SharePointとは？主な機能とできることを初心者向けにわかりやすく解説

SharePointは、マイクロソフトが提供するコラボレーションプラットフォームです。Googleドライブに似た側面を持ちますが、その可能性ははるかに広範囲に及びます。チームメンバーがコミュニケーションを取り、データをやり取りし、一緒に作業できる場所であると同時に、共有ファイルの保管庫、ブログ、Webコンテンツ管理システム（CMS）、社内イントラネットとしても活用できる万能ツールです。

※本記事の情報および手順は、SharePoint Online、SharePoint Server 2019／2016、SharePoint Foundation 2013、SharePoint Server 2013 Enterprise、SharePoint Foundation 2010、SharePoint Server 2010に対応しています。

従来のファイルサーバーを進化させたSharePoint

数年前まで、マイクロソフトの先端的なコラボレーション環境は大きく2つの要素で構成されていました。ひとつはメールと共有カレンダーを支える「Exchange」、もうひとつはネットワーク上の共有ファイルサーバーです。「S:」や「X:」といったドライブ名でおなじみだったこれらの共有ドライブには、チーム全員がアクセスできるファイルが格納されていました。ただし、同時に編集できるのは1人のみという大きな制約がありました。

そのため、多くのユーザーはファイルを自分のPCにコピーして編集するという回避策を取っていました。しかしこの方法では、どのファイルが最新版なのか分からなくなる混乱、頻繁な上書きトラブル、意味不明なファイル名の氾濫といった問題が頻発していました。

こうした課題を解決すべく生まれたのがSharePointです。主なメリットは以下の通りです。

• ファイルのバージョン管理：「重要レポート.doc」という1つのファイルだけを運用できます。SharePointが「バージョン1」「バージョン2」と履歴を自動管理し、さらにコメント機能を使えば「この版には〇〇さんの修正内容が含まれます」のように変更内容を記録できます。
• チェックイン／チェックアウト：あるユーザーがファイルを編集中は、他のユーザーによる変更をロックできる機能です。チェックアウト中のファイルにアクセスしようとした場合、ローカルへのダウンロードは可能ですが、内容が最新とズレる可能性がある旨の警告が表示されます。新しいバージョンでは、ファイルが解放された際に通知を受け取る機能も備えています。
• 強力なインデックスと検索機能：世界中がGoogle検索に慣れた時代において、この機能はSharePointの根幹を担う存在となりました。何層ものフォルダーを潜って目的のファイルを探し出す苦労は過去のものとなりました。
• Webインターフェース：進化した検索機能と組み合わさることで、SharePointは企業コンテンツに関するコラボレーションの「ワンストップ拠点」へと進化しました。
• Windowsアプリとの連携：Microsoft OfficeなどのWindowsアプリで表示される「ファイル」→「開く」ダイアログから、直接SharePoint上のファイルを操作できます。

さらに巧妙なことに、マイクロソフトは従来の共有ドライブの使い勝手も残しました。「X:」ドライブからExcelファイルを開き、編集して保存する――という操作は以前とまったく同じ感覚で行えます。裏側ではSharePointが自動的にチェックアウト・チェックインとバージョン管理を実行してくれるのです。これらの機能は現在でも健在ですが、現代のSharePointは単なる高機能なファイルサーバーの枠を超えています。

Microsoft 365におけるSharePointの役割

GoogleやApple、DropBoxなどがクラウドサービスを強化していく中、マイクロソフトも自社のクラウド戦略を推し進めていました。シンプルなファイル共有は「SkyDrive」（現・OneDrive）という新サービスが担当することになり、SharePointはMicrosoft 365の中核コンポーネントとして位置づけられました。クラウドベースのコラボレーションと、サブスクリプション型のOfficeアクセスが統合された形です。

SharePointはWebコンテンツプラットフォームですが、WordPressやSquarespaceのような一般的なCMSとは少し性格が異なります。ページを作成してWebサイトとして公開することも可能ですが、部署ごとのチームサイトを作り、そこにWebパーツを組み合わせて構築することこそ真骨頂です。例えば、お知らせを掲載するブログ、Exchangeと連携したチームメンバー一覧、ドキュメントライブラリ、Excelワークブックと連動したデータ表などを1つのサイトにまとめられます。

外部公開用のCMSとしては無難な出来栄えでしたが、企業データの断片を表示できる社内イントラネットとしては非常に強力なツールでした。

現在のSharePointはどうなっているのか？

現在のSharePointは従来の強みを受け継ぎつつ、Windows、macOS、Android、iOS、各種Webブラウザに幅広く対応しています。「サイト」という基本概念はそのままに、近年のバージョンではサイトにアプリを追加できるようになりました。さらにサードパーティ開発者向けには、独自アプリを提供できるマーケットプレイスまで用意されています。

SharePointは、いわばチームのホームベースです。ファイル、ディスカッション、お知らせなど、想像しうるあらゆる形のコラボレーションを1箇所に集約できる場といえます。

SharePoint活用のポイント

• SharePointはMicrosoft 365の一部として利用できますが、対象はビジネスアカウントのみです。ただし、月額5ドル程度の低価格プランから契約可能です。
• SharePointの中心概念は「サイト」です。まずサイトを作成し、その後コンテンツやウィジェットを追加していく流れになります。
• かつてのSharePointはWordPressのようなCMSとして、入力したコンテンツを公開サイトへ掲載する用途が主流でしたが、Microsoft 365版ではチームのコラボレーションスペースとして使われるケースが多くなっています。