Macのファイル整理を自動化！Hazelで使える便利なカスタムルール3選

プログラミングには「Don't repeat yourself(同じことを繰り返すな)」という鉄則があります。コンピュータが自動的に処理できる作業を、手動で何度も繰り返すのは非効率だという教えです。しかし、この原則を実践するのにプログラマである必要はありません。Macユーザーなら「Hazel」を使うことで、ファイル整理を自動化し、作業効率を高めながら、面倒な手作業から解放されることができます。

Hazelとは?

Hazelは、比較的高度なスクリプト機能を、直感的で使いやすいグラフィカルインターフェースで提供してくれるmacOSアプリケーションです。その仕組みはシンプルな「もし〜なら、〜する」という条件分岐構造になっており、特定のパラメータに一致するファイルを検出し、条件が満たされた場合に指定したタスクを実行します。ロジック自体は単純ですが、複数の機能を組み合わせることで高度な自動化処理を構築でき、好きなタイミングで実行するよう設定することも可能です。

Hazelの初期設定

Hazelのセットアップはとても簡単です。アプリをダウンロードしてインストールすると、「システム環境設定」の中にHazelが追加されます。アイコンをクリックして環境設定パネルを開けば、準備完了です。

パネルを初めて起動すると、「Info」タブが表示され、Hazelが現在稼働中かどうかなどの情報を確認できます。「Start Hazel」というボタンがありますが、今はまだオンにしないでください。ここで起動してしまうと、ルールを保存した瞬間にすべてのルールが適用されてしまいます。設定に慣れていない段階では、意図しない動作につながる可能性があるためです。

その代わり、下にある「Show Hazel status in the menu bar(メニューバーにHazelの状態を表示)」のチェックボックスには必ずチェックを入れておきましょう。

ウィンドウ左側にはフォルダの一覧が表示されます。いずれかのフォルダを選択すると、右側の「Rules」ペインにデモ用のルールとチェックボックスが表示されます。これらのサンプルルールは初期状態で無効になっていますが、独自のルールを作る際の参考として役立ちます。

1. ダウンロードフォルダを定期的にクリーンアップ

多くの人はダウンロードフォルダを「一時置き場」として使っているのではないでしょうか。その結果、かつては重要だったのに今は不要になったファイルが次々と溜まっていきます。幸い、この問題は非常にシンプルなルールで解決できます。

1. まず、サイドバーでHazelに監視させたいフォルダを選択します。今回は「ダウンロード」フォルダを使用します。フォルダを選んだら、プラスボタンをクリックします。

2. ルールの機能がひと目でわかるようなタイトルを付けます。

続いて、条件を設定していきます。

3. 「Name」と表示されているドロップダウンメニューをクリックし、「Date Last Opened(最後に開いた日付)」に変更します。

4. 「is」のドロップダウンメニューをクリックし、「is not in the last(直前の期間内ではない)」に変更します。

5. 「1 hour」を「7 days」など、自分が妥当だと感じる期間に変更します。

次のセクションでは、条件に一致したファイルへの処理内容を設定します。

6. 「no folder selected」と表示されている箇所をクリックし、「Trash(ゴミ箱)」に変更します。

7. 「OK」をクリックしてルールを保存します。Hazelが有効になっている場合、OKを押した瞬間にルールが適用され、7日以上経過したファイルがすべてゴミ箱へ移動されます。

これはおそらく最もシンプルなHazelルールですが、それでも十分に実用的です。実際、筆者は複数のルールを組み合わせて、ファイルの種類や経過日数に応じて異なるタイミングで移動・削除を行っています。以下は現在使っているダウンロードフォルダのルール一覧です。タイトルを見れば、それぞれ何をするルールなのかイメージできるでしょう。

2. 古いファイルを整理してZIPアーカイブ化

デスクトップの整理に使っているこのルールは、2つのパートで構成されています。まず、古いファイルを特定のフォルダに振り分けるルールを作成します。

1. サイドバーで「デスクトップ」フォルダをクリックします。リストにない場合は、フォルダ一覧の下にあるプラスボタンで追加してください。

2. ルールペインのプラスボタンをクリックして、新しいルールを作成します。

3. ドロップダウンを「Date Last Modified(最終更新日)」、「is not in the last」に変更し、期間を1週間に設定します。

4. アクションのドロップダウンを「Sort into subfolder(サブフォルダに仕分ける)」に変更します。

5. 「with pattern」の後にあるテキストボックスをクリックすると、名前変更に使えるトークンの一覧が表示されます。「current date(現在の日付)」を選択しましょう。

6. 日付トークンの後ろにカーソルを置き、「archive」と入力します。

7. 「Done」でテキストボックスを閉じ、「OK」でルールを確定します。

次に、これらのフォルダをZIPアーカイブに圧縮するルールを設定します。

8. デスクトップフォルダ内で、ルール一覧の下のプラスボタンをクリックして、もう1つ新しいルールを作成します。

9. 条件を2つ作成します。「Name contains 'archive'(名前にarchiveを含む)」と「Kind is folder(種類がフォルダ)」です。

10. アクションのドロップダウンから「Archive」を選択します。

このルールにより、過去7日間更新されていないファイルがすべて自動的にアーカイブされます。

3. OCR内容に基づいてスキャン書類をリネーム&ファイリング

最後のルールは、外部ハードウェアまたはソフトウェアが必要です。筆者はScanSnapを使用しており、スキャンした書類をテキストデータが埋め込まれたPDFに変換しています。これにより、スキャンした書類を自動的に適切なフォルダへ振り分けることができます。

ここまで読み進めた方なら、このルールの読み方はもう理解できているはずです。3つの条件を設定し、PDFの内容をアクションのトリガーとして使用しています。一致が見つかると、スキャン日付と請求書の名称でフォルダ名を変更し、「Statements」フォルダにファイリングします。

まとめ

必要なルールをすべて作成し終えたら、システム環境設定に戻ってHazelをオンにしましょう。

おわかりのように、Hazelは非常に強力なツールであり、上記の3つのルールはほんの一例にすぎません。時間をかけていろいろと試行錯誤すれば、きっと自分のワークフローに合った便利なルールが見つかるはずです。