GTD で生産性をマスターする:物事を成し遂げるための実証済みのガイド

好きなことをするためにもっと時間が必要ですか?もちろん、そうですよね。オタクにとっては取り組むべき技術プロジェクトが山ほどありますが、時間が足りません。

長年にわたり、私は時間管理や生産性向上のシステムをいくつか試してきました。それらはすべて私の成長を助けてくれましたが、それらのシステムには私の働き方や考え方と合わないところがありました。

数年前、David Allen の Getting Things Done (GTD) に出会い、すぐにそれが私の働き方と考え方にぴったりだと感じました。 GTD なしの生活はもう想像できません。

GTD は、生産性を高めるためにどのソフトウェアやツールを使用すればよいかを教えることではありません。 GTD は、自分の作業スタイルに合わせて微調整できる生産性フレームワークです。

あなたにとって GTD が必要な理由

• そのシステムで説明されているとおりに正確に実行するように指示するシステムは好きではありません。 GTD は厳格なシステムではなく、フレームワークです。これは、適切と思われるソリューションを実装する際のガイドとなる高レベルの構成要素を提供します。これが、GTD がオタクに最適である最大の理由です。
• オタクは細部に注意を払うのが好きです。 GTD では、高レベルのフレームワークを提供するだけでなく、よく考えられたアプローチでフレームワークを実装する方法についても詳しく説明しています。
• タスクに高、中、低（または A、B、C）の優先度を割り当てることを心配する必要はもうありません。完了したい順序でタスクを並べる必要さえありません。 GTD では、コンテキスト、利用可能な時間、利用可能なエネルギーに基づいてタスクを実行します。

Getting Things Done (GTD) は生産性フレームワークです。

GTD の概要

デビッド・アレンによれば、注意を必要とするものはすべて「スタッフ」と呼ばれます。これは、食料品店で牛乳を買ったり、数百万ドル規模のプロジェクトの提案書を完成させたりするのと同じくらい簡単なことかもしれません。 RAM (マインド) のスペースを占有するものはすべて「スタッフ」と呼ばれます。すべてのものが実行可能であるわけではありません。ただし、すべてのものを適切に収集、処理、整理、実行する必要があります。

GTD の 5 つの異なるフェーズ

1.収集フェーズ

あなたはいつも物を集めています。直接あなたに届くものもあれば、バックグラウンドで収集されるものもあります。たとえば、電子メールはバックグラウンドで受信ボックスに収集されます。荷物を集める物理的な受信箱も必要です。自宅 (および職場) に物理的な受信ボックスを用意し、処理する必要があるものはすべてそこに放り込みます。次の 4 つの異なる受信ボックスがあり、そこに自分の内容を集めています。

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オフィスのメール受信ボックス

個人メールの受信箱

オフィスの物理的な受信ボックス

自宅の物理的な受信ボックス。

受信箱に入ってくるものの量は、表示されるたびに処理しないので、もう気にしません。また、コンピュータの前にいない間、プロジェクトのアイデアが思い浮かんだ場合は、通常、携帯電話から自分にメールを送信します。そのメールは、後で処理するためにメールの受信箱に収集されます。

2.処理フェーズ

受信箱内のアイテムを頻繁に処理する必要があります。処理とは実行を意味するものではないことに注意してください。このステージでは処理以外は何も行わないでください。受信箱に集められた内容を 1 日 1 回（または快適な頻度で）処理します。以下は私の処理スケジュールです。

• オフィスメール:1 日 3 回。携帯電話に届く重大なシステム アラートは、直ちに対処する必要があるため、これには含まれません。
• 個人メール:1 日 1 回。私は一日に何度も個人メールをチェックしていました。でも今は夜寝る前に一度だけチェックしています。 （私は現在進行中の個人的な 30 日間習慣開発プロジェクトの一環として、個人メールを 1 日に 1 回チェックするというこの段階に到達することができました。このプロジェクトでは、30 日間試して新しい習慣を身につけようとしています。）
• Office の物理受信ボックス:1 日 1 回。一日の終わり、退勤前
• 自宅の物理受信箱:週に 1 回。以前はこれを毎日行っていましたが、その後、私の仕事スタイルではこれを週に 1 回行うだけで十分であることに気づきました。

受信箱からのアイテムを処理するときは、次の点に留意してください。

• 上から始めて下に進みます。たとえば、一番上のメールから始めて下に向かって進むか、物理的な受信箱から最初のアイテムを取り出して一番下に向かって進みます。
• 一度に 1 つのアイテムのみを処理します。
• 処理のために受信箱からアイテムを取り出した後は、再度受信箱に戻さないでください。

処理方法

• 受信箱からアイテムを 1 つ取り出して、「このアイテムについて何かする必要がありますか?」と自問してください。それ以外の場合は、「この項目に対する次のアクションは何ですか?」この質問に対して、あなたは明確な答えを見つけ出す必要があります。最初はこれが難しいかもしれません。慣れてしまえば、すべてのメール（または物理的なアイテム）に対する次のアクションを数秒で特定できるようになります。
• 何もアクションがない場合は、アイテムを破棄するか、参照用にアーカイブするか、育成リストに入れる必要があります。
• アクションがある場合は、（実行にかかる時間が 2 分未満の場合）すぐに実行するか、誰かに委任するか、適切な次のアクション コンテキスト リストに入れて後で延期する必要があります（詳細は後述）。
• 私は通常、メールの受信トレイを 10 ～ 15 分で処理します。繰り返しになりますが、処理とは、受信トレイ内のすべてのタスクを完了することを意味するものではありません。

3.組織化フェーズ

後で延期した項目は、適切な次のアクション コンテキスト リストに入れる必要があります。 GTD には優先順位はありません。必要なのはコンテキストだけです。

たとえば、「銀行からお金を引き出す」ということは優先度の高いタスクかもしれませんが、仕事をしているとそのタスクはあまりできません。職場では、仕事に関連したタスクを行う必要があります。車を運転したり走り回ったりしながら、用事を済ませるべきです。データセンターのサーバー ルームにいるときは、コンソールまたはサーバーでのみ直接実行できるタスクを実行する必要があります。

すべてのタスクは、実行する必要があるコンテキストに基づいて編成する必要があります。これはあなたが慣れている仕事のやり方とは異なるかもしれませんが、一度これに慣れてしまえば、楽に作業できるようになり、非常に生産的になるでしょう。私は、次のアクションの内容リストを非常にシンプルにしておくのが好きです。

以下は私の次のアクションコンテキストのリストです。これらのリストのタスクには、次のアクションのみが含まれています (漠然としたプロジェクトや高レベルのタスクではありません)。

• @Home – 在宅時にのみ完了できる次のアクション
• @Work – 勤務中にのみ完了できる次のアクション
• @Call – 電話中に実行できるタスク。携帯電話を常に持ち歩いていても、いつでも電話をかける気力や時間がないかもしれません。
• @Errands – 外出中に行う必要があるタスク。たとえば、銀行に小切手を預ける、牛乳を買うなど
• @DataCenter – 物理的にデータセンターのサーバーの前にいるときにのみ実行できるタスク。

以前は 10 個ほどの次のアクション コンテキスト リストがありました。今は上記の要点に絞りました。これは私にとって非常にうまくいきました。

次のアクション コンテキスト リストとは別に、次のリストも必要です。

• プロジェクト リスト (作業) – これは、すべての作業関連プロジェクトのマスター リストです。次の 1 つのアクションでは完了できないプロジェクトは、ここで追跡する必要があります。たとえば、「開発サーバーの構成」は、作業プロジェクト リストの項目として追加する必要があるプロジェクトです。ただし、このプロジェクトの次のアクションである「DVD から Red Hat OS をインストールする」は、@DataCenter の次のアクション コンテキスト リストの項目として追加する必要があります。
• プロジェクト リスト (ホーム) – これは、すべてのホーム関連プロジェクトのマスター リストです。たとえば、「娘が水泳を習っている」は、家庭のプロジェクト リストの項目として含める必要があるプロジェクトです。ただし、このプロジェクトの次のアクション「YMCA ウェブサイトにアクセスして、子供向けの水泳クラスのスケジュールを取得する」は、@Home の次のアクション コンテキスト リストの項目として追加する必要があります。
• いつか/たぶんリスト – これは、いつか実行することを検討するかもしれないすべての項目のマスター リストですが、今は重要ではありません。このリストには私にとって 100 項目以上あります。たとえば、「スペイン語を学ぶ」はいつかやりたいことですが、今はやりたいことではありません。したがって、それは私のいつか/多分リストにあります。

整理する際には、適切な次のアクション コンテキスト リストまたはプロジェクト リストに内容を入れるだけでなく、以下のことも必要になります。

• カレンダー – 特定の時間に実行する必要がある次のアクションをここに入力します。カレンダーを最大限の敬意を持って扱います。ここには希望的観測を伴うタスクを置かないでください。特定の日時に完了するであろう次のアクションのみを入力します。
• 日限定 – 一部のタスクは日限定です (時間限定ではありません)。これを日別のリストに入れてください。カレンダーに特定の時間に特定の日の項目を入れないでください。両方を分離してください。

図:GTD ワークフロー

4.やってみろ！フェーズ

実行するときが来たら、何をしなければならないかについて考えるべきではありません。また、電子メールでやるべき項目がないかチェックすべきではありません。また、1 つの大きな長い To Do リストを優先的に見て、何をしなければならないかを把握しようとするべきではありません。

代わりに、現在のコンテキストに応じて、次のアクション コンテキスト リストの項目を確認し、何を実行するかを迅速に決定する必要があります。たとえば、仕事中の場合、@Work リストを見ると、実行する必要がある、以前に定義した次のアクションがすべて含まれています。運転中に電話をかける時間がある場合は、@Call リストを確認してください。このリストには、以前に定義した、発信する必要があるすべての通話が含まれています。

コンテキスト リストには複数の次のアクションがあります。アクションの時間になったら、コンテキスト リストから項目を 1 つ選択して実行する必要があります。問題は、どのアイテムを選ぶべきかということです。コンテキスト リスト内のタスクには優先順位が割り当てられていないため、いつでもどのテイクを実行する必要があるかを決定するためのガイドラインとして以下を使用してください。

• 利用可能なエネルギー。特定のタスクは、エネルギーが十分にあるときに実行する必要があります。 「新しいサーバー ルームの論理ネットワーク図の作成」タスクを、エネルギー レベルが低下している午後 4 時頃に作業するのは望ましくありません。むしろ、このタスクは午前中に実行したいと考えています。
• ご利用可能な時間。会議に行く前に 10 分間時間があり、何かをしたい場合は、@Work コンテキスト リストで 10 分以内にすぐに完了できる次のアクションを確認し、実行します。

実際に何かをしているときは、次のいずれかを行っています。

• 次のアクション コンテキスト リストに基づいて項目を実行します。
• コンテキスト リストに基づいて作業していない場合は、計画に取り組んでいます。自分のプロジェクトを徹底的に考え、次のアクションを定義する

私が決してしないのは、仕事を目の前に現れたままに完了させようとすることです。これはほとんどの場合無駄で、最も重要なタスクに取り組んでいない可能性があります。

5.レビューフェーズ

週に一度システムを見直す必要があります。毎週金曜日の夜にやってます。以下は、週次レビューの一環として実行するとよいかもしれないいくつかのことです。

• プロジェクト リストを確認し、プロジェクトに必要な次のアクションを定義します。
• 仕事上および個人的な目標を見直し、必要に応じて新しいプロジェクトを作成する
• 今週のカレンダーを確認し、過去の会議のメモをすべて処理する
• 来週のカレンダーを確認し、適切な次のアクションを計画する
• 次のアクション コンテキスト リストをすべて確認します。
• 心を一掃し、後で処理できるように受信トレイ内のすべてをダンプします。 （時間が許せば、マインドスイープの後に処理してください）
• いつか/多分リストを見直して、取り組みたいプロジェクトを探します。
• 週次レビューを完了する前に、すべての受信トレイを処理するのにも良い時期です。

そこにあります。そうやって物事を成し遂げるのです。

Getting Things Done (GTD) を試してみることを強くお勧めします。この本に 10 ドルを費やす以外、失うものは何もありません。これにより、仕事のやり方が劇的に変わります。

GTD リソース:

• Getting Things Done (GTD) – David Allen による主な書籍
• デビッド・アレン著『Ready for Anything』。仕事と生活のための 52 の生産性原則が含まれています。この種の内容は、GTD のメインブックと同じ内容を繰り返しますが、いくつかの実践的なヒントを提供します。
• 「すべてをうまく機能させる」、デビッド・アレン著。仕事というゲームと人生というビジネスで勝利する。これは GTD のメインブックの補足です。
• GTD® ワークフロー マップとコーチング DVD (David Allen 著)
• GTD ウィークリー レビュー (3 CD オーディオ セット) (オーディオ CD)、デビッド アレン著

時間をかけて GTD フレームワークを理解してみましょう。作業が進むにつれて、自分の作業スタイルに合わせてシステムを微調整してください。このシステムでは、整理するために特定のソフトウェアやバインダーなどを使用する必要はありません。シンプルなペンと紙を使って始めることもできます。 GTD は、作業スタイルに合わせて調整できる柔軟なフレームワークを提供するため、誰にとっても機能します。

生産性を高めるためには、物事を成し遂げるためにどのソフトウェアを使用するかが重要ではなく、むしろ実行に対する態度とアプローチが重要であることに留意してください。

David Allen がこの本を出版した 2002 年にこのシステムについて知っていればよかったと思います。私がこれを使い始めたのは 2007 年末からです。人生を変えたと言えるものはほんのわずかです。これは間違いなくその 1 つで、プロジェクトの実行方法や物事を成し遂げる方法が完全に変わりました。私は他の方法で働くことは決してありません。

どうやって自分の仕事をやり遂げますか？コメントを残して、 生産性に関するヒントを共有してください。