティングサービスであるDrop.ioを使用してメールに添付ファイルをアップロードできます。また、Affixaを使用して、Microsoft Outlook、Thunderbird、Zimbraなどのデスクトップメールクライアントに添付ファイルを追加することもできます。

Affixaをダウンロードしたら、それをインストールしてプログラムを実行します。以下に示すように、[追加]ボタンをクリックしてGmailまたはYahooのメールアカウントを追加します

アカウント設定で、[ユーザー名]ドロップダウンから[Googleアプリ]または[Gmail]を選択できます。アカウントのクレデンシャルを入力し、[テスト]をクリックします

Affixaは、ユーザー名とパスワードが正しいかどうかを確認し、次のようなメッセージを表示します。

次に、[オプション]タブに切り替えて、[起動時にAffixaを読み込む]と[メールアドレスをクリックしたときにAffixaを読み込む]を選択します。これにより、添付ファイルを追加するときにプログラムが自動的に呼び出され、プログラムを手動で実行する必要がなくなります。

次に、「ファイルホスティング」タブを参照し、添付ファイルのルールを選択します。常にDrop.ioサービスを使用して添付ファイルをホストする場合は、[ファイルホストを自動的に使用する]チェックボックスをオンにし、[添付ファイルには常にファイルホスティングを使用する]チェックボックスを再度選択します。

次に、「設定」をクリックして、ドロップのパスワードを選択します。ドロップは、添付ファイルがアップロードされる場所に他なりません（例を参照）。

パスワードを設定すると、選択したユーザーだけがあなたの添付ファイルを見ることができ、公開されなくなります。作成した「ドロップ」のパスワードをメールメッセージで受信者に簡単に送信できます。

有効期限ドロップダウンから、ドロップをアクティブにする間隔を選択します。有効期限は1日から1年まで設定できます。他のユーザーがあなたの添付ファイルにコメントを投稿できるかどうか、またはあなたが作成したドロップに新しいファイルを追加できるかどうかなど、他のオプションを選択することもできます。

セットアップの部分は終了しました。添付ファイルをアップロードするには、ファイルを右クリックして[送信]->[メール受信者]を選択します。

Affixaプログラムを手動で起動し、ドラッグアンドドロップしてDrop.ioバスケットにメールを追加することもできます。すべてのファイルが追加されたら、「Eメール」をクリックするだけで、AffixaはそれらのファイルをDrop.ioにアップロードし、新しいGmailメッセージの添付ファイルとして追加します。すべてのファイルがアップロードされると、次のメッセージが表示されます。

次に、ブラウザからGmailの受信トレイを開き、下書きフォルダに移動すると、以下に示すように、そのメッセージにファイルが添付された新しいメッセージが表示されます。

次に、必要な人にメールを送信します。メールが送信されると、以下に示すように、Drop.ioサービスからすぐに通知が届きます。

受信者は、管理者パスワードを使用して添付ファイルをダウンロードできます。そうでない場合は、添付ファイルのRSSフィードを購読することもできます。特定のメッセージスレッドを更新して新しい添付ファイルを追加する場合、新しい電子メールメッセージを作成する必要がないため、これは非常に便利です。 Drop.ioページに新しいファイルをアップロードするだけで、サブスクライブした受信者に受信トレイに通知が届きます。すばらしい！

無料版のAffixaでは、単一のアカウントのみを使用できます。複数のアカウントをサポートする高度なオプションが必要な場合は、商用バージョンを購入できます。

メールの添付ファイルをアーカイブするためのサービスを利用していますか？コメントセクションであなたのアイデアを共有してください。