Outlook 電子メール アーカイブのマスター:デスクトップ、Web、モバイル向けのステップバイステップ ガイド

不要になったメールがあるが、必ずしも削除したくない場合は、アーカイブできます。 Microsoft Outlook では、メールを手動または自動でアーカイブして邪魔にならないようにする方法がいくつかあります。

デスクトップ、Web、モバイル デバイス上の Outlook でメールをアーカイブする方法を説明します。 Outlook を最もよく使用する場所に関係なく、新しいメッセージ用のスペースを確保できます。

Outlook でのメールのアーカイブについて

Microsoft 365、Exchange アカウント、および Web 上の Outlook には、既定のアーカイブ フォルダーがあります。 Exchange サーバー アカウントでは、保持ポリシーが適用される場合があります。 POP および IMAP アカウントの場合は、アーカイブ フォルダーを作成できます。

アーカイブ フォルダーを使用すると、後で必要に応じてそこに移動したメールを取得できます。

以下で説明するようにボタンを使用してアイテムをアーカイブ フォルダーに移動しても、受信トレイのサイズは減少しません。スペースが心配な場合は、Windows を使用するときに別の Outlook データ ファイル (.pst) を作成できます。これについては以下で説明します。

Windows で Outlook メールをアーカイブする

Windows 上の Outlook で電子メールを手動でアーカイブすることも、利用可能な自動整理機能のいずれかを使用することもできます。これらの自動アーカイブ機能は、Outlook のバージョンによって異なる場合があります。

Windows で電子メールを手動でアーカイブする

Windows では、いくつかの異なる方法で 1 つ以上の電子メールを手動でアーカイブできます。

まず、次のいずれかの方法でメールを選択します。

• 単一のメールの場合は、メールを選択するだけです。
• 隣接するメールのグループの場合は、範囲内の最初のメールを選択し、Shift キーを押しながら最後のメールを選択します。
• 隣接しないメールのグループの場合は、メールを 1 つ選択し、Ctrl キーを押しながら追加のメールをそれぞれ選択します。

アーカイブする電子メールを選択したら、次のいずれかを実行します。

• メールをアーカイブ フォルダーにドラッグします。
• [ホーム] タブまたは [メッセージ] タブのリボンで [アーカイブ] を選択します。
• 右クリックして「アーカイブ」を選択します。
• Backspace キーを使用します。

Windows でメールを自動的にアーカイブする

Windows では、メールボックスのクリーンアップを実行するか、自動整理を頻繁に実行するように設定することで、古いメールを自動的にアーカイブできます。

受信箱のクリーンアップを実行する

メールを Outlook データ ファイルに移動すると、スペースを節約し、メールボックスを一気にクリーンアップできます。

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[ファイル]> [情報] を選択します。次に、[ツール] メニューを開き、[古いアイテムのクリーンアップ] を選択します。

<オル>

メンテナンスを実行する電子メール アカウントの受信トレイ、フォルダー、サブフォルダーを選択し、その下のドロップダウン ボックスで日付を選択します。必要に応じて、チェックボックスをオンにして「自動アーカイブしない」メールを含めます。

<オル>

アーカイブ ファイルの場所のファイル パスが表示されるので、必要に応じて後で簡単にアクセスできます。問題が発生した場合は、PST ファイルにアクセスするための次の方法を参照してください。

[OK] を選択してクリーンアップを実行します。

自動アーカイブを設定する

スケジュールに従ってアイテムを自動的にアーカイブするには、自動アーカイブ オプションを設定します。

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[ファイル]> [オプション] を選択します。左側で [詳細設定] を選択し、右側で [自動整理設定] を選択します。

<オル>

自動整理を実行する頻度の上部にあるボックスをオンにし、ボックスにタイミングを入力します。オプションで、実行前にプロンプトが表示されるようにチェックボックスをオンにできます。

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[自動整理中] セクションで、古いアイテムをアーカイブまたは削除するチェックボックスをオンにして、メールの保存期間を選択します。

<オル>

その後、アイテムを Outlook データ ファイルに移動するか、アイテムを完全に削除するかを選択できます。

<オル>

オプションで、ボタンを選択して設定をすべてのフォルダに適用し、[OK] をクリックしてセットアップを完了します。 [Outlook オプション] ウィンドウで [OK] を選択して、変更を保存します。

Windows とは少し異なりますが、Mac 上の Outlook ではメールを手動および自動でアーカイブできます。

Mac でメールを手動でアーカイブする

Mac では、いくつかの異なる方法で 1 つ以上のメールを手動でアーカイブできます。

まず、次のいずれかの方法でメールを選択します。

• 単一のメールの場合は、メールを選択するだけです。
• 隣接するメールのグループの場合は、範囲内の最初のメールを選択し、Shift キーを押しながら最後のメールを選択します。
• 隣接しないメールのグループの場合は、メールを 1 つ選択し、Command キーを押しながら追加のメールをそれぞれ選択します。

アーカイブする電子メールを選択したら、次のいずれかを実行します。

• メニュー バーで [メッセージ]> [アーカイブ] を選択します。
• [ホーム] タブのリボンで [アーカイブ] を選択します。
• 右クリックして「アーカイブ」を選択します。
• 受信トレイの右側にある [アーカイブ] ボタン (ボックス) を選択します。
• キーボード ショートカット Control + E を使用します。

Mac でメールを自動的にアーカイブする

Mac 上の Outlook には自動アーカイブ オプションはありませんが、適切な回避策はあります。日付に基づいて特定のメールをアーカイブするルールを設定できます。

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Outlook を開き、メニュー バーから [Outlook]> [設定] を選択します。

表示されるウィンドウで [ルール] を選択します。

<オル>

複数のアカウントをお持ちの場合は、次の画面の左側でアカウントを選択します。

右側の下部にあるプラス記号ボタンを選択して、新しいルールを追加します。

<オル>

上部にルール名を入力します。

条件については、左側のドロップダウン ボックスを使用して条件のタイプを選択します。 [受信日] を選択して、日付に基づいてルールを作成できます。右側に、日付範囲を入力するか、[前の日付] フィールドを使用して過去の日付を入力します。

注:時間が経つと、このルールを更新して新しい日付を含めることが必要になる場合があることに注意してください。

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アクションとして、最初のドロップダウン ボックスで [フォルダーに移動] を選択し、右側のリストで [アーカイブ] を選択します。

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必要に応じて、[メールのルールで回避する必要がある場合を除く] の横にあるプラス記号を使用するか、同じ条件を満たす他のルールを無視するには下のボックスをオンにします。

「有効」ボックスがオンになっていることを確認し、「OK」を選択してルールを保存します。

Web 上で Outlook メールをアーカイブする

Web 上の Outlook での電子メールのアーカイブは、デスクトップ版と同様です。

Web 上の電子メールを手動でアーカイブする

• 単一のメールの場合は、メールを選択するか、左側のボックスにチェックを入れます。
• 隣接するメールのグループの場合は、範囲内の最初のメールを選択し、Shift キーを押しながら最後のメールを選択します。
• 隣接しないメールのグループの場合は、メールを 1 つ選択し、Ctrl (Windows) または Command (Mac) を押しながら、追加のメールをそれぞれ選択します。

アーカイブする電子メールを選択したら、次のいずれかを実行します。

• [ホーム] タブのツールバーで [アーカイブ] を選択します。
• 右クリックして「アーカイブ」を選択します。
• 受信トレイの右側にある [アーカイブ] ボタン (ボックス) を選択します。

Web 上でメールを自動的にアーカイブする

Mac と同様、現在、Outlook on the web には自動整理機能がありません。代わりに、日付ベースのルールを設定できます。

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右上の歯車アイコンを選択し、表示されるサイドバーで [すべての Outlook 設定を表示] を選択します。

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左端で [メール] を選択し、右端で [ルール] を選択します。次に、[新しいルールの追加] を選択します。

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ルールの先頭に名前を付けます。

「条件の追加」の下で、ドロップダウン リストを使用して「前」を選択します。次に、右側に日付を追加します。

注:Mac と同様に、後でこのルールを更新して新しい日付を含めることもできます。

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アクションの追加で、ドロップダウン リストを使用して移動先を選択します。次に、右側にある [アーカイブ] を選択します。

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必要に応じて、ルールで回避すべき電子メールの例外を追加を選択し、追加のルールの処理を停止するボックスをオンにします。

受信トレイでルールをすぐに実行するには、[ルールを今すぐ実行] チェックボックスをオンにします。次に、[保存] を選択します。

Android および iPhone で Outlook メールをアーカイブする

Android デバイスまたは iPhone で Outlook を使用している場合は、そこにメールをアーカイブすることもできます。現時点では自動整理機能はありませんが、メールを手動でアーカイブする方法がいくつかあります。

1 つの電子メールをアーカイブするには、スワイプ アクションを使用できます。設定に従って電子メールを左から右に、またはその逆にスライドさせて、[アーカイブ] アイコンを選択します。または、メールを開いて上部にある [アーカイブ] アイコンをタップします。

受信トレイに複数のメールをアーカイブするには、1 つのメールをタップして押し続けると、選択画面が表示されます。残りのメールを選択し、上部 (Android) または下部 (iPhone) にあるアーカイブ アイコンをタップします。

Windows、Mac、Web、モバイル デバイス上の Outlook では、不要な古いメールの管理が簡単です。 Outlook でメールをアーカイブする方法がわかったので、Outlook が開かない場合の解決方法を確認してください。