Oracle EBSで発注書(PO)の手動作成を制限する2つの方法

企業によっては、購買依頼(リクイジション)を起点として発注書(PO)を作成することを必須とし、手動でのPO作成を制限したいケースがあります。本記事では、Oracle E-Business Suite(EBS)において、ユーザーによる発注書の手動作成を制限する方法をご紹介します。

はじめに

Oracle® Purchasingでは、発注書(PO)は以下のいずれかの方法で作成します。

• POフォームを使用して手動で作成する方法
• AutoCreateフォームを使用して、購買依頼から自動的に作成する方法

購買プロセスのコントロールを強化するため、リクイジション経由でのみPOを作成させ、手動作成を禁止したいという要件は珍しくありません。以下では、Oracle EBSでPOの手動作成を制限するための2つの選択肢を解説します。

方法1:POXPOEPOフォームのパーソナライズ

この方法では、「POヘッダー・ブロック」と「PO明細ブロック」の2箇所に対してフォーム・パーソナライズを設定します。

POヘッダー・ブロックへのパーソナライズ

まず、POヘッダー・ブロックに対しては、WHEN VALIDATE RECORDイベントを使用してパーソナライズを行います。

次に、PO番号(SEGMENT1)がNULLであるかどうかを判定する条件を追加します。SEGMENT1がNULLの場合はエラーメッセージを発生させるようにします。SEGMENT1がNULLということは、発注書フォーム上で新しいPOを作成しようとしていることを意味するため、この時点で作成処理を制限するわけです。

PO明細ブロックへのパーソナライズ

続いて、PO明細レベルでは、WHEN NEW BLOCK INSTANCEイベントを利用してPO作成を捕捉(トラップ)します。

POヘッダーレベルのSEGMENT1がNULLである場合、以下のアクションを実行します。

1. 制御をPOヘッダー・ブロックに移行する。
2. エラーメッセージを表示する。

これにより、ヘッダーの段階だけでなく、明細入力に進もうとした場合にも確実に手動作成をブロックできます。

方法2:メニュー除外(Menu Exclusions)の活用

メニュー除外を使用する場合は、責任(Responsibility)レベルで複数の機能を除外するよう設定し、ユーザーが手動でPOを作成できないようにします。PO作成を制限したいすべての責任に対して、必ず設定を変更してください。

除外すべき機能は以下の通りです。

• Purchase Orders(発注書)
• PO Summary: Create New PO(POサマリー:新規PO作成)

これらの機能を除外することで、対象の責任を持つユーザーはPOフォームから直接発注書を作成できなくなります。

メニュー除外方式の注意点

メニュー除外には1つ制限があります。Purchase OrdersおよびPO Summary: Create New POの機能が除外された責任では、AutoCreate機能によって作成された既存のPOを編集することもできなくなってしまう点です。この点は設計時に十分考慮する必要があります。

まとめ

本記事でご紹介した2つの方法のいずれかを使えば、発注書の手動作成を効果的に制限できます。選択の目安は以下の通りです。

• リクイジションからPOを作成した後も、ユーザーに編集を許可したい場合 → フォーム・パーソナライズ方式を採用しましょう。
• AutoCreateでPOを作成するだけで、編集の必要がない場合 → シンプルなメニュー除外方式が適しています。

自社の購買業務フローに合わせて最適な方法を選択し、購買プロセスのコンプライアンス強化にお役立てください。

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