Apple純正 ToDo アプリの隠れた名機能「スマートリスト」で私のワークフローが激変した話

公開日:2025年3月22日 午後6:00 EDT

Landoは2021年からMakeUseOfでフリーランスの生産性系ライターとして活動しています。Windows Vistaの時代からテクノロジーへの深い情熱を育み、AndroidやiOSなど幅広いデバイスに偏りなく好奇心を持って向き合ってきました。特定のブランドへの忠誠心ではなく、それぞれの技術の持つ強みを最大限に活かすことを重視しています。

生産性ソフトウェアへの関心は、効率化への飽くなき探求から生まれました。限られた時間でより多くのことを成し遂げる革新的な方法を常に模索しており、その姿勢は個人的な信条にとどまらず、テック知識とデジタルマーケティング戦略を組み合わせたプロフェッショナルな活動にも活かされています。

2018年にロンドンのXanda社デジタルマーケティングチームの一員として執筆キャリアをスタートして以来、信頼できるテックアドバイスの発信源として認められ、同僚から最新のテックトレンドやツールについて相談を受けることも少なくありません。継続的な学習とテックコミュニティでの議論への参加を通じて、常に新たな知識の吸収に努めています。

コンピュータサイエンスの学位取得を目指す傍ら、プライベートでは旅行やゲームを楽しんでおり、特にお気に入りのPS5でのプレイが趣味です。

終わりのないToDoリストに圧倒された経験はありませんか?実はAppleデバイスには、目の前にありながら見過ごされがちな過小評価された機能が隠れています。しかも、そのポテンシャルを十分に引き出せていない可能性が高いのです。

スマートリストとは?

まず、スマートリストが「何ではないか」から説明しましょう。Appleの「リマインダー」におけるスマートリストは、従来型のToDoリストではありません。むしろ、期日、タグ、優先度などの特定の条件に基づいて、既存のリストからタスクを自動的に抽出する「動的フィルター」と考えると分かりやすいでしょう。つまり、タスクは元のリストに残ったまま、見たい項目だけに絞り込んだビューを得られるのです。

これがなぜ便利なのでしょうか?スマートリストはノイズを切り捨ててくれるからです。リマインダーでToDoを管理しているなら、買い物、仕事のプロジェクト、個人的な用事など、複数のリストに散らばる大量のタスクを抱えているはずです。それらをすべてスクロールしながら今取り組むべきものを探すのは、干し草の山から針を探すような作業になりがちです。

スマートリストはこの問題を見事に解決します。リマインダーを自動的に整理し、すぐに行動に移せるビューを作成してくれるのです。時間をかけてスクロールする代わりに、「今まさに重要なタスク」だけが表示されます。例えば、緊急の仕事のタスクに取り組みたいなら、「Work」タグが付いていて今日が期日のリマインダーだけを表示するスマートリストを作ればよいのです。

Macのリマインダーでスマートリストを使う方法

最初のスマートリストを作る前に、少し時間を取ってタグを追加しておくことをおすすめします。Appleリマインダーのタグ機能を使えば、タスクをカテゴリー分けでき、フィルタリングが格段に楽になります。例えば、「仕事」「個人」「用事」「学校」といったラベルをタグとして付けられます。

スマートリストはタグ(その他の条件も含む)を頼りに適切なタスクを自動的に集めるため、先にタグを設定しておくとワークフローがさらにスムーズになります。

Macのリマインダーでタグを追加する手順は以下の通りです:

1. リマインダーアプリを開きます。
2. 新しいリマインダーを作成するか、既存のものをクリックします。
3. 情報アイコンをクリックすると、「タグを追加」というフィールドが表示されます。
4. 「#」(ハッシュタグ)に続けてタグ名を入力(例:#work)し、Returnキーを押してタグを保存します。

タグ付けが完了したら、Macのリマインダーでスマートリストを使い始められます。作成手順は以下の通りです:

1. リマインダーアプリで、左下の「(+)リストを追加」ボタンをクリックします。
2. 「リストタイプ」フィールドをクリックし、「スマートリスト」を選択します。
3. リストに名前を付けます(例:「今日の仕事」)。
4. 適用したいフィルターを選択し、「OK」をクリックしてスマートリストを保存します。

作成すると、条件に一致するリマインダーが自動的にスマートリストへ表示されます。この過小評価されたAppleの機能は私のワークフローを大きく改善しました。iPhoneとMacにはすでに最高のToDoアプリが備わっていると確信している理由のひとつでもあります。スマートリストは優先順位づけと進路維持に役立つ、即実行可能なビューを提供してくれます。以下に、私がスマートリストで生産性を高めている具体例をいくつか紹介します。

1. 「今日の仕事」スマートリスト

生産性における最大の課題のひとつは、毎日何に集中すべきかを把握することです。複数のリストを行き来する代わりに、「#work」タグが付き、期日が「今日」のタスクを自動的に集める「今日の仕事」というスマートリストを作りました。

今では毎朝デスクに座ると、さまざまなリストを掘り返す必要はありません。このスマートリストを開けば、その日完了すべきすべてのタスクがすでに並んでいます。「今日の仕事」スマートリストのフィルター設定手順は以下の通りです:

1. 前述の手順で仕事関連のタグを追加します(例:#work、#communication、#meeting、#projectなど)。
2. スマートリストウィンドウ(前述の手順に従って作成)で、「タグ」フィールドにすべての仕事関連タグを追加し、「選択したすべて」に設定します。
3. 「タグ」フィールドの横にある「+」ボタンをクリックし、「日付」と「今日」を選択します。

また、「期限切れを含む」チェックボックスにチェックを入れると、期限を過ぎたタスクも表示に含められます。

2. 「今週」スマートリスト

時には、ワークロードをもっと広い視点で捉えたいこともあります。このスマートリストは、今後7日間にやるべきことを見渡せるため、計画立案に最適です。今後の締め切りを確実に把握できるだけでなく、週次レビューでToDoリストを一気に片付ける際にも役立ちます。

前述と同様に、関連しそうなタグを追加できます。ただし、「日付」フィールドでは「相対範囲」と「次の中で」を選択します。次のフィールドに「1」を入力し、「週」を選択して「OK」をクリックして保存します。

3. 「いつか/たぶん」スマートリスト

すべてのタスクが即座の対応を必要とするわけではありません。GTD(Getting Things Done)メソッドに着想を得た「いつか/たぶん」スマートリストは、特定の期日がないものの、余裕のあるときに見返す価値のあるタスクやアイデアを集めています。

例えば、「新しい生産性ツールを調査する」や「デスクトップのファイルを整理する」といったリマインダーに「#somedaymaybe」タグを付けます。あるいは、タグを使いたくない場合は、「日付」フィールドで「日付なし」を選択すれば、期日の設定されていないすべてのタスクをまとめて集められます。

Appleリマインダーのスマートリストは、タスク管理のやり方を根本から変えてくれる可能性を秘めた機能です。整理整頓を保ち、集中力を維持し、ToDoを自在にコントロールする助けとなるでしょう。まだ試したことがないなら、今日最初のスマートリストを設定して、タスク管理がどれほど楽になるかぜひ体験してみてください。