iPhoneのタスクを自動化する方法：Workflow（ワークフロー）活用ガイド

iPhoneで毎日繰り返しているタスクは意外と多いもの。お気に入りのニュースサイトをチェックしたり、家族に「何時に帰るか」をメッセージで送ったり……。こうした作業は、Appleが買収した「Workflow」アプリを使えば自動化でき、ワンタップだけで実行できるようになります。この記事では、Workflowを活用して毎日のちょっとした時間を節約する方法をご紹介します。

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Workflowとは？

Workflowアプリは以前から存在していましたが、Appleに買収され、App Storeで無料公開されるようになりました。複数のアクションをつなぎ合わせて、ひとつのタスクを完成させるためのツールです。

「プログラミングでは？」と思われるかもしれませんが、実際その通りでもあります。ただし、コマンドを入力したり専門用語を覚えたりする必要は一切ありません。ドラッグ＆ドロップの直感的なインターフェースで、誰でも小さな自動化処理を簡単に組み立てられます。

自動化するタスクは大掛かりなものである必要はありません。Apple Musicで聴いている曲をSNSに投稿する、その日に予定されている会議間の移動時間を調べるなど、身近なもので十分です。よく使う手順をシンプルにし、別のもっと楽しいことに時間を使えるようにするのが目的です。

Workflowは実際どう動くのか

組み上げた自動化タスクは「Workflow（ワークフロー）」と呼ばれます。これは通常、単一の目標を達成するための小さなステップ式ルーチンです。Workflowの組み立て方を知るには、アプリに同梱されている多数のサンプルを見るのが一番の近道でしょう。

まずApp StoreにアクセスしてWorkflowをダウンロードします。インストール後に起動すると使い方の説明が表示されるので、少し目を通しておきましょう。

説明が終わるとWorkflowのホーム画面に移動します。ここには、あなたが作成したすべてのWorkflowが保存されます。

画面上部には「マイワークフロー」と「ギャラリー」のオプションがあります。「ギャラリー」をタップすると、すぐに使える既存のWorkflowが多数表示されます。iTunes StoreやApp Storeと同じようにセクション分けされており、執筆時点では「Apple Music」「基本機能」「クイックショートカット」「朝のルーティン」「健康維持」などのコレクションが含まれていました。役立ちそうなものを見つけたらタップし、「ワークフローを入手」ボタンを押しましょう。

画面上部のオプションで「マイワークフロー」に戻ると、選んだWorkflowが追加されているはずです。

Workflowを実行するには、それをダブルタップし、画面上部の再生ボタンをタップします。選択したWorkflowの種類によって、すぐにすべての処理を実行する場合と、ニュースサイトの選択など追加要素を指定してからタスクを完了する場合があります。

Workflowの構造を見てみよう

既存のWorkflowを使うだけでも便利ですが、Workflowの真価は自分好みの自動化を作るところにあります。組み立て方を確認するには、選んだWorkflowをタップします。すると、そのタスクを完了するために使われるコマンドの一覧が表示されます。コマンドは上から下へ順番に実行されるので、Workflowがどう「流れる」のかを追いかけることができます。

ここでは「洗濯タイマー」Workflowを選んでみました。タイマーを設定し、タスク完了時にリマインダーを受け取れるシンプルな例です。コマンドを追っていくと、それぞれ個別のボックスに表示されているのがわかります。これらはすべてメニューから選択し、デジタル版レゴのように組み合わせたものだからです。

洗濯タイマーの最初のステップは「入力を求める」で、「洗濯は何分？」という質問を行います。その下にある「デフォルトの答え」フィールドは、洗濯物やコースによってタイマーの長さが変わるため空白になっています。「入力タイプ」は分数のみ入力するため「数字」に設定されており、最後にApple Watchの音声入力を使うオプションも用意されています。

次のボックスは「日付」で、常に今日の日付を使うように設定されています。これはWorkflowがリマインダーにエントリーを追加できるようにするためのものです。さらに「日付を調整」というボックスが続き、「入力を求める」ボックスの値（タイマーを動かしたい時間）を加算し、リマインダー用に「分」単位で表示します。

最後のボックスは「新規リマインダーを作成」です。タイマーが終了すると、Workflowが情報をリマインダーリストへ送信し、洗濯機から取り出せることを知らせてくれます。まだ設定していない場合は「アクセスを許可」ボタンをタップして、Workflowがリマインダーへアクセスできるようにしてください。

最初は少し混乱するかもしれませんが、いくつか異なるWorkflowを見ていくうちに、自動化がどのように組み立てられているのか理解が深まるはずです。もちろん、すでに作成済みのものを使うだけでも十分ですが、自分で試してみたい気持ちがあるなら、Workflowは喜んでそれに応えてくれます。

自分だけのWorkflowを作る

Workflowの作成は比較的簡単ですが、多少の試行錯誤は避けられません。最初の最重要ステップは、何を自動化したいのか明確なイメージを持つことです。

決まったら、そのプロセスを何度か実際に実行してみて、通常の手順をメモしておくとよいでしょう。それが整理できたら、いよいよWorkflowに落とし込みます。ホーム画面の「ワークフローを作成」オプションをタップしてください。

作成するWorkflowのタイプを尋ねられます。種類は3つ：「通常」「Todayウィジェット」「アクション拡張機能」です。「通常」はアプリ内から起動するWorkflowを作成します。「Todayウィジェット」は通知領域に表示され、「アクション拡張機能」はiOSの共有シート（共有ボタンをタップしたときに表示される各種オプション）から利用できます。

ここでは「通常」を選択します。タップしてもハイライトされる以外、大きな変化はありません。実際に作成を始めるには右方向にスワイプし、利用可能なすべてのコマンドを開きます。コマンドをWorkflowに追加するには、タップして長押しし、右側へドラッグします。

少しずつWorkflowを積み上げていけば、自分のニーズにぴったり合った自動化ソリューションがすぐに完成します。

一例として、「写真を撮る」コマンドの後に「Instagramに投稿」を追加してみました。このWorkflowを選択するとカメラアプリが起動し、普段通り写真を撮影すると、画像がInstagramに送信されてフィルターを適用できます。アプリを自分で起動することなく、すべてが完結するのです。

自分の作品で実験しながら、自信がついてきたら複雑さを増していきましょう。「ワークフローを作成」ページにはステップバイステップのチュートリアルも用意されているので、少し時間をかけて試してみる価値があります。

以上が、Workflowという新しい世界への簡単な案内でした。iPhoneにとって非常に有用な追加機能であり、繰り返しのタスクを高速化する素晴らしい方法です。最初に少しだけ手間をかける意思さえあれば、きっと毎日が快適になるはずです。

補足：Workflowはその後、iOS 12以降に標準搭載された「ショートカット」アプリとして統合されました。現在お使いのiPhoneでは「ショートカット」アプリで、本記事と同じような自動化が可能です。