デスクトップからGmailへ添付ファイルをアップロード!Drop.io連携で無料アーカイブする方法

ブラウザベースのメールクライアントを使う際、添付ファイルのアップロードに時間がかかるのは大きな悩みどころです。回線速度が遅い環境では、複数のファイルを新規メールに添付するだけで一苦労。途中で接続が切れてしまい、最初からやり直しになった経験がある方も多いのではないでしょうか。

さらに、複数のファイルを同時にアップロードすると、ブラウザがフリーズすることもあります。たとえばFirefoxで容量の大きいPDFファイルをアップロードしようとすると、応答しなくなるケースがあります。こうなると下書きの保存すらままならず、貴重な時間を無駄にしてしまうのです。

もうひとつの問題は、添付ファイルを後から探したいときに起こります。毎日何十通ものメールを送受信していれば、どのスレッドでいつそのファイルを送ったのか思い出せないこともあるでしょう。そんなときは、PC内を検索するか、受信者に再送してもらうしかありません。

もしデスクトップツールを使ってGmailアカウントに添付ファイルをアップロードできたら?さらに、すべての添付ファイルのオンラインコピーを無料のファイルホスティングサービスに保存できたら?このチュートリアルでは、無料のファイルホスティングサービスDrop.ioを利用して、メール添付ファイルを自動的にアーカイブする方法を紹介します。

デスクトップからGmailへ添付ファイルをアップロードする

まずはデスクトップクライアント「Affixa」をダウンロードしましょう。Affixaを使うと、人気のファイルホスティングサービスDrop.io経由でメールに添付ファイルをアップロードできます。Microsoft OutlookやThunderbird、Zimbraなどのデスクトップメールクライアントへの添付にも対応しています。

Affixaをダウンロードしたらインストールして起動します。「Add」ボタンをクリックして、GmailまたはYahoo!メールのアカウントを追加します。

アカウント設定画面では、「Username」ドロップダウンから「Google Apps」または「Gmail」を選択できます。アカウント情報を入力したら「Test」をクリックしてください。

Affixaがユーザー名とパスワードの正誤を確認し、以下のようなメッセージを表示します。

次に「Options」タブへ切り替え、「Load Affixa on Startup(起動時にAffixaを読み込む)」と「Load Affixa when I click an email address(メールアドレスをクリックしたときにAffixaを起動する)」にチェックを入れましょう。これにより、添付ファイルを追加したいときにプログラムが自動的に起動し、手動で立ち上げる必要がなくなります。

続いて「File Hosting」タブを開き、添付ファイルのルールを選択します。常にDrop.ioで添付ファイルをホストしたい場合は、「Use the File host automatically」と「Always use file hosting for my attachments」の両方にチェックを入れてください。

次に「Preferences」をクリックし、Drop用のパスワードを設定します。「Drop」とは、添付ファイルがアップロードされる場所のことです。

パスワードを設定しておけば、選んだ相手以外が添付ファイルを見ることはできず、公開状態にはなりません。作成したDropのパスワードは、メール本文で受信者に伝えるだけでOKです。

有効期限のドロップダウンから、Dropを保持しておく期間を選択します。期限は1日から1年まで設定可能です。その他、他のユーザーが添付ファイルにコメントできるか、あなたが作成したDropに新しいファイルを追加できるかといったオプションも選べます。

以上でセットアップは完了です。以降は、ファイルを右クリックして「送る → メール受信者」を選ぶだけで添付ファイルをアップロードできます。

Affixaを手動で起動し、ドラッグ&ドロップでDrop.ioバスケットにファイルを追加することも可能です。すべてのファイルを追加したら「Email」ボタンを押すだけ。AffixaがファイルをDrop.ioへアップロードし、新しいGmailメッセージに添付してくれます。アップロードが完了すると、次のようなメッセージが表示されます。

ここでブラウザからGmailの受信トレイを開き、「下書き」フォルダを確認してみましょう。ファイルが添付された新しいメッセージが作成されているはずです。

あとは、好きな相手にメールを送信するだけ。送信後すぐに、Drop.ioサービスから通知が届きます。

受信者は管理者パスワードを使って添付ファイルをダウンロードできるほか、添付ファイルのRSSフィードを購読することもできます。これは非常に便利な機能です。同じスレッドを更新して新しい添付ファイルを追加したいときでも、わざわざ新規メールを作成する必要はありません。Drop.ioのページに新しいファイルをアップロードするだけで、購読中の受信者の受信トレイに通知が届きます。素晴らしい仕組みですね!

なお、Affixaの無料版で利用できるのは1アカウントのみです。複数アカウントをサポートする高度なオプションが必要な場合は、商用版を購入しましょう。

注意:サービスの提供状況について

補足として、Drop.ioは2010年にFacebookへ買収され、現在はサービスを終了しています。Affixaについても現在は入手が難しい状況です。同様の運用を実現したい場合は、GmailのGoogleドライブ連携やOneDrive、Dropboxなど、現行のクラウドストレージサービスとの連携機能を活用するのがおすすめです。

あなたはメール添付ファイルのアーカイブにどんなサービスを利用していますか?ぜひコメント欄でアイデアを共有してください。