Outlook 送信トレイについて:目的、違い、トラブルシューティング

電子メールは現代社会で広く普及しており、人々はビジネスに連絡を取り合ったり、重要なニュースを受信したりするために電子メールを使用しています。しかし、多くの人はまだ「送信トレイ」フォルダと「送信済み」フォルダとの違いについて混乱しています。

この記事では、Microsoft Outlook における「送信トレイ」の意味、送信トレイ フォルダーや受信トレイ フォルダーとの違い、メールが送信トレイに残った場合などの一般的なエラーの修正方法について説明します。

つまり、送信トレイ フォルダは、メールが正常に送信されるまでメールが保管される一時的な保管場所です。

Outlook や Gmail などの電子メール プログラムは、受信トレイ、送信トレイ、送信トレイ、スパムなどのフォルダーを使用してメールボックスを整理します。これにより、メールボックスがよりユーザーフレンドリーになり、メールのナビゲーションが容易になります。

また、メールが正常に送信されたかどうか、またはエラーが発生したかどうかを確認することもできます。

電子メールを送信すると、次のようなことがさらに詳しく起こります。

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電子メール プログラム (Microsoft Outlook など) を使用して電子メールを作成し、[送信] を選択します。

電子メール クライアントは、送信メール サーバーとの接続を確立している間、電子メールを送信トレイ フォルダに保存します。これは簡易メール転送プロトコル (SMTP) として知られており、送信メールの送信に必要なすべての情報が含まれています。

送信メール サーバーが受信者のメール サーバーに接続し、メールが受信トレイに届きます。

電子メール メッセージが正常に送信されると、送信済みフォルダーにも表示されます。これは、メールが保留中ではなくなり、正常に転送されたことを示しています。

何らかの理由でメッセージを送信できなかった場合 (電子メール クライアントが Exchange サーバーとの接続を確立できなかった場合など)、電子メールは送信トレイ フォルダに残り、Outlook 電子メール クライアントは後で再送信を試みます。

通常、この問題は Web アプリではなく、Microsoft Outlook 365 バージョンを使用しているユーザーにのみ影響します。

Outlook の「メールが送信トレイに残っている」エラーを修正する方法

電子メールが送信トレイ フォルダーに残っている場合は、MS Outlook が電子メールを送信できなかったことを意味します。メールの滞留は、間違ったアカウント設定、大きな添付ファイル、インターネット接続の問題など、さまざまな理由で発生する可能性があります。

このエラーを修正する方法は次のとおりです。

1. Outlook を再起動します

一部の Outlook エラーは、アプリを再起動するだけで修正できます。たとえば、「不明なエラーが発生しました。0x80040119 または 080040600」というメッセージが表示された場合は、.ost または .pst ファイル (Outlook が使用するファイル) が破損している可能性があります。 Outlook を再起動すると、これらの不具合が解消される場合があります。

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Outlook を閉じます。 Outlook プロセスが残っていないことを確認するには、Ctrl + Shift + Esc キーを押してタスク マネージャーを開き、outlook.exe (または Microsoft Outlook) を右クリックして、[プロセスの終了] を選択します。

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Outlook を起動し、メールが送信されたかどうかを確認します。

2.大きな添付ファイルを削除する

Microsoft Outlook アプリを開き、まだ Outlook アカウントにサインインしていない場合はサインインします。次に:

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[送信/受信]> [オフラインで作業] を選択します。これにより、Outlook がオフライン モードになり、メール プロバイダーが送信トレイからメールを自動的に送信しようとしなくなります。

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ナビゲーション ペインで [送信トレイ] を選択し、メッセージを下書きフォルダーにドラッグします。

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メッセージをダブルクリックして開き、添付ファイルを削除します。 Outlook がメッセージを送信しようとしているというエラーが表示される場合があります。その場合は、Outlook を閉じて再起動してください。

手順 1 ～ 3 を繰り返します。

添付ファイルを削除したら、もう一度 [送受信]> [オフライン作業] を選択して添付ファイルを非アクティブ化します。

[すべて送信] を選択します。

3.アカウント設定を確認してください

送信トレイ フォルダーにメールが残るもう 1 つの一般的な原因は、「接続時にすぐに送信する」設定がオフになっていることです。これを確認するには:

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Microsoft Outlook を開きます。

[ファイル] タブで、[オプション] を選択します。

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「Outlook のオプション」で、「詳細設定」を選択します。次に、[送受信] セクションで、[接続したらすぐに送信] の横にあるチェックボックスをオンにします。

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[OK] を選択します。

Outlook 2007 や 2003 などの古いバージョンの Outlook を使用している場合は、[ツール] メニューを選択し、[メール設定] を選択します。 [接続したらすぐに送信] の横にあるチェックボックスをオンにして、[OK] を押します。

4.インターネット接続と交換モードを確認してください

電子メールが送信トレイに残るもう 1 つの理由は、デバイスがインターネットに接続していないか、何らかの原因で Microsoft Outlook がメール サーバーに接続できないことです。これは、Outlook アプリの右下隅にあるステータス バーで確認できます。

「オフラインで作業中」と表示されている場合は、[送受信] タブに移動し、[オフラインで作業] ボタンのオンとオフを切り替えて、Outlook のインターネットへの接続を再起動します。

これを解決するには、インターネットが正しく機能していることを確認してください。その場合、接続の問題は Microsoft Exchange の設定が原因である可能性があります。 Microsoft Exchange 電子メール アカウントが Exchange キャッシュ モードに設定されている場合は、オンライン モードのプロファイルに変更して、メールが送信されるかどうかを確認してください。

そのためには:

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Outlook を開き、[ファイル]> [アカウント設定]> [アカウント設定] の順にクリックします。

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ウィンドウが表示されます。 [電子メール] タブで、[変更…] を選択します。

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「その他の設定」を選択します。

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[詳細設定] タブを選択し、[Exchange キャッシュ モードを使用する] のチェックを外します。

5.不要なアドインを無効にする

送信トレイでメールを開くと、Outlook はそのメールを「既読」としてマークします。 Business Contact Manager (BCM)、Social Connector、Xobni などの一部のアドインは、そのような電子メールが送信トレイから送信されないようにすることが知られていますが、その理由は不明です。

この問題が発生した場合は、アドインを無効にして、電子メールが送信されるようになるかどうかを確認してください。それ以外の場合は、メールを送信トレイから下書きフォルダーにドラッグ アンド ドロップし、もう一度 [送信] を押すだけです。

6.メールサーバー認証の構成

メールサーバーによる認証が機能しないか、正しく構成されていない場合、電子メールの送信時に問題が発生する可能性があります。これを修正するには:

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[ファイル]> [アカウント設定]> [アカウント設定] を押します。

[電子メール] を選択し、電子メール アカウントをダブルクリックします。

[送信サーバー] タブで、設定、ユーザー名、パスワードが電子メール プロバイダーが推奨するものと一致していることを確認します。また、メール サーバーで明示的に必要な場合を除き、[必須の安全なパスワード認証 (SPA)] がオフになっていることを確認してください。

[詳細設定] タブで、設定がメール プロバイダーが推奨する設定と一致していることを確認します。サーバーに必要なポート番号を見つける必要があります。たとえば、SMTP 接続は通常、TCP ポート 465 で動作します。

注:この設定は、Outlook 2013 および Outlook 2016 でのみ使用できます。Outlook 365 でこれを変更するには、詳細設定を使用して新しい電子メール アカウントを追加する必要がある場合があります。

7. Outlook 修復ツールを実行する

受信トレイ修復ツール (SCANPST.EXE) を使用すると、Outlook データ ファイル (.pst または .ost で終わるファイル) のエラーを修復できます。これにより、メールが送信トレイに滞留する問題が解決されます。このツールを使用するには、Outlook を閉じて、Outlook のバージョンに応じて次のいずれかの場所に移動します。

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Outlook 2019:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16

Outlook 2016:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16

Outlook 2013:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15

Outlook 2010:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14

Outlook 2007:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

次に:

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SCANPST.EXE をダブルクリックします。

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[参照] を選択し、スキャンする Outlook データ ファイルを見つけます。

「スタート」を押します。

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ツールでエラーが見つかった場合は、[修復] を選択して修正を試みます。

完了したら、Outlook を再起動し、動作するかどうかを確認します。

送信トレイの問題のトラブルシューティング

Outlook の送信トレイに問題が発生し始めた場合、特にビジネスで Outlook を使用している場合は、できるだけ早く問題を修正する必要があります。幸いなことに、Outlook ユーザーは、このイライラする問題に対する多くの修正を発見しました。このガイドを読んで、送信トレイの問題を解決できれば幸いです。