Gmailを最強のメモアプリに変える方法｜下書き機能をフル活用する実践テクニック

毎日Gmailの受信トレイで仕事をしているなら、いっそのことGmailをメモ取り用のツールとして使い込んでみてはいかがでしょうか。

Gmailを優れたメールクライアントたらしめている機能は、そのままメモアプリとしても十分役立ちます(少し変わった使い方ではありますが)。この記事では、Gmailをメモアプリとして快適に使うための設定やコツをいくつかご紹介します。

それでは、Gmailをメモ取りに転用する方法を見ていきましょう。

まずはGmailの「下書き」をメモとして使うメリットを確認

お気づきの方も多いと思いますが、ここでの基本アイデアは「Gmailの下書きをメモ代わりに使う」というものです。この方法には、すぐに得られるメリットがいくつかあります。たとえば次のような点です。

• 定型文(テンプレート)を、特定の種類のメモのひな形として使える
• 画像をドラッグ&ドロップで本文中に挿入できる
• 重要なファイルをメモに添付したり、Googleドライブから挿入したりできる
• 複数の受信トレイ機能を使って、メモを素早くアクセスできるパネルに分類できる

さらに、Gmailは編集内容を自動保存してくれるので、「保存し忘れ」を心配する必要もありません。ほかにもメリットが見つかれば、「Gmailをメモアプリに使う利点リスト」に加えていきましょう。

新規作成ウィンドウを使いやすい形にカスタマイズする

頻繁にメモを取る用途としては、Gmailの標準的な新規作成ウィンドウのサイズや位置はやや不便です。ただし、より使いやすい表示方法がいくつか用意されています。

• 全画面表示:右上にある最小化と保存して閉じるのアイコンの間にある全画面アイコンをクリックします。すると、既存のGmailページの上に新規作成ウィンドウが重ねて表示されます。全画面表示はデフォルト設定にすることも可能です。ウィンドウ右下の小さな下向き矢印をクリックし、デフォルトで全画面表示を選択してください。
• ポップアウトウィンドウ:Shiftキーを押しながら作成ボタン、または新規作成ウィンドウ内の全画面ボタンをクリックします。専用のポップアップウィンドウでメモを入力できるようになります。
• ブラウザタブ:Ctrlキー(MacではCommandキー)を押しながら作成ボタン、または新規作成ウィンドウ内の全画面ボタンをクリックします。専用のブラウザタブでメモを書けるようになります。

もし新規作成ウィンドウ内の文字の見た目が気に入らない場合は、下書きを別の画面で開いてみるのも一つの手です。視覚的にすっきりとした表示でメモを確認できれば、執筆のストレスも減ります。よく使うメモを受信トレイの上部にピン留めしておけば、いつでもすぐに参照できます。

受信メールの邪魔をシャットアウトする

Gmailでメモを取るつもりなら、数分おきに届く新着メールに気を取られていては作業になりません。アクティブな受信トレイによる中断を避けるために、以下の2つの方法(または自分なりの工夫)を試してみましょう。

1. フィルタを作成して、メールを自動的に既読にする

受信トレイに届いた時点でメールを既読扱いにすれば、受信トレイラベルの横にある未読件数カウンターによる視覚的なストレスを回避できます。

「既読」フィルタを設定するには、設定 > フィルタとブロック中のアドレスを開き、新しいフィルタを作成を選択します。すると、フィルタ条件を指定できるボックスが表示されます。

ポップアップのTo欄に自分のメールアドレスを入力し、右下のこの検索条件でフィルタを作成をクリックします。次に、既読にするにチェックを入れます。併せて以下の項目にもチェックを入れると便利です。

• 受信トレイをスキップ(アーカイブする):受信メールを自動的にアーカイブし、受信トレイから即座に消したい場合に選択します。
• ラベルを付ける:後でメールを確認するときに、新旧のメールを区別できるようにしたい場合に選択します。このオプションの横にあるラベルを選択...のプルダウンメニューから、任意のラベルを必ず割り当ててください。

注意:Gmailで複数のアカウントのメールを管理している場合は、それぞれのメールアドレスに対してこの「既読」フィルタの設定を繰り返す必要があります。

2. メールの配信時間を制限する、またはオンデマンドで受け取る

仕事中につい新着メールをチェックしてしまうなら、BatchedInboxのようなプラグインを導入しましょう。これは受信メールを専用ラベルの下に保留し、指定した時刻にまとめて受信トレイへ配信してくれるツールです。

Chromeユーザーなら、Inbox Pauseという拡張機能を選ぶこともできます。BatchedInboxが一定間隔でメールを配信するのに対し、Inbox Pauseは自分がメールを受け取る準備ができるまで受信トレイ全体を一時停止します。いつでも「解除」して受信を再開できます。

Gmeliusで余計な要素を非表示にする

メモを取るときにすっきりしたミニマルなインターフェースを好むなら、Chrome・Opera・Safari向けの拡張機能「Gmelius」を導入しましょう。Gmailの見た目や動作を細かく変更できる多数のオプションが利用可能になります。

GmeliusをインストールしてGmailを更新すると、ダッシュボードを開いて好みに合わせて設定するよう促されます。雑然さと気散じのない画面を作るには、カスタマイズ(Customization)タブにある以下の設定を調整しましょう。

• 連絡先ウィジェットを非表示にする
• 広告を無効化する
• Google+のアクティビティを非表示にする
• Gmailヘッダーをオンデマンドで表示する
• Gmailフッターを非表示にする

文字スタイルを変更する

読み慣れないフォントは、入力中や閲覧中の内容への集中を妨げることがあります。

見栄えの良いメモに仕上げるには、設定 > 全般 > デフォルトのテキストスタイルを開きます。そこで、好みのフォントの種類・サイズ・色を選びましょう(少なくとも目障りにならないものを)。選択したスタイルはその場でライブプレビューされます。満足できたら下にスクロールして変更を保存をクリックしてください。

特定のメモやメールだけ文字装飾を変えたいときは、新規作成ウィンドウの書式設定オプションボタンをクリックすれば個別に調整できます。

ラベルとスターでメモを整理する

Gmailのラベルは、メモのタグとしても活用できます。サイドバーの新しいラベルを作成リンクをクリックして始めましょう。使用頻度の低いラベル(いわゆる仮タグ)は、サイドバーのデフォルト表示から隠しておくのがおすすめです。

ラベルを非表示にするには、まずサイドバーでラベル名にカーソルを合わせ、表示される小さな下向き矢印をクリックします。ポップアップしたオプションメニューのラベルリスト内:にある非表示を選択してください。ついでに、同じメニューからラベルの色を変更できることにも注目しておきましょう。

もちろん、編集したいラベルが大量にある場合は、一括で処理する方が楽です。ラベルを管理のサイドバーリンク、または設定 > ラベルからまとめて操作できます。

色分けだけでは物足りない、より視覚的な整理法をお探しなら、「スター」を使ってメモにタグ付けするのも効果的です。普段見かける黄色い星以外にも多くの種類があります。設定 > 全般 > スターに移動して、残りのスターオプションを有効化しましょう。

利用できるすべてのスターは下のスクリーンショットを参考にしてください。使う予定の数に応じて、4つのスターまたはすべてのスターのリンクをクリックします。

メモに黄色い星を付けるには、メッセージリストでそのメモの前にある星アイコンをクリックします。同じアイコンをクリックし続けると、他の種類のスターへと順番に切り替わります。

Markdown記法に対応させる

MarkdownはWeb向けの文章を書くのに便利な記法で、近年の多くのメモアプリでは標準機能となっています。Gmailのメール(ここではメモ)をMarkdownで書きたいなら、ブラウザ拡張機能「Markdown Here」を導入しましょう。使い方は簡単で、インストール直後に使い方の説明が表示されます。

前述のとおりGmeliusを導入して邪魔な要素を排除しているなら、Markdown Hereなどの追加拡張機能は不要です。GmeliusにはMarkdown機能が組み込まれており、ダッシュボードの生産性(Productivity)タブから有効化できます。Markdownサポートを有効にするという設定を探してください。

このMarkdown機能は現在ベータ版です。不具合に遭遇した場合は、結局Markdown Hereをインストールするのが確実でしょう。

タスク管理はGoogle Tasksに任せる

多くの人にとって、メモアプリはToDoリストの置き場所も兼ねています。それは決して悪いことではなく、データの保存場所が減るほどデジタル疲労も軽くなるからです。問題は、メモとタスクを混在させないための追加の整理手段が必要になる点ですが、Gmailではその心配はありません。ToDoリストをGoogle Tasksに移せばよいのです。

TasksはGmailに組み込まれたタスク管理機能で、邪魔にならずにアクセスでき、集中力を維持するうえで大きな助けになります。

Gmail検索をマスターする

どれだけ多くのメモを作成しても、Gmailの検索演算子を使いこなせば、数回のキー入力で目的のメモを見つけられます。

たとえば、スターでタグ付けしたメモはhas演算子で絞り込めます。「緑のチェックマーク」スターを付けたメモを検索したい場合は、検索ボックスにhas:green-checkと入力してEnterキーを押します。もちろん、同じスターが付いた通常のメールも表示されるので、検索語にin:draftを追加して、条件に合う下書き(メモ)だけを表示するようにしましょう。

検索に使えるスターの正式名称を調べるには、設定 > 全般 > スターのセクションで該当するスターにカーソルを合わせます。あるいは、検索ボックスにスターの色名を入力し始めると、一致するスター名が候補として表示されます。

メモを安全に保管する

Gmailの下書き削除は厄介な問題です。誤ってでも意図的でも、30秒の「破棄を元に戻す」猶予期間を過ぎてしまうと、削除された下書きは二度と戻りません。

大切なメモを失わないためにも、Gmailを本格的にメモ取りに使う前に、バックアップ計画を立てておきましょう。下書きのバックアップ方法としては、次のような選択肢があります。

• IMAP経由でデスクトップのメールクライアントにバックアップする
• Googleドライブに保存する
• Google Takeoutを利用する

まとめ:Gmailはメモアプリとして十分通用する

GmailはWeb・デスクトップ・モバイルのすべてで利用でき、Gmail Offline(Chrome)やデスクトップメールクライアントを使えばオフラインでも動作します。さらに言えば、あなたはすでにGmailに慣れ親しんでおり、その使い方を熟知しています。これらすべてを考えれば、Gmailをメモツールとして使うのは有力な選択肢だと言えます。ただし、それが現実的な解決策になるかどうかは、あなた自身にしか判断できません。

開発者たちは常に、Gmail向けの便利なプラグインやブラウザ拡張機能を生み出しています。他のアプリのメモをGmailに取り込む実用的な方法も必ず見つかるでしょう。仮に下書きではなくメール形式になってしまったとしても、工夫次第で運用できます。

「完璧なメモツール」は、ユニコーンのように魔法の存在かもしれず、実際には存在しないのかもしれません。しかし効果的なツールは話が別で、Gmailにはその可能性があります。メール確認以上の用途でGmailを使う準備はできていますか?

あなたが実践している、Gmailをメールクライアント以上に活用する創意的なテクニックがあれば、ぜひシェアしてください!