Evernoteの隠れた便利機能4選!意外と知らない活用テクニックを徹底解説

Evernoteの基本的な機能は、すでにご存じの方も多いでしょう。ファイルや写真、ボイスメモなどを保存でき、どのデバイスからでもどこにいても簡単にアクセスできる——しかし、それだけではありません。

Evernoteを日常的に使っている方でも、アプリに搭載されているあまり知られていない機能までは把握しきれていないかもしれません。確かにこのソフトはファイルなどの保存に便利ですが、よく見てみると、知っておくと役立つ隠れた機能がいくつも備わっています。それは一体どんな機能なのでしょうか?

この記事では、Evernoteの「秘密の機能」4つを詳しく紹介し、それぞれの正しい使い方をわかりやすく解説します。

1. 機密情報をパスワードで保護する

他人に見られたくない機密情報がある場合、Evernoteには2048ビットRSA SSL暗号化によってノートの内容を隠せる機能があります。テキストはもちろん、画像やその他のファイルも、簡単な手順で安全にロックできます。

暗号化したい情報を選択(ハイライト)し、右クリックすると「選択したテキストを暗号化」というオプションが表示されます。以降の操作は直感的で、パスワードを記憶させておけば、次回から入力を求められることもありません。これだけで設定は完了です。

この機能は幅広い場面で活躍します。たとえば、各種SNSアカウントのログイン情報の管理に便利です。Facebook、Instagram、LinkedInなどのユーザー名とパスワードをひとつのノートにまとめても、Evernoteなら安心して保管できます。

2. リマインダーを設定して大事な予定を見逃さない

仕事でも勉強でも、Evernoteを使うなら締め切りや期日がつきものです。期日どおりにタスクをこなすには、Evernoteのスケジュール機能を活用し、やるべきことが近づいたらアラートを受け取れるようにしておきましょう。

すべてのノートに日付と時刻を割り当てて優先順位をつけるのは基本の使い方ですが、さらに、その日のリマインダー一覧をメールで受け取るよう設定することも可能です。対象のノートブックを開き、「設定」をクリックして、サブスクリプション(購読)設定へ進みましょう。

この機能はToDoリストの作成に最適です。予定が何件も重なる日でも、ノートブックに整理してリマインダーに任せれば、必要なものをすべて揃えて時間どおりに行動できます。自分から能動的に設定しておくことが成功のポイントです。

3. Webクリップで参考資料を効率よくまとめる

研究論文などで使う資料を収集していると、関連するリンクを見失ってしまうことがよくあります。参照資料をブラウザのブックマークに保存している人も多いでしょうが、情報管理にはもっとスマートな方法があります。それがEvernoteのWebクリップ機能です。

デスクトップ版のEvernoteを使っている場合は、ブラウザに「Evernote Web Clipper」拡張機能をインストールしましょう。アイコンをクリックすると、クリップの保存形式を選択し、タイトルを追加して、任意のノートブックに振り分けることができます。スマートフォンの場合は、記事ページの共有ボタンをタップすれば同じメニューにアクセスできます。

メモや資料の整理は、学習や研究の質を左右する重要な要素です。Webクリップで参考資料を一元管理すれば、論文の30ページ目を書き進めている最中でも、必要な資料にワンクリックでアクセスできる状態を維持できます。

4. テンプレートを再利用して作業を効率化

お気に入りのレイアウトを繰り返し使いたい、あるいは複数のプロジェクトで同じ形式が必要になることは珍しくありません。プレゼンテーションの前には、上司やクライアントから特定のフォーマットに従うよう求められることもあるでしょう。既存のノートからテンプレートを作成できれば、作業負荷を大幅に減らせます。

新しくノートを作成するか、既存のノートを選び、「ファイル」タブを開きます。そこから「ノートをエクスポート」をクリックすると、テンプレートとして再利用できる .enex ファイルが生成されます。次に同じテンプレートが必要になったときは、.enex ファイルを開き直すだけで準備完了。多くの時間を節約できます。

たとえば、講義を一定の形式で進める先生の授業では、一貫したスタイルでメモを取ることで内容が理解しやすくなります。情報の整理力が向上するのは、Evernoteをはじめとする類似ツールがもたらす大きなメリットの一つです。

ノートを最大限に活用しよう

今回紹介した4つの隠れた機能を活用すれば、Evernoteのポテンシャルを余すところなく引き出せます。軌道に乗せてくれるシンプルなリマインダーから、繰り返し使えるテンプレートファイルまで、アプリの利便性に大きな違いを実感できるはずです。

あなたのEvernote活用のコツはありますか?ぜひコメント欄でお聞かせください!

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