複合機(オールインワンプリンター)選びの完全ガイド

多機能プリンター(オールインワン、AIOとも呼ばれます)は、印刷機能に加えて、スキャン、FAX、コピーの機能を1台で実現できる機器です。この高い利便性の一方で、本体は大型で重量があり、価格も高額になりがちです。

複合機の購入を検討している方は、本記事で解説する代表的な機能をもとに、ご自身のニーズを整理してみましょう。読み進めることで、オールインワンプリンターが本当に必要なのか、あるいは機能を絞ったシンプルなプリンターの方が適しているのかを判断できるはずです。

プリンターメーカーは、家庭用・業務用それぞれに向けて、多彩な機能を搭載したインクジェットおよびレーザー方式の複合機を数多く展開しています。ここでは、機種選定の際の比較ポイントとなる一般的な機能を紹介します。

印刷機能

まず、両面印刷(デュプレックス印刷)が必要かどうかを確認しましょう。用紙コストを抑えたい場合や、パンフレット・チラシなどを印刷する予定があるなら、両面印刷は必須の機能といえます。

さらに、ステープル綴じ、折り加工、パンチ穴あけ、表紙綴じといった高度な印刷ニーズがあるかも検討してください。こうした後処理機能に対応するハイエンド機種も存在しますが、価格は高くなる傾向にあります。ただし、業務上これらの機能が不可欠であれば、投資する価値は十分にあります。

厚紙(カードストック)やプレゼンテーション用の高品質な用紙など、複数種類の用紙を使い分ける場合は、複数の給紙カセットを備えた機種を選ぶと、用紙の切り替えがスムーズに行えます。

カラー印刷の必要性と、求める印刷品質の水準も、事前にしっかり見極めておきましょう。

スキャン機能

プリンターにスキャナーが内蔵されていると、家庭でもオフィスでも作業効率の向上と省スペースにつながります。ほとんどの複合機は何らかのスキャン機能を備えており、その内容は、写真や単票書類の読み取りといった基本機能から、フィルム原稿のスキャン、PDF暗号化などの文書セキュリティ対応まで幅広くあります。

オフィスのネットワーク上で書類をスキャンして共有・保存する運用を行っている場合は、候補の複合機がネットワーク対応であり、その機能をサポートしているかを必ず確認しましょう。そのほかの高度なスキャン機能としては、複数枚連続スキャン、両面スキャン、高画質スキャンなどが挙げられます。

また、スキャンした文書をそのままメールで送信できるなど、メールとの連携機能を重視するユーザーも多くいます。見積書や契約書をクライアントにすぐ送りたいビジネスシーンでは特に便利な機能です。

スキャンの要件が複雑な場合は、複合機の機能一覧を精査し、価格と照らし合わせたうえで、別途高性能スキャナーを導入する方が結果的に良い投資になる可能性も検討してみてください。

なお、OCR(光学文字認識)に対応した複合機であれば、スキャンした文書を編集・検索可能なデータ形式に変換することもできます。

FAX機能

多くのオールインワン機にはFAX機能が標準搭載されています。メールやインターネットの普及によりFAXの出番は減りましたが、取引先とのやり取りなどで必要になったときに備えて、搭載機種を選んでおくと安心です。

FAXを頻繁に利用する場合は、内蔵FAXモデムの通信速度をチェックしましょう。33.6Kbps未満であれば低速で、これは白黒1ページを約3秒で送信できる目安の速度です。もうひとつの重要なポイントが、メモリに保存できるページ数です。キヤノンPixma MX922などの一部の機種は送受信合计150ページをメモリに保存でき、電源が入っていない状態でもFAXを受信できます。

さらに、パソコンから文書を印刷せずに直接FAX送信できる「PC-FAX」機能に対応しているかどうかも、確認しておくとよいでしょう。

機種によっては、FAX機能が留守番電話のように動作し、ネットワーク上のユーザーへ音声メッセージを通知できるものもあります。人手が限られる小規模ビジネスでは、特に役立つ機能です。

コピー機能

スキャンと同様に、コピー機能も家庭・オフィス・在宅ビジネスのいずれの場面でも重宝します。まずは自分のコピーのニーズを整理しましょう。たとえばカラーコピーが必要な場合、レーザー複合機では対応が難しくなります(最低でも500ドル前後のエントリーカラーモデルを購入するのであれば別ですが)。

また、一部の複合機はスタンドアロンでのコピーに対応しておらず、コピー操作にパソコンが必要な場合があります。パソコンなしでコピーを行いたいなら、その点を必ず仕様で確認してください。

加えて、片面・両面の両方の書類をコピーする必要があるかなど、基本的なコピー要件も機種選定の判断材料にしましょう。

その他の注目機能

自動原稿送り装置(ADF)を搭載した複合機は非常に便利ですが、すべてのモデルに搭載されているわけではありません。ADFがあれば、大量の書類を一度にセットでき、数分おきに用紙を補充する手間が省けます。A4(レターサイズ)相当の用紙で30枚以上の給紙容量がある機種を目安にするとよいでしょう。

接続方法も重要な選定ポイントです。ほとんどの複合機はUSBポートを備えており、有線LAN(Ethernet)やWi-Fiに対応した機種では、ネットワーク経由でのドキュメント共有が可能です。Wi-Fi対応機なら、ネットワーク上のどの端末からでもワイヤレス印刷ができ、スマートフォンやタブレットからの印刷にも対応します。

最後に、家庭やオフィスで複数台のパソコンを使っているなら、ネットワーク対応の複合機を選ぶと格段に便利になります。パソコンが1台しかない環境でも、Bluetooth印刷に対応したプリンターであれば、設置場所の自由度が高まり、限られたスペースを有効活用できます。