メール自動化の初心者向けガイド:基本の仕組みから設定手順まで徹底解説

特に成長途上にあるビジネスオーナーにとって、顧客との継続的かつ定期的なコミュニケーションの維持は不可欠です。顧客は、自社のサービスが自分に何をもたらしてくれるのか、今後どのような新しい料金プラン、割引、キャンペーン、そして何より「新しさ」を提供してくれるのかを知りたがっています。こうしたメッセージを企業から消費者へ伝える手段として、最も一般的なものの一つがメールです。

さまざまなサービスプロバイダーやベンダーからのメールで受信箱が埋め尽くされた経験は誰にでもあるでしょう。その多くは無視されがちですが、タイミング次第では非常に役立つものもあります。では、これらのメールを毎日どのように送信しているのでしょうか。顧客数が数千人規模に達したとき、このコミュニケーションの連鎖をどう維持すればよいのでしょうか。そこで活躍するのが「メール自動化」です。

メール自動化とは?

メール自動化とは、メールマーケティングの一つの手法であり、ベンダーや企業が顧客に対して自動的にメールメッセージを送信する仕組みを構築するプロセスです。メールの内容やテーマは非常に多岐にわたります。例えば以下のようなものが挙げられます。

• 製品やサービスに関する最新情報のアップデート
• 特定のWebサイトやアプリでのユーザーの行動に基づくパーソナライズされたメッセージ
• 新規顧客へのウェルカムメール
• 個々の顧客向けの特別な特典を添えた誕生日メール
• 購入カートに保存された商品に関するリマインダーメール
• 確認メールや、請求書・配送レポート・利用状況レポートなど

こうしたメールは誰もが受け取ったことがあるはずです。これらは手作業で入力されたものではなく、すべてメール自動化によって送信・管理されています。これにより、企業と顧客の間で迅速かつタイムリーで好ましいコミュニケーションが実現します。

メール自動化が重要な理由

メール自動化のメリットは、分類して個別に分析すれば無数に挙げられますが、ここではビジネスオーナーに関わり、ブランド管理・ブランド評判・コミュニケーション・顧客関係に直結する主要なポイントを紹介します。

1. 顧客関係管理(CRM)

顧客を獲得するのは大変ですが、さらに難しいのは、競争の激しいビジネス環境において顧客を維持することです。顧客をつなぎ止めるには、ブランドにとどまる理由を与える必要があり、それはコミュニケーションを通じてしか実現できません。

自動化されたメールは、顧客との定期的な接点を保つのに役立ちます。顧客の行動や購買パターン、嗜好を追跡し、それに応じてプロモーションやマーケティングメールをターゲティングすることで、顧客の維持に成功できます。

2. セグメンテーションとパーソナライゼーション

すべての顧客に同じマーケティング施策を展開することはできません。顧客の行動は大きく異なり、その行動は居住地、心理面、購買習慣、嗜好、さらにはライフスタイルによって分かれます。

メール自動化プラットフォームを活用すれば、上記のようなパラメータに基づいて顧客をセグメント化し、それぞれの行動パターンに適合した自動メールを送信するための個別のアルゴリズムを設定できます。

3. スケーラビリティ(拡張性)

自動化されたメールマーケティングシステムを使えば、一度により多くのオーディエンスにリーチできます。手動のマーケティング手法では対応が困難な規模でも問題ありません。メール自動化があれば、一人の顧客も取り残されることはありません。

4. コスト効率

多くのビジネスオーナーは、SNSマーケティング、屋外広告、その他の有料広告を通じてビジネスを宣伝し、顧客にリーチしようとしています。メール自動化を活用すれば、顧客維持に充てるマーケティング予算を大幅に節約できます。費用が必要なのは、メール自動化プラットフォームのサブスクリプションと保守のみです。

5. パフォーマンス指標の計測

新しいサービスや製品について新聞に広告を掲載したとしましょう。その広告を誰が読んだのか、何人の顧客を維持または獲得できたのか、どうやって知ればよいのでしょうか。

すべてがオンライン・デジタルで完結するメール自動化なら、メールメッセージのパフォーマンスを追跡でき、顧客獲得や全体的な運営効率の向上にどれほど貢献しているかを把握できます。

ビジネス向けメール自動化の設定方法

ビジネスにメール自動化システムを導入するには、適切なプラットフォームの選定からターゲティングパラメータの決定まで、いくつかのステップが必要です。効果的なブレインストーミング、顧客行動の調査、過去の実績に基づく市場調査、事前の綿密な検討が求められるプロセスです。メールマーケティングのモデルを事前に準備しておくことで、より良い結果を得られ、エラーの発生確率も下がります。

ステップ1:メール自動化ソフトウェアを選ぶ

ビジネス向けのメール自動化を構築できる選択肢は多数あります。ほとんどが似たような機能を備えていますが、本記事の後半で紹介するトップクラスのツールの中から選ぶことができます。

ただし、事業の初期段階でサービスに過剰投資しないよう注意してください。ビジネスの成長に伴い、より大規模なメール自動化ソフトウェアが必要になったときに、いつでも別のプラットフォームへ移行できます。

ステップ2:計画を策定する

メール自動化ソフトウェアでは、ユーザーのWebサイトやアプリ上での行動に基づいて送信されるさまざまなメールを作成できます。それらのアクションがトリガーとなり、メールが自動的に送信されます。例えば、新規登録者全員にウェルカムメールを送信する設定が可能です。

最初は少数のトリガーを設定し、プラットフォームの操作に慣れ、実際の動作を理解しながら徐々に増やしていくのがおすすめです。

導入初期に自動化できるメールの例は以下の通りです。

• 新規登録者へのウェルカムメール
• 登録後の確認メール
• サイトやアプリで非アクティブになっているユーザーへの再エンゲージメントメール
• ユーザーがパスワードやユーザー名を変更した際のセキュリティ関連メール。別デバイスからのログインを通知するメールも自動化できます
• サブスクリプションの期限が近づいているユーザーへのリマインダーメール
• サービスや製品に関する請求書や配送レポート

ステップ3:ワークフローの確立

さまざまなトリガーやユーザーアクションに応じたメールを選定する計画を立てたら、エラーなく自動化タスクを実行するための明確なプランを作成する必要があります。

ワークフローでは、メール作成に関わるさまざまな要素(レイアウト、デザイン要素、コンテンツ、原稿の校正など)について基本ルールを定める必要があります。また、ワークフロープランには、メールの配信状況の監視ルールや、その成果の分析ルールの策定も含まれます。

これらの基準を満たし、ターゲットユーザーへの自動メール配信でミスがないようにするためには、チーム体制が必要になる場合もあります。

ステップ4:顧客のセグメンテーション

ここからが少し複雑になります。特に国内・国外を問わず複数の地域でビジネスを展開している場合は注意が必要です。この段階では、地域ごとの顧客の嗜好に基づいてメールをセグメント化します。

セグメンテーションは、性別や年齢層といった人口統計学的パラメータに基づくことも可能です。さらに、このステップでは、自社サイトやアプリでのユーザーアクションから受け取ったさまざまなトリガーに基づいて、メールリストを分割します。

ステップ5:パフォーマンス分析

すべての準備が整ったら、計画に沿ってメールの配信を開始し、成果やメールに対するユーザーの反応を常にチェックしましょう。こうすることで、ビジネスは失敗やミスから学び、メールマーケティングキャンペーンをより効果的で顧客に優しいものへと改善できます。

このステップから、新しいメールの作成と新しいプランの策定がサイクルとして回り始め、他のプロセスは従来どおり稼働し続けます。

おすすめのメール自動化サービス

1. Drip

• Dripは最高クラスのメール自動化ソフトウェアの一つで、小売Eコマースビジネスに最適です。
• Magento、Shopify、WordPressなどのCRMプラットフォームで構築されたWebサイトが対応する統合機能やプラグインを幅広くサポートしています。
• 高度なパーソナライズが可能で、ユーザーの嗜好に基づき、割引情報、商品のおすすめ、値下げ通知などを配信できます。
• 氏名から購買時の支払い方法に至るまで、ユーザーの行動データを体系的に収集します。顧客側のカーソルの動きまでも監視します。
• 自動メールから得られたエンゲージメントを、統計的かつ包括的に分析できる機能を提供しています。

2. Constant Contact

• Constant Contactは、スタートアップ段階を超えて成長期に入ったビジネスに適したツールです。
• 新規ユーザーや未開封ユーザー向けにあらかじめ定義されたメールセットを備え、クリックベースのアルゴリズムでユーザーの行動を追跡し、それらのアクションをトリガーとしてメール送信を設定できます。
• 連絡先の管理が効率的に行えます。購読解除、バウンス率、メールの未開封などを細かく追跡し、そうしたユーザーへ新しいオファーで再ターゲティングできます。
• ソフトウェアがパラメータを学習すると、連絡先が自動的にセグメント化されます。
• 送信済みメールとその成果を統計的に監視できます。

3. MailChimp

• 小規模ビジネスにぴったりのMailChimpは、完璧なメール自動化のための多彩な機能を提供します。
• メールに対するオーディエンスの反応を特定するためのツールを複数備えており、最終的には高いパーソナライズによってより良い成果につなげられます。
• MailChimpはさまざまな基準でユーザーをセグメント化し、異なるアクショントリガーに基づいて自動メールをパーソナライズします。
• さらに、ターゲット顧客に送信するサインアップフォームをデザインするツールもあり、双方向のコミュニケーションを促進し、フォームに回答してもらうことができます。
• 送信するメールごと、またメール本文内のリンクごとにランディングページを設定できます。
• 自動メールに添付するソーシャル投稿も作成可能です。

メール自動化ソフトウェアの選択は、ビジネスの規模、ユーザーベースの大きさ、そして当然ながら予算に大きく依存します。しかし、大きな目標を目指し、自社のサービスや製品のリーチを拡大するためには、必ず一つは導入すべきです。メール自動化の仕組みを把握すれば、ソフトウェア自体があなたの好みや今後のメールキャンペーンの進め方を理解し始めます。さっそく一つ選んで、手間なく顧客維持を始めましょう。