PDFファイルとは何？PDF形式のメリット・デメリットと正しい使い分け

インターネットから資料をダウンロードした際、ファイルが「.pdf」形式になっていることに気づいたことはありませんか？ PDFは編集が難しく（場合によってはほぼ不可能！）、開くには専用のビューアが必要です。パソコンやスマホにあまり慣れていない方にとっては、「なぜわざわざPDFを使うのか」「.docxなどのWordファイルの方が便利なのでは？」と感じるかもしれません。

しかし実のところ、PDFはその用途において非常に優れたフォーマットなのです。デジタル文書のやり取り手段として長年使われており、今後もなくなる気配はありません。では、なぜ人々は文書の送付にPDFを選ぶのでしょうか？ そして、日常のどのような場面で活用できるのでしょうか？

PDFファイルのメリット

まずは「Word（.docx）ファイルの方が良いのでは？」という疑問から考えてみましょう。この考え方には落とし穴があります。それは「誰もが自分のデバイスでDOCXファイルを問題なく扱える」という前提に立っている点です。DOCXはMicrosoft Word由来の拡張子であり、他の人がその文書を開くには、Word本体か、DOCXファイルを読み込める互換ソフトが必要になります。仮に対応アプリがあったとしても、開く過程でレイアウトや書式が崩れてしまうことも珍しくありません。全員が確実に同じ内容を読めるようにするのは、意外と面倒なのです。

幸い、多くのオペレーティングシステムはPDFを標準でサポートしています。つまり、Windowsユーザー向け、iOS向け、Linux向けにそれぞれ別のファイルを作る必要はなく、PDFにしておけば誰でも同じ見た目で閲覧できるのです。

PDF形式を使うべきシーン

このことから、PDFが最適なのは「相手がどんなOS・環境で開くかわからないとき」です。例えば、ウェブサイトでユーザーがダウンロードできるマニュアルを作成する場合を考えてみましょう。サイト訪問者にはWindows、iOS、Linux、モバイル端末のユーザーなどさまざまな人がいるため、全員に対応する必要があります。こうしたケースでは、PDF形式にしておけば複雑なことをせずに済み、すべての人を満足させられます。

さらに嬉しいことに、ダウンロードされたPDFはブラウザ上で直接開くことができます。ChromeやFirefoxなどの主要ブラウザにはPDFビューアが内蔵されているため、読み手は追加ソフトなしで手軽に文書を閲覧できます。

メールでの文書送付にもPDFは最適です。履歴書などの文書を送るとき、DOCXファイルでも送ることはできますが、相手がPCの前ならともかく、外出先でスマホしかない場合は読みづらくなることがあります。そんなときは、PDF版を添えておけば万全です。

PDF形式のデメリット

PDF形式の文書を受け取って編集しようとした経験があるなら、すでに最大の欠点を体感しているはずです。PDFは複数のOSで同じように表示できるよう、「元の文書のデジタルな写し（スナップショット）」のようなものとして作られています。DOCXファイルの編集とPDFファイルの編集の違いは、ホワイトボードに書かれた文字を直接修正することと、そのホワイトボードの写真を加工して修正することの違いに似ています。不可能ではないものの、かなり手間がかかるのです。

PDF形式を使うべきでないシーン

他の人が編集できる「生きた文書」が必要な場合は、PDF形式は避けましょう。PDFにも入力可能なフォーム欄を追加できますが、本格的な共同編集には不向きです。チームで作業するなら、お互いの使用OSを把握した上で、全員に合うファイル形式を決められるはずです。少なくとも、Googleドキュメントのようなクラウド型サービスを使えば、誰でも編集に参加できます。PDFは「全員が読めること」が必要なときに使い、「全員が編集できること」が必要なときには使わない——これが鉄則です。

まとめ：文書形式の選び方

他の文書形式とは大きく異なるため、なぜPDFが使われるのか不思議に思う人も多いでしょう。今回の記事で、PDFがなぜ・どのように使われているのか、そしてあえて使わない方がよいケースについて理解できたはずです。

あなたは日常生活でどれくらいPDFを活用していますか？ ぜひコメント欄で教えてください！