Outlookメールのアーカイブ完全ガイド:デスクトップ・Web・モバイル版の使い方を徹底解説

削除はしたくないけれど受信トレイからは整理したいメールがある場合、「アーカイブ」機能が便利です。Microsoft Outlookでは、手動または自動でメールをアーカイブし、受信トレイをすっきりさせる方法がいくつか用意されています。

この記事では、デスクトップ版、Web版、モバイル版Outlookでのメールアーカイブ方法を解説します。普段どの環境でOutlookを使っていても、新しいメールのためのスペースを確保できるようになります。

Outlookのメールアーカイブについて知っておくべきこと

Microsoft 365、Exchangeアカウント、Outlook on the webでは、既定で「アーカイブ」フォルダーが用意されています。Exchange Serverアカウントの場合は、アイテム保持ポリシーが適用されることがあります。POPやIMAPアカウントの場合は、アーカイブフォルダーを自分で作成できます。

アーカイブフォルダーに移動したメールは、後から必要になったときにいつでも取り出せます。

なお、後述のボタンを使ってアーカイブフォルダーへ移動しても、メールボックスの使用容量自体は減りません。容量が気になる場合は、Windows環境で別途Outlookデータファイル(.pst)を作成する方法があります。詳細は後述します。

Windows版Outlookでメールをアーカイブする

Windows版Outlookでは、メールを手動でアーカイブできるほか、自動アーカイブ(AutoArchive)機能も利用できます。自動アーカイブ機能の内容は、Outlookのバージョンによって異なる場合があります。

Windowsでメールを手動アーカイブする

1通または複数のメールを、いくつかの方法で手動アーカイブできます。

まず、次のいずれかの方法でメールを選択します。

• 1通だけなら、そのメールをクリックして選択します。
• 連続する複数のメールなら、最初のメールを選択し、Shiftキーを押しながら範囲の最後のメールを選択します。
• 離れた位置にある複数のメールなら、1通を選択し、Ctrlキーを押しながら残りのメールを順に選択します。

アーカイブしたいメールを選択したら、以下のいずれかの操作を行います。

• メールを「アーカイブ」フォルダーへドラッグ&ドロップする
• リボンの「ホーム」タブまたは「メッセージ」タブにある「アーカイブ」をクリックする
• 右クリックして「アーカイブ」を選択する
• Backspaceキーを押す

Windowsでメールを自動アーカイブする

Windowsでは、古いメールを自動的にアーカイブするために、「メールボックスのクリーンアップ」を実行するか、AutoArchiveを定期的に実行するよう設定できます。

受信トレイのクリーンアップを実行する

Outlookデータファイル(.pst)へメールを移動することで、容量を節約しながらメールボックスを一括で整理できます。

1. 「ファイル」>「情報」を選択し、「ツール」メニューから「古いアイテムのクリーンアップ」を開きます。

1. メンテナンス対象のメールアカウントの受信トレイ、フォルダー、サブフォルダーを選択し、下のドロップダウンボックスで基準日を指定します。必要に応じて、「自動アーカイブ対象外」のメールを含めるチェックボックスにもチェックを入れられます。

1. アーカイブファイルの保存先パスが表示されるため、後でアクセスが必要になったときもすぐに見つけられます。PSTファイルへのアクセスで困ったときの対処法も参考にしてください。
2. 「OK」をクリックしてクリーンアップを実行します。

AutoArchive(自動アーカイブ)を設定する

定期的に自動でアーカイブしたい場合は、AutoArchiveオプションを設定しましょう。

1. 「ファイル」>「オプション」を選択します。左側の「詳細設定」をクリックし、右側の「自動アーカイブの設定」を開きます。

1. 上部のチェックボックスにチェックを入れ、AutoArchiveを実行する間隔を入力します。必要に応じて、実行前に確認メッセージを表示するチェックボックスにもチェックを入れられます。

1. 「自動アーカイブの処理中」セクションで「古いアイテムをアーカイブまたは削除する」にチェックを入れ、アーカイブ対象となるメールの経過期間を指定します。

1. アイテムをOutlookデータファイルへ移動するか、完全に削除するかを選択できます。

1. 必要に応じて「すべてのフォルダーにこの設定を適用する」ボタンをクリックし、「OK」で設定を完了します。Outlookのオプション画面でも「OK」をクリックして変更を保存します。

Mac版Outlookでメールをアーカイブする

Mac版Outlookでも、Windowsとは少し異なるものの、手動・自動どちらでもメールをアーカイブできます。

Macでメールを手動アーカイブする

Macでも、いくつかの方法で1通または複数のメールを手動アーカイブできます。

まず、次のいずれかの方法でメールを選択します。

• 1通だけなら、そのメールをクリックして選択します。
• 連続する複数のメールなら、最初のメールを選択し、Shiftキーを押しながら範囲の最後のメールを選択します。
• 離れた位置にある複数のメールなら、1通を選択し、Commandキーを押しながら残りのメールを順に選択します。

アーカイブしたいメールを選択したら、以下のいずれかの操作を行います。

• メニューバーの「メッセージ」>「アーカイブ」を選択する
• リボンの「ホーム」タブにある「アーカイブ」をクリックする
• 右クリックして「アーカイブ」を選択する
• 受信トレイ右側の「アーカイブ」ボタン(箱のアイコン)をクリックする
• キーボードショートカット「Control + E」を使う

Macでメールを自動アーカイブする

Mac版Outlookには自動アーカイブ機能がありませんが、代わりにルールを活用する方法があります。特定の日付を基準にメールをアーカイブするルールを設定できます。

1. Outlookを開き、メニューバーから「Outlook」>「設定」を選択します。
2. 表示されたウィンドウで「ルール」を選択します。

1. 複数のアカウントがある場合は、次の画面の左側で対象のアカウントを選択します。
2. 右側の下部にある「+」ボタンをクリックして新しいルールを追加します。

1. 上部にルール名を入力します。
2. 条件では、左側のドロップダウンボックスで条件の種類を選択します。「受信日」を選べば、日付を基準としたルールを作成できます。右側で日付範囲を入力するか、「以前」の日付フィールドに過去の日付を入力します。

注意:時間が経つと、このルールの日付を更新する必要が出てくる点に留意してください。

1. アクションでは、最初のドロップダウンボックスで「フォルダーへ移動」を選択し、右側のリストから「アーカイブ」を選びます。

1. 必要に応じて、「例外条件」の横の「+」ボタンでルールの対象外にするメールを指定したり、下のチェックボックスで同じ条件を満たす他のルールを無視するよう設定したりできます。
2. 「有効」にチェックが入っていることを確認し、「OK」をクリックしてルールを保存します。

Web版Outlookでメールをアーカイブする

Web版Outlookでのメールアーカイブは、デスクトップ版とほぼ同じ感覚で行えます。

Web版でメールを手動アーカイブする

• 1通だけなら、メールを選択するか、左側のチェックボックスにチェックを入れます。
• 連続する複数のメールなら、最初のメールを選択し、Shiftキーを押しながら範囲の最後のメールを選択します。
• 離れた位置にある複数のメールなら、1通を選択し、Ctrlキー(Windows)またはCommandキー(Mac)を押しながら残りのメールを順に選択します。

アーカイブしたいメールを選択したら、以下のいずれかの操作を行います。

• 「ホーム」タブのツールバーにある「アーカイブ」をクリックする
• 右クリックして「アーカイブ」を選択する
• 受信トレイ右側の「アーカイブ」ボタン(箱のアイコン)をクリックする

Web版でメールを自動アーカイブする

Mac版と同様、Web版Outlookには現在AutoArchive機能がありません。代わりに、日付ベースのルールを設定できます。

1. 右上の歯車アイコンをクリックし、表示されたサイドバーから「すべてのOutlook設定を表示」を選択します。

1. 左端の「メール」を選択し、右側で「ルール」を選びます。次に「新しいルールを追加」をクリックします。

1. 上部にルール名を付けます。
2. 「条件の追加」の下で、ドロップダウンリストから「指定日より前」を選択し、右側に日付を入力します。

注意:Mac版と同様に、後でこのルールの日付を更新する必要が出てくる場合があります。

1. 「アクションの追加」の下で、ドロップダウンリストから「移動先」を選択し、右側で「アーカイブ」を選びます。

1. 必要に応じて「例外の追加」でルールの対象外にするメールを指定し、「他のルールの処理を停止」にチェックを入れます。
2. 受信トレイですぐにルールを実行したい場合は、「今すぐルールを実行する」にチェックを入れます。その後「保存」をクリックします。

Android・iPhone版Outlookでメールをアーカイブする

AndroidスマートフォンやiPhoneでOutlookを使っている場合も、メールをアーカイブできます。現時点で自動アーカイブ機能はありませんが、手動でアーカイブする方法がいくつかあります。

1通のメールをアーカイブするには、スワイプ操作を使います。設定に応じてメールを左から右(または右から左)にスライドし、「アーカイブ」アイコンを選択します。あるいは、メールを開いて上部の「アーカイブ」アイコンをタップしても構いません。

受信トレイで複数のメールをアーカイブするには、1通のメールを長押しすると選択画面が表示されます。残りのメールを選択し、上部(Android)または下部(iPhone)の「アーカイブ」アイコンをタップします。

まとめ

Windows、Mac、Web、モバイルの各プラットフォームで、Outlookの古いメールや不要なメールを簡単に整理できます。Outlookでのメールアーカイブ方法をマスターすれば、受信トレイを常に快適な状態に保てます。併せて、Outlookが開かないときの対処法もチェックしてみてください。