Microsoft Teamsで1対1チャットとグループチャットを作成する方法【初心者向け完全ガイド】

Microsoft Teamsの1対1チャットやグループチャットを活用すれば、直接的で集中した会話が簡単に行え、チームワークの向上や生産性アップにつながります。この記事では、同僚とつながり、アイデアを共有し、より効果的にコラボレーションするために必要なチャットの作成方法を、手順を追って詳しく解説します。

Teamsの1対1チャット機能は、チームメンバーとプライベートにコミュニケーションを取るためのシームレスで効果的な手段です。プロジェクトについての相談、ファイルの送受信、重要な話題のキャッチアップなどに活用できます。

Microsoft Teamsで1対1チャットを開始する方法

Teamsで1対1のチャットを開始するには、以下の手順を実行します。

1. Microsoft Teamsを開き、「チャット」を選択します。

2. 「新しいチャット」アイコンを選択します。

3. 「宛先」フィールドに、相手の名前・電話番号・メールアドレスを入力します。フルに入力してもよいですし、ドロップダウンメニューから該当する候補を選択することもできます。

注意: 相手がTeamsのワークスペースに参加していない場合、その人を追加することはできません。

4. テキストフィールドに新しいメッセージを入力します。

5. Enterキーを押すか、「送信」を選択します。

また、別の方法として、Teamsのチャネルや会議の中で相手のプロファイルから会話を開始することもできます。プロフィール画像を選択し、チャットアイコンをクリックして、メッセージを作成・送信するだけです。

1対1の会話を進める

これで相手側にもあなたのメッセージが表示され、双方向でのやり取りが可能になります。絵文字、スタンプ、GIFを送ったり、書式設定オプションを使ってメッセージに個性を加えることもできます。さらに、ビデオ通話や音声通話の開始、画面共有のオプションも利用可能です。

注意: 1対1チャットでは、相手が返信するたびに通知が届きます。通知が気になる場合は、チャットリスト上で会話を右クリック(モバイルの場合は長押し)し、「ミュート」を選択してください。モバイルデバイスでは、会話を左にスワイプして「その他 > ミュート」をタップします。

1対1チャットでは、相手との間でファイルのアップロードや共有もできます。「ファイル」タブを選択し、ローカルストレージまたはOneDriveからファイルを追加しましょう。逆に、相手がアップロードしたファイルを選択してダウンロードすることもできます。

チャットしながら他の作業を行いたい場合は、デスクトップ版で会話ウィンドウをポップアウトし、小さな独立ウィンドウとして表示できます。画面右上の「ポップアウト」アイコンを選択するだけです。

作成した各会話は、Teamsのチャットリストにエントリとして表示されます。チャットが複数ある場合は、上部の検索バーを使って、メッセージ・人物・ファイルごとに会話を絞り込むことができます。

Teamsチャットで既読機能を無効にする

Microsoft Teamsには既読確認(リードレシート)機能があり、相手が自分のメッセージを見たかどうか、またその逆も把握できるようになっています。プライバシーを守りたい場合や、素早く返信しなければならないというプレッシャーを感じたくない場合は、この機能をオフにできます。

1. 「アクティビティ」タブを選択します(モバイルの場合はプロフィールアイコンをタップ)。「設定」を選びます。

2. 「プライバシー」を選択し、「既読確認」の横にあるスイッチをオフにします。

注意: 「既読確認」オプションがグレーアウトされている場合、それはワークスペースの制限により機能を無効化できないことを意味します。

Microsoft Teamsでグループチャットを作成する方法

複数のチームメンバーに情報を共有したいとき、一人ひとりに個別メッセージを送る代わりに、グループチャットを作成するのが最適な方法です。グループ会話の設定に、Teamsのオーナー権限やワークスペースの特別なアクセス許可は必要ありません。

グループチャットを開始する

Microsoft Teamsなら、グループチャットの作成、メンバーの追加、全員の情報共有を簡単に行えます。手順は基本的に1対1チャットとほぼ同じです。

1. Microsoft Teamsのチャットリストに移動し、「新しいチャット」を選択します。

2. チャットに追加したいメンバーの名前・メールアドレス・電話番号を順番に入力していきます。

3. メッセージを入力し、Enterキーを押すか「送信」を選択します。

グループチャットの使い方は1対1チャットと同様で、リンクや絵文字の送信、ファイルの共有なども可能です。グループ内で活発にやり取りされている場合は、特定のメッセージに対してインライン返信を使うと便利です。メッセージを右クリック(モバイルでは長押し)して「返信」を選択しましょう。

後からグループチャットにメンバーを追加する

グループチャット作成時に誰かを追加し忘れても心配いりません。後からメンバーを追加できるだけでなく、その人がチャット履歴にアクセスできるかどうかも指定できます。

1. 画面右上の「ユーザーの追加」アイコンを選択します。モバイルアプリの場合は、画面上部の参加者グループをタップします。

2. 「ユーザーを追加」オプションを選択します。

3. 追加したいメンバーを選び、「チャット履歴を含めない」「過去◯日分の履歴を含める」「すべてのチャット履歴を含める」のいずれかを選択して、「追加」をクリックします。

グループ会話の名前を変更する

Teamsではカスタムのチャット名を付けることで、複数のグループチャットを区別しやすくなります。手順は以下の通りです。

1. 画面上部の「編集」アイコンを選択します。モバイル版Teamsアプリでは、画面上部のメンバーグループをタップするとアイコンが表示されます。

2. 「グループ名」フィールドに名前を入力します。

3. 「保存」を選択して、グループ会話名を確定します。

グループ会話からメンバーを削除する

グループチャットからメンバーを削除するには、「ユーザーの追加」アイコンを選択し(モバイルではグループ名をタップ)、削除したい人の名前の横にある「×」アイコンをクリックします。

Microsoft Teamsのグループ会話から退出する

グループチャットに残りたくない場合は、いつでも退出できます。「ユーザーの追加」アイコン(モバイルではグループ名)を選択し、「退出」を選ぶだけです。

なお、Teamsで1対1またはグループチャットを退出・削除した場合に何が起こるのかについても、あわせて確認しておくと安心です。

Microsoft Teamsでコミュニケーションを活性化しよう

Microsoft Teamsの1対1チャットとグループチャットは、セットアップが簡単で直感的に使える機能です。このガイドで紹介した手順に従えば、両方のタイプの会話を素早く作成・カスタマイズでき、ワークスペース内でのつながりと生産性を維持できます。ぜひ他の便利なTeams活用術もチェックして、さらに使いこなしてください。