SharePointとは何ですか？それは何をしますか？

SharePointは、Googleドライブに似たMicrosoftのコラボレーションプラットフォームですが、それだけではありません。チームメンバーがコミュニケーションを取り、データを交換し、協力できる場所です。共有ファイルリポジトリ、ブログ、Webコンテンツ管理システム、およびイントラネット。

この記事の情報と手順は、SharePoint Online、SharePoint Server 2019、SharePoint Server 2016、SharePoint Foundation 2013、SharePoint Server 2013 Enterprise、SharePoint Foundation 2010、およびSharePointServer2010に適用されます。

改善されたファイルドライブとしてのSharePoint

数年前、最先端のMicrosoftコラボレーションには、電子メールと共有カレンダーを強化するExchangeとネットワークファイルドライブの2つのコンポーネントがありました。これらのドライブには、「S」や「X」などのドライブ文字があり、チーム全体がアクセスできるファイルが格納されていましたが、 一度に編集できるのは1人だけです。回避策として、それらをローカルマシンにコピーして、そこで編集することができます。これにより、混乱、大量の上書き、不可解なファイル名が発生する場合があります。

MicrosoftはSharePointを作成しましたが、これにはいくつかの利点があります。

• ファイルのバージョン管理 ：これは、単一の「OurImportantReport.doc」ファイルを持つことができることを意味します。 SharePointは、「リビジョン1」、「リビジョン2」などを管理します。コメント機能も提供されているため、そのリビジョンでどのような変更が加えられたかを説明できます。 「これにはアーロンのコメントが含まれています」。
• チェックイン/チェックアウト ：ユーザーが別のユーザーによる変更からファイルをロックする機能。誰かが別のユーザーがチェックアウトしたファイルにアクセスしようとすると、SharePointはそのファイルをローカルにダウンロードするように促しますが、加えられた変更は現在のユーザーが行っていることと同期していない可能性があることも警告します。これにより、少なくとも誰かが他の人が終了するまで待つ必要がある単純なワークフローが提供されました。最近のバージョンでは、ファイルが解放されたときに人に通知することもできます。
• 強力なインデックス作成と検索 ：世界がすべてをグーグルで検索することに慣れてきたので、これは基本的な機能になりました。十数レベルのフォルダを掘り下げて、それらを正しく覚えていることを願う時代は終わりました。
• Webインターフェイス ：これと改善された検索を組み合わせることで、SharePointはエンタープライズコンテンツでのコラボレーションのためのワンストップショップになりました。
• Windowsアプリとの統合 ：ファイルを使用してSharePointからファイルを取得する機能>開く MicrosoftOfficeなどのWindowsプログラムで見られるダイアログ。

巧妙な動きで、Microsoftは古いファイルドライブの概念も保持しました。つまり、以前と同じように、「X」ドライブからExcelファイルを開いて変更し、保存することができます。ただし、バックグラウンドでは、SharePointがファイルをチェックアウトしてから、再度チェックインしてバージョン管理します。これらの機能はまだ存在し、正常に機能しますが、SharePointは今日の単なる豪華なファイルドライブではありません。

Microsoft365とSharePointコラボレーションプラットフォーム

Google、Apple、DropBoxなどがクラウドサービスの機能を改善するにつれて、Microsoftは独自に取り組んでいました。 SkyDrive（現在はOneDrive）と呼ばれる新しいファイル共有サービスが単純なファイル共有を引き継ぎました。これにより、SharePointはMicrosoftの365製品の重要なコンポーネントとなり、クラウドベースのコラボレーションとサブスクリプションベースのOfficeへのアクセスを組み合わせました。

SharePointはWebコンテンツプラットフォームですが、おそらくこの用語に関連付けられているWordPressやSquarespaceとは異なります。 SharePointを使用してページを作成し、それらをWebサイトとして公開することもできますが、部門チーム用のサイトを作成し、それにWebパーツをドロップして、アナウンス付きのブログ、Exchangeのチームメンバーのリスト、ライブラリを含めることもできます。のドキュメント、およびExcelワークブックによって駆動されるデータのグリッド。

公開されているWebCMSとしては十分でしたが、企業データの一部を表示できるイントラネットとしては、かなりクールでした。

今日のSharePointとは何ですか？

今日のSharePointはその長所に基づいて構築されており、Windows、macOS、Android、iOS、およびWebブラウザーと互換性があります。サイトの概念は同じですが、最近のバージョンでは、そのサイトにアプリを追加する機能が導入されています。サードパーティの開発者は、独自のマーケットプレイスを提供することもできます。

SharePointは、ファイル、ディスカッション、お知らせなど、想像できるあらゆる形式のコラボレーションを収集できる、チームのホームベースのようなものです。

SharePointの使用方法に関するヒント

• SharePointはMicrosoft365の一部として利用できますが、ビジネスアカウントでのみ利用できます。とはいえ、これらのアカウントは月額わずか5ドルで利用できます。
• SharePointの中心的な概念はサイトです。最初にサイトを設定する必要があります。その後、コンテンツまたはウィジェットをサイトに追加できます。
• SharePointは以前はWordPressによく似たCMSであり、コンテンツを入力して公開Webサイトに公開していましたが、Microsoft365バージョンはコラボレーションスペースとしてより一般的に使用されています。